Депозит в отеле: что это и как с ним работать

Что такое депозит

Зачем это нужно. Депозит — это деньги, которые гость оставляет при заезде. Взамен он получает квитанцию. Пока гость живёт, из этих денег можно оплатить дополнительные услуги или удержать штраф, а неизрасходованный остаток возвращается при выезде.

Депозит удобен там, где гость может что-то сломать, потерять ключ или заказать услуги «на номер»: администратору не приходится догонять гостя с просьбой доплатить — нужная сумма уже лежит на его счёте. До момента, когда деньги потрачены на услугу или штраф, депозит не считается доходом гостиницы — это просто оставленные на хранение средства.

Шаг 1. Как внести депозит

Откройте карточку бронирования и найдите блок «Депозит». Там показано, сколько денег гостя сейчас лежит на счёте, кнопки операций и журнал всех движений по депозиту.

Здесь видно: остаток депозита, кнопка «Внести депозит» и список операций — когда и на какую сумму депозит пополняли и что с него списывали.

Нажмите «Внести депозит». Выберите плательщика из списка гостей брони (если гостей несколько), укажите вносимую сумму и комментарий, затем нажмите «Применить».

Сумма сразу отобразится в блоке «Депозит», а операция появится в журнале.

В бронировании может быть депозит только одного гостя. Если нужно его пополнить — нажмите «Внести депозит» ещё раз и добавьте новую сумму.

Шаг 2. Как распечатать квитанцию

После внесения депозита гостю выдаётся квитанция. Нажмите кнопку «Квитанция на депозит».

В открывшемся окне видно бронирование, плательщика, внесённую сумму и остаток депозита. Отсюда квитанцию можно сразу распечатать или сохранить в редактируемый файл, если её нужно предварительно поправить.

Шаг 3. Как оплатить суммой из депозита

Чтобы использовать деньги из депозита для оплаты счёта, в карточке бронирования нажмите «Принять оплату», укажите сумму и выберите способ оплаты «Депозит гостя».

Рядом со способом оплаты показан текущий остаток депозита — больше этой суммы списать не получится. После кнопки «Принять» деньги спишутся с депозита, а в журнале появится операция списания.

Шаг 4. Как взять штраф

Если гость нарушил правила проживания и его приходится штрафовать, используйте депозит. В блоке «Депозит» нажмите кнопку «Взять штраф».

Укажите сумму штрафа и комментарий — за что он удержан, — затем нажмите «Применить». Сумма спишется с депозита, а причина сохранится в журнале операций и будет видна в отчётах.

Шаг 5. Как вернуть депозит

Если на момент выезда депозит израсходован не полностью, деньги нужно вернуть гостю. В блоке «Депозит» нажмите «Вернуть депозит».

В поле суммы уже подставлен весь остаток — при необходимости исправьте его, добавьте комментарий и нажмите «Применить».

Шаг 6. Как направить возврат в зачёт депозита

Иногда гость оплачивает проживание полностью, но уезжает раньше. Деньги нужно вернуть, но если гость пользовался платными услугами, оплата за них взимается при выезде. Или гость скоро вернётся снова, и остаток средств лучше сохранить для оплаты будущего бронирования.

Чтобы не оформлять возврат за проживание, направьте деньги в зачёт депозита, а потом используйте эту сумму на дополнительные услуги или будущие брони. Так стоит поступать, только когда депозит пойдёт на оплату, а не будет выдан гостю на руки, — иначе возникнут сложности с отчётными документами.

Пролистайте карточку бронирования вниз до конца блока «Оплата»: под журналом депозита стоит кнопка «Оформить возврат в депозит гостя». Нажмите её — откроется окно, показанное на снимке.

Укажите сумму, которая уйдёт в депозит, и нажмите «Применить». Оплаченная сумма по броне уменьшится, а депозит гостя вырастет на эту же сумму.

Обратите внимание: брони, оплаченные онлайн банковской картой, в зачёт депозита не переносятся — по ним оформляется обычный возврат.

Шаг 7. Как депозит отобразится в чеке

Пока деньги лежат на депозите, это не доход гостиницы. А вот расход депозита на оплату услуг или штрафа — уже доход, и он проходит через кассу.

Чтобы при оплате депозитом можно было напечатать чек, зайдите в раздел «Управление отелем» → «Настройки» → «Справочники» → справочник «Способ оплаты». Выберите способ оплаты «Депозит», поставьте галочку «Разрешить печатать чек» и нажмите «Применить», а затем «Сохранить».

После этого при оплате в карточке брони появится блок «Способ расчёта» — он виден на скриншоте к шагу 3. Выбирайте, как гость вносил деньги:

• «Наличными через кассу» — в чеке будет напечатано «Наличными»;
• «Картой через терминал» — в чеке будет напечатано «Безналичными».

Подсказки

• Вносите депозит сразу при заселении и отдавайте квитанцию гостю на руки — это снимает почти все споры при выезде.
• В комментарии к штрафу пишите конкретную причину: «испорчено полотенце», «утерян ключ». Через месяц по журналу будет понятно, за что удержаны деньги.
• Перед выездом загляните в журнал операций: там сразу видно, сколько внесено, сколько списано и какой остаток нужно вернуть.
• Депозит принадлежит гостю, а не броне: если гость приезжает снова, остаток остаётся на его счёте и его можно потратить на новое проживание.

Частые вопросы

Можно ли внести депозит на двух гостей одной брони? Нет. В бронировании хранится депозит только одного гостя. Если денег не хватает, пополните тот же депозит на нужную сумму.

Что будет, если попытаться списать больше, чем лежит на депозите? Система не даст этого сделать и подскажет, какой остаток доступен. Разницу нужно принять другим способом оплаты.

Куда попадают штрафы? Штраф списывается с депозита и остаётся в журнале операций вместе с комментарием, а в отчётах видно, сколько удержано за период.

Обязательно ли печатать квитанцию? Технически нет, но лучше печатать: квитанция — единственное подтверждение для гостя, что деньги оставлены на хранение и будут возвращены.

Гость оплатил проживание, но уехал раньше — вернуть деньги или перевести в депозит? Если гость возвращается или у него остались неоплаченные услуги, направьте деньги в зачёт депозита. Если гость уезжает окончательно и просит деньги на руки — оформляйте обычный возврат.