Как отправить гостю подтверждение бронирования на английском языке

Как отправить гостю подтверждение бронирования на английском языке

Зачем это нужно. К вам приезжают иностранные гости — командированные, туристы, гости свадеб и конференций. Им нужно подтверждение брони, которое можно показать на границе, прикрепить к визовой анкете или просто прочитать без переводчика. Отправлять им документ на русском неудобно: половина гостей закроет письмо, не разобравшись, и напишет в чат с тревогой «что это?».

В Hotel OS2 у каждой брони есть «язык заказчика». Поставьте «Английский» — и ваучер сформируется на английском, а кнопка отправки тоже подпишется по-английски. Гость получит на почту аккуратное письмо с датами, номером, ценой и условиями отмены — всё переведено.

Шаг 1. Откройте бронь и выберите язык

Найдите бронь в шахматке или в списке броней. Откройте карточку. Справа в разделе «Документы» появился небольшой блок «Язык заказчика» — два флажка, «🇷🇺 Русский» и «🇬🇧 English».

Нажмите на нужный язык. Выбор сохраняется автоматически — вы увидите подтверждение «Язык заказчика: Английский».

Шаг 2. Отправьте ваучер на email

Сразу под блоком языка есть кнопка «Отправить ваучер на email». Когда выбран английский, её текст меняется на «Отправить ваучер на email (English)» — это подсказка, чтобы вы не перепутали.

Нажмите кнопку. Ваучер уйдёт на адрес, указанный в профиле гостя. Через секунду появится сообщение «Ваучер на английском отправлен на …».

Шаг 3. Что увидит гость

В письме гость получит знакомый шаблон ваучера — с шапкой отеля, датами заезда и выезда, номером комнаты, ценой за ночь и итогом, а также с условиями отмены. Всё на английском, даты в привычном для иностранцев формате.

Если у гостя нет email

Если в профиле гостя не заполнен email, под кнопкой появится жёлтая подсказка: «Ваучер не может быть отправлен — заполните email в профиле гостя». Откройте карточку гостя, добавьте адрес, сохраните — и вернитесь к броне. Кнопка станет активной.

Подсказки

• Язык можно менять сколько угодно раз. Если гость сначала писал на русском, а потом попросил продублировать на английском — просто переключите язык и нажмите кнопку ещё раз.
• Кнопка «Ваучер гостя» в списке документов тоже учитывает выбранный язык. Откройте её и распечатайте — получите PDF на английском.
• Для постоянных иностранных партнёров заведите профиль гостя один раз и при следующих бронях язык подставится автоматически (если вы его сохраняете в карточке брони).

Частые вопросы

Какие языки поддерживаются? Сейчас — русский и английский. Если нужно добавить ещё, напишите в поддержку: расширить шаблон несложно.

Гость не получил письмо. Что делать? Проверьте папку «Спам» у гостя и правильность email. Если адрес верный — отправьте ваучер ещё раз: повторная отправка не создаёт лишних копий.

Можно ли отправить ваучер сразу нескольким адресам? Письмо уходит на адрес в профиле гостя. Если нужно продублировать секретарю или агентству — попросите гостя добавить второй адрес или временно поменяйте email в профиле, отправьте, потом верните.

Что если бронь — групповая? Язык настраивается на каждую бронь отдельно. У групп с разными гостями можно по-разному: одной отправить на русском, другой — на английском.

Изменится ли цена в ваучере? Нет. Сумма остаётся в рублях (помечена как «RUB» в английском варианте) — отель ведёт расчёты в одной валюте, только подписи переведены.