Отчёт «Заезды»

Отчёт «Заезды»

Зачем это нужно

Зачем нужен отчёт «Заезды»? Чтобы за минуту понять: кто сегодня к нам приезжает, в какие номера, на сколько ночей, с какой суммой и по какому тарифу. Это рабочий лист администратора на смену — по нему удобно встречать гостей, готовить ключи, проверять состояние комнат и не упускать комментарии, которые гость оставил при бронировании.

Тот же отчёт пригодится управляющему: можно быстро посмотреть заезды на неделю вперёд, оценить нагрузку на службу приёма, выгрузить таблицу в файл и отправить шеф-повару или горничным.

Шаги

Шаг 1. Откройте раздел «Отчёты»

В левом меню разверните «Аналитика» и выберите «Отчёты». На вкладке «Отчёты» вы увидите список всех доступных отчётов — нужен «Заезды».

По умолчанию отчёт формируется на сегодняшнюю дату. Если нужны другие дни — измените даты в столбце «Период» или задайте интервал «с… по…».

Шаг 2. Настройте колонки кнопкой «Вид»

В строке отчёта есть кнопка «Вид». Нажмите её — откроется список колонок, которые можно отметить или убрать. По умолчанию включены все.

В отчёте «Заезды» доступны следующие параметры:

• номер бронирования;
• ФИО гостя;
• количество гостей;
• телефон;
• гражданство;
• даты и время заезда и выезда;
• ночей;
• тариф;
• баланс;
• статус брони;
• № комнаты;
• статус уборки;
• стоимость;
• оплачено и долг;
• комментарий гостя;
• заметки;
• категория гостя (VIP, постоянный и т. п.).

Снимите галочки с лишних параметров — таблица станет короче и удобнее. Выбор сохраняется на вашем компьютере: при следующем открытии набор колонок останется таким же.

Шаг 3. Скачайте таблицу или распечатайте

В той же строке есть две кнопки:

• «CSV» — скачивает таблицу файлом в формате CSV. Это универсальный табличный формат: он без потерь открывается в Excel, Google Таблицах или 1С, поэтому отдельная кнопка выгрузки в XLS не нужна.
• «Печать» — открывает версию для печати; готово к выводу на принтер.

В файл и на печать попадают только те колонки, которые вы оставили в «Виде» — ничего лишнего.

Подсказки

• Готовьте отчёт с вечера. Если делаете его не «на сегодня», а «на завтра», у горничных и портье будет время заранее подготовить номера и встретить гостей.
• Используйте «Вид» как разные шаблоны. Администратору на стойке нужны телефон, статус уборки и комментарий. Управляющему — суммы, тариф и категория гостя. Каждый раз можно оставить «свой» набор колонок.
• Колонка «Статус уборки» помогает не заселить гостя в грязный номер. Если перед заездом стоит статус «Грязно» или «Убирается» — сначала уточните у горничных, готов ли номер.
• Долг видно сразу. Если в строке стоит ненулевая сумма долга, попросите гостя доплатить ещё на ресепшен — это быстрее, чем ловить его уже после заселения.

Частые вопросы

Можно ли посмотреть заезды за неделю или месяц вперёд? Да. Задайте диапазон дат «с… по…» — отчёт покажет всех гостей, кто заезжает в этот период.

Останутся ли мои колонки после выхода и нового входа? Да. Набор колонок сохраняется в вашем браузере, поэтому при следующем открытии отчёт будет таким же, как вы его оставили. Чтобы вернуть всё как было изначально — нажмите «Сбросить» в меню «Вид».

Попадут ли в отчёт отменённые брони и незаезды? Нет. Отчёт показывает только активные брони, по которым гости должны приехать. Отменённые и брони со статусом «Незаезд» отфильтрованы.

Какие колонки скачаются в CSV или на печать? Только те, которые отмечены в «Виде». Если вы убрали «Заметки» и «Комментарий гостя» — их не будет ни в файле, ни на распечатке.

Что показывает «Баланс»? Это разница между тем, что гость уже оплатил, и общей стоимостью брони. Минус — гость ещё должен, ноль — оплачено полностью, плюс — переплата (возможно, депозит).