Как управлять доступностью номеров, когда занятость приходит из шахматки

Зачем это нужно

Если отель ведёт занятость в системе управления (АСУ), количество свободных номеров попадает в Hotel OS2 автоматически — вручную его никто не пересчитывает. Но «свободен по шахматке» и «продаётся на сайте» — не одно и то же: часть номеров администратор придерживает для заездов со стойки, где-то нужен запас под ремонт, а где-то наоборот — принять бронь сверх свободных.

Раздел «Доступность» сводит всё это в одну таблицу: видно, сколько номеров выгрузила система управления, какой лимит на онлайн-продажу поставили вы и сколько в итоге уходит в продажу по каждой категории.

Шаг 1. Откройте раздел «Доступность»

В левом меню разверните группу «Аналитика» и выберите пункт «Доступность». Откроется страница «Блок доступности».

Вверху страницы — зелёная плашка с названием вашей системы управления и временем последней выгрузки: по ней сразу видно, насколько свежие данные вы смотрите.

Шаг 2. Посмотрите, сколько номеров свободно

Вкладка «По типам» показывает календарь на месяц вперёд: строка на каждую категорию номеров, а в ячейке — сколько свободно из общего количества, сколько бронирований и отмен за день.

Под таблицей две итоговые строки: «Итого свободно» — по всему отелю, и «Доступно в АСУ» — то самое количество свободных номеров, которое выгрузилось из системы управления для онлайн-продаж.

Шаг 3. Разберитесь с тремя главными столбцами

Перейдите на вкладку «По умолчанию». Здесь по каждой категории собраны три ключевых значения:

• Доступно в АСУ — сколько номеров категории свободно по шахматке. Значение приходит автоматически, изменить его здесь нельзя.
• Доступность по умолчанию — ваш собственный лимит: максимум номеров категории, который разрешено продавать онлайн. Это поле вы редактируете вручную. Ноль означает «без ограничений».
• Продается онлайн — итог расчёта: столько номеров категории вы отдаёте в онлайн-продажу по своим настройкам.

Обратите внимание на цифры: на вкладке «По типам» у «Двухместных» написано 6 номеров, а здесь в столбце «Физических номеров» — 4. Это не ошибка. В календаре по типам считаются все помещения категории, включая площадки для услуг без проживания (например, банкетные залы), а на вкладке «По умолчанию» остаются только номера, которые продаются с проживанием.

Правило простое: в расчёт уходит меньшее из двух значений — «Доступность по умолчанию» и «Доступно в АСУ».

Пример 1 (он же на кадре выше). У категории «Двухместные» свободно 4 номера, а лимит по умолчанию — 2. Меньшее из двух — 2, столько и уходит в продажу.

Пример 2. Свободно 4 номера, а лимит по умолчанию поставили 6. Меньшее — 4: больше, чем реально свободно, расчёт не покажет.

Важно: «Продается онлайн» — это расчёт, а не запрет на бронирование. Столбец показывает, сколько номеров категории вы планируете отдать в онлайн по своим настройкам. Сам по себе он не мешает гостю оформить на сайте бронь сверх этого числа. Чтобы гарантированно снять номера с продажи на конкретные даты, закрывайте доступность блоком — см. «Как изменить доступность номеров на несколько дней».

Изменили значения — нажмите кнопку «Сохранить» в правом нижнем углу таблицы, иначе новые лимиты не применятся.

Шаг 4. Придержите номера для стойки — «In House Quota»

Столбец «In House Quota» — это резерв: сколько номеров категории вы держите про запас для гостей со стойки и по телефону. Резерв учитывается в расчёте столбца «Продается онлайн». Как и сам этот столбец, резерв меняет расчёт, но физически номера от гостя не прячет: оформить бронь на сайте сверх остатка он не помешает — для этого нужен блок на даты.

Резерв вычитается из «Доступно в АСУ», и только потом система сравнивает остаток с вашим лимитом по умолчанию.

Пример. У «Двухместных» свободно 4 номера, лимит по умолчанию — 2. Ставим в «In House Quota» цифру 3: для онлайна остаётся 4 − 3 = 1 номер. Столбец «Продается онлайн» тут же пересчитывается с 2 на 1.

Шаг 5. Продажа сверх свободных — «Overbooking»

Столбец «Overbooking» работает наоборот: он добавляет номера в расчёт, но только когда свободных для онлайна уже не осталось. Пока хоть один номер доступен, это значение ни на что не влияет.

Пример на кадре ниже. У категории King свободен 1 номер, и он целиком ушёл в резерв «In House Quota» — для онлайна остаётся ноль. В «Overbooking» стоит 1, и именно на этот номер расчёт разрешает принять бронь сверх свободных.

Пользоваться этим стоит осторожно и только если вы готовы переселить гостя: свободного номера за таким бронированием физически нет.

Шаг 6. Если лимит нужен только на конкретные даты

Значения на вкладке «По умолчанию» действуют на все будущие даты сразу. Когда ограничение нужно точечно — на праздники или на неделю заезда группы, — задайте его на выбранный период кнопкой «Групповая операция» на вкладке «По типам». Значения на выбранные даты хранятся отдельно от настройки «по умолчанию» и видны в календаре по типам. Подробный разбор — в статье «Как изменить доступность номеров на несколько дней».

---

На заметку

Значения задаются на категорию целиком, а не на отдельный номер. Изменили «Доступность по умолчанию» у «Двухместных» — правило применится ко всем номерам этой категории.

Ноль в «Доступности по умолчанию» — это не «закрыто». Ноль означает «без ограничений»: в расчёт попадёт всё, что свободно по шахматке за вычетом резерва. Чтобы закрыть продажи, снимайте номера с продажи блоком на даты, а не нулём.

Столбец «Продается онлайн» пересчитывается сразу при вводе. Можно поиграть значениями и увидеть результат до сохранения — пока вы не нажали «Сохранить», ничего не меняется.

---

Частые вопросы

Почему я не могу исправить «Доступно в АСУ» прямо в таблице? Это значение выгружается из вашей системы управления автоматически. Чтобы оно изменилось, номер нужно освободить или занять в шахматке — здесь столбец только показывает результат.

Что будет, если поставить лимит больше, чем номеров в категории? Ничего страшного: в расчёт всё равно попадёт меньшее из двух значений, то есть фактически свободное количество.

Чем «In House Quota» отличается от «Доступности по умолчанию»? «Доступность по умолчанию» — это потолок для онлайн-продажи. «In House Quota» — резерв, который вычитается из свободных номеров ещё до сравнения с потолком. Первое ограничивает продажу, второе прячет часть номеров от неё.

Когда сработает «Overbooking»? Только когда для онлайна не осталось ни одного номера. Если хотя бы один свободен, значение в этом столбце не учитывается.

Как часто обновляются данные из системы управления? Автоматически, при каждой выгрузке. Время последней выгрузки написано в зелёной плашке вверху раздела — если оно давнее, стоит проверить связь с системой управления.