Как добавить компанию в справочник

Как добавить компанию в справочник

Зачем это нужно. В справочнике компаний вы храните все организации, с которыми сотрудничает отель. Компании бывают двух видов: компания-агент — та, что помогает с поиском гостей (онлайн-турагентства и площадки продаж), и компания-заказчик — та, которой вы предоставляете услуги (например, предприятие, селящее у вас своих сотрудников).

Когда компания заведена в справочнике, её можно выбрать при создании брони, а счёт гостю, приехавшему от компании, формируется сразу по её банковским реквизитам — вводить данные каждый раз вручную не нужно.

Шаг 1. Откройте справочник компаний

В левом меню выберите раздел «Компании». Здесь виден весь список организаций с типом, реквизитами и числом броней. Чтобы завести новую, нажмите кнопку «Добавить компанию» в правом верхнем углу.

Кнопка «Добавить компанию» — та самая, что отмечена на снимке: после нажатия откроется форма новой компании.

Шаг 2. Выберите тип компании

Впишите название и выберите тип компании — «Компания-агент» или «Компания-заказчик». Рядом сразу можно поставить статус: активная или неактивная.

Тип определяет, как компания будет вести себя дальше: у агента появятся комиссия и привязка канала, у заказчика их нет.

Шаг 3. Заполните профиль компании и сохраните

Заполните профиль: реквизиты, ответственных лиц и информацию о банковском счёте. В блоке «Реквизиты компании» при заполнении поля «Страна» появятся дополнительные поля: «Юридический статус», «ИНН» и «КПП».

Это поле для страны регистрации компании — как только вы её выбираете, ниже раскрываются юридический статус, ИНН и КПП.

Ниже укажите ОГРН, контактное лицо, телефон и почту, а в блоке «Банковские реквизиты» — банк, БИК и расчётный счёт. Нажмите «Сохранить».

По заполненным банковским реквизитам счёт гостю, приехавшему от компании, сформируется автоматически. При создании бронирования вы сможете выбрать компанию-агента или компанию-заказчика, а в счёте для компании будут указаны её реквизиты.

Шаг 4. Укажите канал для компании-агента

Если у канала продаж изменилось название или юридическое лицо, можно привязать новое наименование канала к компании-агенту. Найдите нужную компанию-агента, откройте её профиль и в пункте «Сделать компанией-агентом для канала» выберите канал. Если канал уже закреплён за другой компанией, отобразится предупреждающий знак.

Так выглядит поле выбора канала — на снимке выбрана площадка «Суточно.ру». Раскройте список и отметьте нужный канал.

Шаг 5. Настройте комиссию для компании-агента

Как правило, средство размещения платит агенту комиссию — процент от стоимости бронирования. При создании или редактировании профиля компании-агента укажите размер комиссии, например 15 %. Данные отобразятся в отчёте по комиссиям.

Так выглядит профиль агента с заполненной ставкой: комиссия учитывается при подсчётах в отчётах, вручную считать ничего не нужно.

Подсказки

• 💡 Заполняйте банковские реквизиты сразу — тогда счёт для компании будет готов в один клик.
• 💡 Для быстрого поиска используйте строку вверху: она ищет по названию, ИНН и телефону.
• 💡 Поле комиссии и выбор канала появляются только у компаний-агентов — у заказчиков их нет.
• 💡 Ставка комиссии у компании одна на все брони. Если условия с агентом изменились, откройте профиль и впишите новый процент — отчёт по комиссиям пересчитается по новой ставке, в том числе по прошлым броням.
• 💡 Ненужную компанию можно сделать «неактивной»: она перестанет мешать в списке, а история броней сохранится.

Частые вопросы

Чем компания-агент отличается от компании-заказчика? Агент помогает с поиском гостей — это онлайн-турагентства и площадки продаж, ему вы платите комиссию. Заказчик — компания, которой услуги предоставляете вы, например предприятие, размещающее своих сотрудников.

Почему не видно полей «Юридический статус», ИНН и КПП? Они появляются в блоке «Реквизиты компании» после того, как вы заполните поле «Страна».

Обязательно ли заполнять банковские реквизиты? Нет, но именно по ним счёт для компании формируется автоматически. Если планируете выставлять счета — реквизиты лучше указать сразу.

Что означает предупреждающий знак при выборе канала? Он показывает, что выбранный канал уже закреплён за другой компанией. Если продолжить, канал перейдёт к той компании, которую вы редактируете сейчас.

Можно ли изменить данные компании позже? Да. Откройте профиль компании из списка, поправьте нужные поля и сохраните — изменения применятся сразу.