Справочники в Hotel OS2

Справочники в Hotel OS2

Зачем это нужно. Справочники — это инструмент для расширения стандартных настроек. Система приходит к вам с готовыми наборами: способы оплаты, источники брони, цели визита, статусы гостей. Но у каждого отеля своя специфика, и рано или поздно нужного варианта в списке не оказывается.

Например, в вашем средстве размещения используется уникальный способ оплаты, которого в системе нет. Или бронирования поступают из источника, который не предусмотрен заранее. Добавьте способ оплаты и источник бронирования в справочники, затем вы сможете выбирать их в бронировании.

Как добавить новый элемент в справочник

Шаг 1. Откройте вкладку «Справочники» и выберите нужный справочник

Перейдите в раздел «Настройки» в боковом меню и в верхней части страницы нажмите вкладку «Справочники».

Здесь собраны все справочники отеля в одной таблице. Сразу видно главное: какой элемент выбран по умолчанию, сколько элементов внутри, когда справочник меняли в последний раз и кто именно его менял. Это удобно, когда в отеле несколько администраторов и нужно понять, кто и когда правил список.

Чтобы открыть нужный справочник, нажмите его название или кнопку «Редактировать» в правой колонке.

Шаг 2. Нажмите кнопку «Добавить новый элемент»

Откроется выбранный справочник — например «Источник брони». Нажмите синюю кнопку «Добавить новый элемент», чтобы внести необходимый элемент в справочник.

В форме введите название элемента, при необходимости оставьте галочку «Активен» и нажмите «Применить». Новый элемент сразу появится в списке и станет доступен для выбора в бронировании.

Чтобы вернуться к общему списку справочников, нажмите «Все справочники» вверху страницы.

Подсказки

• Смотрите на счётчик элементов. Если в справочнике всего один-два элемента, скорее всего им ещё никто не занимался — стоит наполнить его под ваш отель.
• Элемент по умолчанию экономит время. Тот вариант, который вы выбираете чаще всего, отметьте как элемент по умолчанию — он будет подставляться автоматически.
• Не удаляйте, а отключайте. Если элемент перестал быть актуальным, снимите галочку «Активен». Так старые брони сохранят своё историческое значение, а в новых этот вариант уже не появится.
• Колонка «Модифицировал пользователь» — ваш журнал. Когда кто-то из сотрудников поправил справочник, вы увидите его имя и дату. Проще разобраться, откуда взялся незнакомый вариант в списке.
• Короткие названия удобнее. Чем короче и понятнее название элемента, тем быстрее сотрудники находят его в выпадающем списке.

Частые вопросы

Кто может редактировать справочники? Администратор и управляющий. Сотрудники службы приёма видят элементы справочников при работе с бронями, но менять сами списки не могут.

Новый элемент появится сразу во всех бронях? Он сразу станет доступен для выбора в новых бронях. Уже созданные брони не меняются — в них остаётся тот вариант, который был выбран раньше.

Можно ли переименовать элемент, который уже используется в бронях? Да. Откройте справочник, нажмите значок карандаша рядом с элементом и введите новое название. Во всех бронях, где он выбран, название обновится.

Почему в колонке «Модифицировал пользователь» стоит прочерк? Значит, справочник ещё ни разу не правили вручную после появления этой колонки — там пока стандартные элементы.

Что делать, если нужного справочника нет в таблице? В таблице собраны все справочники, которые есть в системе. Если вам не хватает целого справочника, а не отдельного элемента внутри него — напишите в поддержку, опишите задачу.

Как настроить справочники, рассказали в статьях

• Как добавить источники бронирования в справочник
• Как добавить цель визита гостя в справочник
• Как добавлять теги к бронированиям
• Как добавить свой способ оплаты в справочник
• Как работать со справочником «Сегмент рынка»
• Как добавить сотрудника в справочник
• Как добавить новый статус гостя в справочник
• Как добавить виды обслуживания в справочник