Как работать с разделом «Отчёт по броням»

Как работать с разделом «Отчёт по броням»

Зачем это нужно

Зачем вообще нужен «Отчёт по броням»? Это ваш главный рабочий список — там собраны абсолютно все брони, которые когда-либо приходили в отель: с сайта, по телефону, со стойки и из каналов продаж. Заходите туда, чтобы быстро найти нужную бронь, посмотреть детали по гостю, проверить оплату, выгрузить список за период или выполнить действие — заселить, выселить, отредактировать, отменить.

В Hotel OS2 эта функция разделена на два раздела для удобства:

• «Бронирования» — живая работа со списком: поиск, фильтры, действия по каждой брони.
• «Отчёты» — готовые отчёты на каждый день (заезды, выезды, занятые номера, дебиторка, список гостей) с выгрузкой в Excel и печатью.

Ниже — пошагово, как и где это работает.

Шаг 1. Откройте раздел «Бронирования»

В левом меню в группе «Операции» нажмите пункт «Бронирования». Откроется единый список всех броней отеля.

Шаг 2. Сформируйте нужный список — пользуйтесь фильтрами и поиском

В верхней части списка есть строка поиска и набор фильтров:

• Поиск — введите номер брони, имя гостя, номер комнаты или телефон. Список сразу сузится до совпадений.
• Статус брони — ожидает, подтверждена, заселён, выселен, отменена, незаезд.
• Источник — где была сделана бронь (прямая, виджет на сайте, телефон, стойка, Авито, Островок, Booking.com, Яндекс и другие).
• Период — диапазон дат заезда или выезда (тип переключается рядом).
• Только с долгом — оставит только брони, по которым гость не доплатил.
• Метки — фильтр по своим тегам (например, «VIP», «свадьба»).

Колонки списка сортируются кликом по заголовку (заезд, выезд, сумма, статус).

После того как нужный список сформирован, нажмите кнопку «Экспорт» справа над списком — отчёт выгрузится в файл, который можно открыть в Excel, распечатать или отправить по почте.

Шаг 3. Найдите конкретное бронирование

Самый быстрый способ — вбить в строку поиска номер брони (например, BK-1024), фамилию гостя, его телефон или email. Поиск работает по всем броням отеля.

Если поиск ничего не находит, проверьте:

• не оставлен ли активным фильтр по статусу — попробуйте сбросить его на «Все»;
• правильно ли указан период — расширьте даты или уберите ограничение;
• нет ли опечатки в номере или фамилии.

Шаг 4. Выполните действие по брони

Нажмите на строку с бронированием — справа откроется карточка с подробностями: гость, номер, даты, оплаты, история и доступные действия.

Что можно сделать прямо из карточки:

• Заселить — статус «Заселён», номер занят.
• Выселить — статус «Выселен», номер уходит на уборку.
• Подтвердить или Отклонить заявку, если она ещё в статусе «Ожидает».
• Редактировать — поменять даты, номер, ФИО гостя, контакты, добавить комментарий.
• Принять оплату — наличными, картой, переводом.
• Отменить бронь — с уведомлением гостю.
• Скачать подтверждение или отправить его повторно гостю на email.
• Поставить метку — например, «VIP» или «опаздывает».

Для броней, которые пришли из канала продаж (Авито, Островок, Booking и т. п.), часть действий ограничена: отмена такой брони делается только в личном кабинете самого канала — это правило самих площадок.

Шаг 5. Посмотрите готовые отчёты в разделе «Отчёты»

Помимо живого списка, есть отдельный раздел «Отчёты» — он в левом меню в группе «Аналитика». Там лежат готовые отчёты, которые чаще всего нужны в работе:

• Заезды — кто заселяется в выбранный день или период.
• Выезды — кто уезжает.
• Занятые номера — кто прямо сейчас проживает в отеле.
• Список гостей — все брони за период (для архива и анализа).
• Дебиторская задолженность — кто не доплатил.
• Касса — все принятые платежи за день/неделю/месяц.

Каждый отчёт выгружается в Excel/CSV или отправляется на печать одной кнопкой.

Подсказки

• Сохраняйте часто используемый период. Например, перед началом смены поставьте фильтр на «сегодня» по заезду — увидите, кого ждёте.
• Долги под контролем. Включите «Только с долгом» в конце дня — увидите, с кем нужно дорасчитаться.
• Источник броней — индикатор каналов. Если в фильтре «Источник» лидирует, например, «Авито», значит канал работает. Если ноль — стоит проверить настройки канала.
• Меняйте порядок сортировки кликом по заголовку колонки — быстрее найдёте самое дорогое бронирование или самый ранний заезд.
• Перед массовой выгрузкой удобнее сначала отфильтровать список — экспорт пойдёт уже по тому, что видно на экране.

Частые вопросы

Где найти все брони, которые когда-либо приходили? В разделе «Бронирования» сбросьте все фильтры на «Все» и уберите ограничение по дате — увидите полный архив.

Можно ли отменить бронь, которая пришла, например, с Авито? Из Hotel OS2 — только пометить отменённой у себя. По правилам каналов продаж сама отмена должна выполняться в личном кабинете площадки, иначе у гостя останется активная бронь там.

Чем «Бронирования» отличаются от «Отчётов»? «Бронирования» — это рабочий список для повседневной работы: искать, открывать карточку, заселять, отменять. «Отчёты» — это уже готовые срезы (заезды/выезды/долги/касса) для выгрузки и распечатки, чтобы не настраивать фильтры каждый раз заново.

Почему отчёт получается пустым? Чаще всего из-за слишком узких фильтров — например, выбран только один статус и узкий период. Сбросьте фильтры на «Все» и расширьте даты.

Как посмотреть, кто и когда менял бронь? Откройте карточку брони — в ней есть блок «История» с перечнем изменений: кто заселил, кто отменил, что правил.

Можно ли распечатать отчёт? Да. В разделе «Отчёты» у каждого отчёта рядом с «CSV» есть кнопка «Печать» — откроется готовая страница для печати. В разделе «Бронирования» — сначала выгрузите файл, потом распечатайте его из Excel.