Что такое «Баланс бронирования»
Баланс бронирования показывает, сколько гость должен доплатить или нужно ли вернуть переплату. Как читать баланс в шахматке и карточке брони, и как настроить его отображение.
Зачем знать баланс бронирования? Чтобы в любой момент видеть, сколько гость ещё должен доплатить — или, наоборот, есть ли переплата, которую нужно вернуть. Это главный финансовый показатель каждого бронирования.
Не нужно заходить в бухгалтерию или пересчитывать вручную: система сама сравнивает итоговую стоимость проживания с тем, что гость уже внёс, и показывает разницу в удобном виде.
Шаг 1. Посмотреть баланс при наведении на бронирование
Чтобы быстро узнать баланс, не открывая карточку брони, наведите курсор мыши на бронирование в шахматке. Появится всплывающее окно с краткой информацией о брони.
Здесь сразу видно имя гостя, даты заезда и выезда, а главное — строку с балансом. Она может выглядеть по-разному:
- «К доплате: X ₽» — гость ещё не рассчитался полностью. Это самый частый случай, когда внесена только предоплата.
- «Баланс нулевой — оплачено полностью» — бронирование полностью оплачено, никаких долгов нет.
- «К возврату: X ₽» — гость переплатил, нужно вернуть разницу.
Шаг 2. Посмотреть баланс в карточке бронирования
Если кликнуть на само бронирование, откроется боковая карточка с полной информацией. Прокрутите её вниз до раздела «Оплата».
Здесь показано:
- Общая сумма — сколько стоит всё проживание вместе с услугами
- Оплачено — сколько гость уже внёс
- К доплате — остаток, который нужно получить при выезде
Шаг 3. Настроить, как баланс отображается на шахматке
По умолчанию на плашке каждой брони в шахматке показывается сумма долга. Если вам удобнее видеть другую информацию, нажмите кнопку «Вид» в верхней панели шахматки и найдите раздел «Отображение оплаты на бронировании».
Доступны четыре варианта:
- До заезда — предоплата, после заезда — долг — для ещё не заехавших броней показывается внесённая предоплата, а для уже заселённых — сумма к доплате. Удобно видеть общую картину по дню.
- Всегда показывать долг — на всех бронях отображается, сколько гость ещё должен. Хороший выбор для стойки, когда важно следить за расчётами.
- Всегда показывать внесённую сумму — видно, сколько уже внесено по каждой брони.
- Не показывать суммы (только значок) — на плашке брони сумма не отображается, остаётся лишь значок оплаты, но при наведении курсора всплывающее окно по-прежнему показывает баланс.
Выбор сохраняется сразу, отдельно нажимать ничего не нужно — шахматка перестраивается на глазах.
Как считается баланс у групповой брони
Когда гости заезжают группой — например, свадьба или делегация на несколько номеров — у каждого номера остаётся собственная бронь со своим балансом. Поэтому на шахматке и во всплывающих окнах суммы по номерам группы будут разными: где-то «Баланс нулевой», где-то «К доплате».
Чтобы увидеть картину целиком, откройте карточку любой брони группы, найдите блок «Групповое бронирование» и нажмите «Открыть карту группы». Перейдите на вкладку «Счета».
В таблице по каждому номеру видно плательщика, сумму, оплату и остаток, а внизу — строка «Итого по группе»: общая сумма, общая оплата и общий остаток по всем номерам сразу. Именно её удобно называть организатору группы, когда он спрашивает «сколько мы ещё должны».
Если вся группа платит одним переводом, отметьте галочками нужные счета и нажмите «Объединить счета» — получится один сводный счёт, и остаток будет считаться по нему.
На заметку
Баланс бронирования также виден в отчёте «Балансы бронирований» — он находится в разделе «Статистика и отчёты». Там удобно смотреть задолженности сразу по всем бронированиям за выбранный период.
Частые вопросы
Что значит, если баланс положительный? Это значит, что гость ещё не оплатил полную стоимость проживания. Система показывает, сколько именно нужно получить — например, при выезде.
Что делать при отрицательном балансе? Отрицательный баланс означает переплату. Нужно либо вернуть деньги гостю, либо договориться о зачёте в счёт других услуг. Оформить возврат можно прямо в карточке бронирования.
Почему баланс отображается на всех бронях, а не только на проблемных? По умолчанию система показывает долг по каждой брони, чтобы сотрудник сразу видел полную картину. Если это мешает, в настройках «Вид» можно скрыть суммы — тогда баланс будет виден только при наведении курсора.
Гости заехали группой на три номера — почему суммы на плашках разные? Потому что в системе у каждого номера своя бронь и свой баланс: если предоплату внесли только за один номер, на нём будет «Баланс нулевой», а на остальных — «К доплате». Общий остаток по группе смотрите в карте группы на вкладке «Счета», в строке «Итого по группе».
Влияет ли баланс на статус бронирования? Нет. Баланс — это исключительно финансовый показатель. Статус брони (Подтверждено, Заехал, Выехал) определяется отдельно.
Можно ли выселить гостя с ненулевым балансом? Да, система позволяет выселить гостя даже если есть долг — например, если оплата придёт позже. При этом в шахматке будет виден остаток, чтобы не забыть о задолженности.
Эта статья была полезна?