Сборник ключевых инструкций для менеджера по бронированию: тарифы, шахматка, работа с бронями, отчёты, каналы продаж и многое другое — всё в одном месте.

Зачем нужна эта статья? Здесь собраны ключевые инструкции для менеджера по бронированию — все в одном месте, по разделам системы. Если вы только начинаете работу или ищете конкретную инструкцию — эта страница поможет быстро найти нужное.

Менеджер по бронированию — это специалист, который помогает гостям забронировать номера, отвечает на вопросы о ценах и свободных датах, а также управляет всеми бронированиями внутри системы. В Hotel OS2 менеджер по бронированию обычно имеет полный доступ ко всем разделам: создаёт, изменяет и отменяет бронирования, работает с тарифами, управляет доступностью номеров и взаимодействует с каналами продаж.

1. Работа с тарифами и ценами

Тарифы и цены настраиваются в разделе Тарифы и цены (в боковом меню). Здесь создаются условия проживания с конкретными ценами, ограничениями и периодами действия.

Раздел тарифов и цен — кнопка «Новый тариф» (1) и карточка тарифа (2)

Здесь вы видите раздел тарифов. Кнопка «Новый тариф» (помечена цифрой 1) открывает форму создания нового тарифа. Ниже — карточки уже созданных тарифов: «Стандартный», «Включён завтрак», «Невозвратный» и другие. Цифра 2 — одна такая карточка: название, цена за ночь, условия (питание, возвратность, минимальный срок) и где тариф продаётся — на сайте, в шахматке, в каналах.

В строке «Ограничения» внутри карточки стоят сокращения — это принятые в отрасли обозначения, они одинаковы во всех системах бронирования. Расшифровка: Close/Open — открыт ли тариф к продаже, MinLOS и MaxLOS — минимальное и максимальное число ночей в брони, MinAdvBooking и MaxAdvBooking — за сколько дней до заезда бронь ещё принимается и раньше какого срока её принимать не нужно. Серым показаны ограничения, которые в тарифе не заданы. Слово flexible под условиями — название правила аннуляции («гибкое»: бесплатная отмена за указанный срок до заезда).

Цену можно не только задавать руками. Динамический тариф пересчитывает её сам — с учётом загрузки, сезона и цен конкурентов, а вы задаёте границы, ниже и выше которых система не уйдёт.

Про мотиваторы — надписи, которые подталкивают гостя завершить бронь, — собран отдельный раздел 21 в конце этой страницы.

2. Управление доступностью номеров

В разделе «Доступность номеров» вы управляете онлайн-продажами отеля: закрываете категорию номеров для продажи, открываете её обратно или меняете количество доступных номеров. Изменения уходят и в форму бронирования на сайте, и в каналы продаж.

Отдельная группа настроек — ограничения заезда и выезда: они не закрывают номер целиком, а задают условия, при которых бронь вообще возможна.

3. Работа с бронированиями в шахматке

Шахматка — основной инструмент работы в отеле. Здесь видны все бронирования в виде сетки по датам и номерам, можно создавать, изменять, переселять гостей и фиксировать оплаты.

Шахматка Hotel OS2 — выноска (1) указывает на пункт меню, рамка (2) — строка номера в сетке бронирований

На скриншоте: выноска 1 показывает, как открыть шахматку из бокового меню. Выноска 2 — строка номера 103: каждая такая строка — отдельный номер, ячейки справа — дни, а цветные плашки внутри строки — брони этого номера.

4. Список бронирований

Раздел «Бронирования» содержит полную таблицу всех броней: контакты гостей, даты, тарифы, способы оплаты, статусы. Здесь же можно управлять бронями и применять фильтры.

Раздел «Бронирования» — кнопка создания (1), строка фильтров (2) и шапка таблицы броней (3)

Цифра 1 — кнопка «Создать бронь» в правом верхнем углу. Цифра 2 — строка фильтров: поиск по гостю, телефону или номеру брони, выбор статуса и источника, фильтр по датам заезда и выезда. Обратите внимание: даты в полях фильтра показываются в порядке «месяц/день/год», поэтому 09/07/2026 — это 7 сентября 2026 года, а не 9 июля. Цифра 3 — шапка таблицы броней; под ней идут сами брони: номер брони, гость, комната, даты, статус, источник и сумма.

