Как перенести депозит гостя на новое бронирование
Оформление возврата предоплаты в депозит гостя при отмене брони и использование депозита при создании новой брони.
Как перенести депозит гостя на новое бронирование в Hotel OS2
Зачем это нужно? Иногда гость оплачивает бронирование заранее, но потом вынужден отменить его по независящим от него причинам — болезнь, форс-мажор, изменение планов. В этом случае возвращать деньги на карту не обязательно: вы можете зачислить оплаченную сумму на депозитный счёт гостя в системе.
Когда гость снова позвонит и захочет забронировать — его депозит уже будет ждать его в карточке, и вы сможете учесть эти средства при оплате новой брони. Удобно для гостя и экономит время на кассовые операции.
Важно: Эта функция не распространяется на брони, оплаченные онлайн через виджет бронирования. Там деньги идут напрямую через платёжную систему — такой перевод нужно оформлять по другой процедуре.
Шаг 1. Откройте нужное бронирование
В разделе Бронирования найдите бронь, которую гость хочет отменить. Кликните на номер брони, чтобы открыть карточку справа.
Шаг 2. Перейдите в блок «Счета по бронированию»
В карточке бронирования прокрутите вниз до раздела «Счета по бронированию». Там вы увидите, сколько гость уже оплатил по этой брони.
Шаг 3. Нажмите «Оформить возврат в депозит гостя»
Под счётами вы найдёте фиолетовую кнопку «💰 Оформить возврат в депозит гостя». Она появляется только если у брони есть оплаченная сумма и гость привязан к бронированию.
Шаг 4. Укажите сумму и нажмите «Применить»
Откроется окно. В поле «Сумма, ₽» автоматически подставляется вся оплаченная сумма — вы можете изменить её, если хотите перевести в депозит только часть. Нажмите «Применить».
После этого:
- Оплаченная сумма по брони уменьшится на указанный размер
- Депозит гостя пополнится на эту же сумму
- В истории платежей появится запись о переводе средств на депозит
Теперь вы можете отменить бронирование — деньги уже сохранены на счёте гостя.
Шаг 5. Посмотрите, у кого из гостей есть депозит
Чтобы увидеть всех гостей с ненулевым депозитом, перейдите в раздел Гости и CRM → Гости. На экране сегментов нажмите плитку «С депозитом».
Откроется список гостей с остатком на счёте. В карточке каждого гостя будет отображаться сумма его депозита.
Шаг 6. Создайте новую бронь и спишите депозит
Когда гость позвонит снова с новыми датами, создайте бронирование как обычно. При выборе гостя введите первые буквы фамилии — система предложит совпадающие профили. Выберите нужного гостя (в его карточке будет показан депозит).
После того как бронь создана и вы переходите к оплате, нажмите «Принять платёж». Среди способов оплаты появится кнопка «💰 Депозит гостя (X ₽)» — выберите её, и средства спишутся с депозитного счёта гостя автоматически.
Подсказки
- Можно перевести не всю сумму. Если гость хочет вернуть часть денег на карту, а часть оставить депозитом — укажите нужную сумму в поле вручную.
- Депозит виден из карточки гостя. Если вы перешли в карточку гостя и видите бейдж «💰 Депозит: X ₽» — значит, средства готовы к использованию.
- Депозит действует бессрочно. Деньги хранятся на счёте гостя до тех пор, пока не будут использованы при оплате новой брони. Срока давности нет.
- Один депозит — любая будущая бронь. Гость может приехать через месяц или через год — депозит всё равно будет ждать его.
Частые вопросы
Можно ли перевести в депозит сумму больше, чем оплачено? Нет. Максимум — это оплаченная по брони сумма. Система не позволит ввести больше.
Что если гость передумал и всё-таки хочет возврат на карту? Тогда используйте стандартную процедуру возврата средств. Перевод в депозит — альтернатива, а не обязанность.
Отображается ли депозит в отчётах? В истории платежей бронирования будет запись о переводе со значком «Депозит». В будущем — планируется отдельный отчёт по депозитам.
Можно ли использовать только часть депозита? Да. При добавлении платежа выберите «Депозит» и укажите любую сумму в пределах остатка.
Что произойдёт, если гость так и не вернётся? Депозит останется на его счёте бессрочно. При необходимости можно обратиться к руководству для ручного урегулирования.
Эта статья была полезна?