5. Работа со счетами и платежами

Шахматка автоматически формирует счёт по брони. Важно своевременно фиксировать оплату или возврат.

6. Отчёты и аналитика

Раздел «Отчёты» позволяет просматривать сводные данные по заездам, выездам, балансам и отменам.

Раздел «Отчёты и аналитика» — таблица «Отчёты общего назначения» (1) и кнопки выгрузки и печати (2)

Цифра 1 — таблица «Отчёты общего назначения». Здесь пять отчётов, которые нужны каждый день: «Заезды», «Выезды», «Занятые номера», «Список гостей» и «Дебиторская задолженность». У каждого — описание и поля выбора периода; исключение — «Дебиторская задолженность»: в колонке «Период» у неё написано «Без фильтра по дате», она всегда показывает все активные брони с долгом. Даты в полях периода, как и в фильтрах броней, идут в порядке «месяц/день/год»: 09/07/2026 — это 7 сентября 2026 года.

Цифра 2 — кнопки в колонке «Действие»: «Показать данные» выводит отчёт прямо на странице, CSV и XLSX скачивают его файлом, Печать открывает готовую к печати страницу, Вид позволяет выбрать нужные колонки.

Остальные отчёты открываются вкладками над таблицей: «Балансы», «Дебиторка», «Комиссии агентам», «Платежи», «По типам», «Календарь спроса», «Лист ожидания» и «Аналитика».

7. Способы оплаты

В Hotel OS2 поддерживаются гарантированные и негарантированные способы оплаты. Гарантированные — эквайринг и онлайн-оплата — снижают количество отмен. Негарантированные — оплата при заселении, банковский перевод — позволяют гостю завершить бронь без предоплаты.

8. Дополнительные услуги

Дополнительные услуги (завтрак, трансфер, экскурсии и др.) увеличивают средний чек и улучшают впечатление гостя.

9. Каналы продаж

Hotel OS2 позволяет управлять бронированиями из внешних каналов в одном месте. Здесь видно статус синхронизации, подключённые каналы и журнал доставки броней.

Раздел «Каналы продаж» — вкладки списка каналов (1) и таблица каналов со статусами (2)

Цифра 1 — три вкладки списка: «Подключенные» (каналы, которые уже работают с отелем), «В процессе подключения» и «Все доступные каналы» (те, которые можно подключить).

Цифра 2 — таблица подключённых каналов: название подключения, сколько броней пришло за 30 дней, статус («Работает», «Ошибка», «Остановлен») и кнопка «Действие». Если статус «Ошибка» или «Остановлен» — рядом появляется ссылка «Посмотреть причину», а у остановленного канала ещё и кнопка «Восстановить работу». Что делать в каждом случае — в инструкциях ниже.

10. Сверка бронирований и программа лояльности

Для правильного финансового учёта необходимо своевременно сверять данные броней. Программа лояльности помогает удерживать гостей — они получают баллы или скидки за бронирование на вашем сайте.

11. Категории номеров

Категория — это тип размещения («Стандарт», «Люкс», «Вид на море»), который гость выбирает при бронировании. От настройки категорий зависит и то, что видно в шахматке, и то, что продаётся на сайте и в каналах.

12. Правила отмены и аннуляции

Правило отмены определяет, за сколько часов до заезда гость может отказаться бесплатно и какой штраф удерживается позже. Для броней с сайта отеля правило задаётся в самом тарифе — оно обязательно должно быть указано в каждом тарифе. Для каналов продаж правила настраиваются отдельно.

13. Профили гостей

Профиль гостя хранит контакты, документы и историю проживания. Один и тот же гость может приехать несколько раз — важно, чтобы его данные не задваивались.

14. Заметки и указания

Заметки — способ передать информацию смене: «гость приедет поздно», «нужна детская кроватка», «номер освободить к 12:00». Их видят администраторы и служба обслуживания.

15. Обслуживание номеров (Хаускипинг)

Раздел показывает, какие номера убраны, какие грязные и какие закрыты на ремонт. Менеджеру по бронированию это нужно, чтобы не поселить гостя в неготовый номер.

16. Работа с кассой (ККМ)

Когда гость платит наличными или картой на стойке, платёж проводится через кассу и гостю печатается чек.

17. Миграционный учёт

Отель обязан уведомлять о заселении иностранных гостей. Модуль собирает данные из брони и отправляет уведомление.

18. Справочники

Справочники — это списки значений, из которых потом выбирают при создании брони: источники бронирования, способы оплаты, компании, цели визита.

19. Маркетинг: рассылки и анкеты

Раздел «Маркетинг» помогает вернуть гостя: welcome-письмо перед заездом, feedback-письмо после выезда, поздравление с днём рождения, анкеты о качестве проживания.

20. Аналитика

Если отчёты отвечают на вопрос «кто заезжает сегодня», то аналитика — на вопрос «как идут дела в целом»: загрузка, средняя цена, выручка, источники броней.

Отдельная тема — цены соседних отелей. Система собирает их каждый день, чтобы вы видели свою цену рядом с ценами конкурентов и решали, поднимать её или держать.

21. Мотиваторы в форме бронирования

Мотиваторы — короткие надписи в форме бронирования на сайте отеля: «Осталось 2 номера», «Гарантия лучшей цены», «Питание включено», «Скидка 10 % при бронировании на сайте». Они подталкивают гостя завершить бронь, а не уходить сравнивать цены дальше. Настраивает их обычно менеджер по бронированию — вместе с тарифами.

Кроме мотиваторов внутри формы бронирования есть виджеты — небольшие блоки на самом сайте отеля: рейтинг, свежие отзывы, напоминание о выгодной цене.

22. Отзывы и репутация

Раздел «Репутация» собирает отзывы гостей с площадок в одном месте: вы вовремя видите, что о вас пишут, отвечаете прямо из системы и выводите свежие отзывы на сайт отеля. Менеджеру по бронированию это нужно, чтобы отвечать на вопросы о ценах и условиях, зная, на что гости жалуются чаще всего.

23. Конструктор сайта отеля

Конструктор помогает собрать сайт отеля прямо в Hotel OS2 — без верстальщика и подрядчика. Менеджеру по бронированию это нужно, потому что именно с сайта приходят прямые брони: чем понятнее описания категорий, фотографии и спецпредложения, тем меньше гостей уходит на площадки.

💡 Подсказки

Шахматка — ваш главный инструмент. Большинство операций удобнее делать прямо на шахматке, а не в списке броней.
Тарифы лучше не удалять — если тариф больше не нужен, просто закройте его для продажи. История броней по нему сохранится.
Каналы требуют синхронизации — если вы изменили цену или закрыли номер, дождитесь обновления в каналах (обычно несколько минут).
Фиксируйте оплату сразу — это помогает избежать расхождений в балансе брони на момент выезда.
Отчёт «Заезды» удобно просматривать каждое утро — он покажет всех гостей, которые должны заехать сегодня.

Частые вопросы

Где создать новое бронирование?

Создать бронь можно двумя способами: прямо на шахматке (щёлкните на свободную ячейку) или через раздел «Бронирования» → кнопка «Создать бронь» в правом верхнем углу.

Как отменить бронирование гостя?

Откройте бронирование в шахматке или в списке, нажмите кнопку «Отменить» и выберите причину отмены. Гостю будет отправлено уведомление. Подробнее — в статье Как отменить бронирование.

Что делать, если бронь не пришла из канала?

Проверьте раздел «Каналы продаж» → «Журнал доставки». Если статус «Ошибка» — см. статью Что делать, если не пришла бронь из канала.

Как посмотреть, какую оплату выбрал гость при бронировании?

Откройте бронирование → в блоке «Оплата» указан выбранный способ. Или воспользуйтесь статьёй Как узнать, какой способ оплаты у бронирования.

Как изменить даты уже существующей брони?

Для броней с сайта — через раздел «Бронирования» → кнопка «Изменить». Для броней в шахматке — потяните бронирование на новые даты мышкой или откройте бронь и измените вручную. Инструкции: Как изменить даты проживания в брони.

Инструкции для отдела бронирования