Как заменить гостя в бронировании
Чтобы заменить гостя, откройте бронь и нажмите «Заменить гостя» в блоке «Гость»; чтобы сменить плательщика — «Заменить заказчика» в блоке «Заказчик». Найдите профиль по фамилии, телефону или e-mail — бронь, номер и цена останутся прежними.
Как заменить гостя в бронировании
Зачем это нужно
Зачем менять гостя, если бронь уже оформлена? Затем, что заказывает один, а живёт другой. Компания забронировала номер для сотрудника, а в командировку поехал коллега. Муж бронировал для жены — а в итоге приехала мама. Папа оплатил отпуск дочке. В таких случаях не нужно отменять и заводить новую бронь — достаточно поменять только Гостя.
Гость — это тот, кто будет жить в номере. Заказчик — тот, кто платит и получает счета и подтверждения. Часто это один и тот же человек, но не всегда. В нашей системе вы можете менять Гостя и Заказчика отдельно: например, заменить живущего, оставив прежнего плательщика.
Шаг 1. Откройте карточку брони
Перейдите в раздел «Бронирования» в левом меню и кликните на нужную бронь — справа откроется панель с подробностями. Найдите блок «Гость» в правом верхнем углу. Рядом с заголовком есть кнопка «Заменить гостя». Чуть ниже — отдельный блок «Заказчик»: если он совпадает с гостем, так и написано — «Совпадает с гостем».
Шаг 2. Найдите профиль нового гостя
Нажмите «Заменить гостя» — появится строка поиска. Начните вводить фамилию (двух букв достаточно), и система покажет подходящие профили из вашей базы. Если профиля ещё нет — нажмите «+ Добавить нового гостя» и заполните минимум фамилию и имя.
Шаг 3. Готово
После клика по профилю появится сообщение «Гость заменён», и карточка обновится — в блоке «Гость» появятся новые данные. Заказчик при этом не меняется: счета, ваучер и подтверждения по-прежнему уходят прежнему плательщику.
Подсказки
- Если нужно поменять обоих — сначала меняйте гостя, потом заказчика отдельной кнопкой в блоке «Заказчик».
- Поиск работает по фамилии, имени, email и телефону — двух символов хватает.
- Иностранным гостям ФИО можно заполнить и латиницей, и кириллицей — оба варианта попадут в документы и анкеты.
- В выехавших, отменённых и незаехавших бронях замена недоступна: это защищает от случайных правок в закрытых документах.
- Если случайно заменили не того — повторите ту же операцию и выберите правильный профиль. История замен сохраняется.
Частые вопросы
В чём разница между гостем и заказчиком? Гость — это тот, кто будет жить в номере. Заказчик — тот, кто платит и на чьё имя выставляются счета и подтверждения. Часто это один и тот же человек, но не всегда: компания может забронировать номер для сотрудника, родитель — для ребёнка.
А что будет с заказчиком, если я меняю гостя? Ничего. Заказчик остаётся прежним: ему и дальше будут уходить счета, ваучер и письма о брони.
Что будет со старым профилем гостя? Профиль остаётся в базе. Мы не удаляем его, просто отвязываем от этой брони. Его прошлые визиты и контакты сохраняются.
Можно ли поменять гостя после заселения? Да, пока бронь не закрыта. После выселения, отмены или «гость не приехал» замена недоступна.
А если нужного гостя ещё нет в базе? Нажмите «+ Добавить нового гостя» прямо из формы поиска. Достаточно заполнить фамилию и имя — профиль создастся и автоматически встанет в бронь.
Как заменить заказчика в бронировании
Заказчик — тот, кто платит: ему уходят подтверждения, на него выставляются счета, его данные печатаются в документах. Менять заказчика нужно, когда бронь оформили на одного человека, а оплачивает другой.
- Откройте Бронирования и кликните по нужной брони — справа откроется панель.
- В блоке «Заказчик» нажмите «Заменить заказчика».
- Начните вводить ФИО, телефон или e-mail — двух символов достаточно — и выберите профиль из базы.
- Появится сообщение «Заказчик заменён».
Если нужного человека ещё нет в базе, заведите его в разделе «Гости» и вернитесь к брони.
Уже отправленные письма и счета останутся в истории как есть, все новые уйдут новому заказчику. Старый профиль не удаляется — он просто отвязывается от этой брони. Нужно поменять и гостя, и заказчика? Сначала замените гостя, потом заказчика.
Гость и заказчик: кому что уходит
| Гость | Заказчик | |
|---|---|---|
| Кто это | Тот, кто живёт в номере | Тот, кто платит |
| Что получает | Данные для заселения и регистрации | Подтверждения, счета, ваучер |
| Пример | Сотрудник в командировке | Компания-работодатель |
| Кнопка | «Заменить гостя» | «Заменить заказчика» |
Если гость и заказчик — один человек, в блоке «Заказчик» написано «Совпадает с гостем».
Замена недоступна в выехавших, отменённых и незаехавших бронях: это защищает закрытые документы от случайных правок. История замен сохраняется в журнале брони — видно, кто и когда менял гостя или заказчика. Если заменили не того, повторите операцию и выберите правильный профиль.
Частые вопросы
Чем гость отличается от заказчика в бронировании?
Гость живёт в номере, заказчик платит и получает счета и подтверждения. Часто это один человек, но не всегда.
Можно ли заменить заказчика после заселения?
Да, пока бронь не закрыта. После выезда, отмены или незаезда замена недоступна.
Изменятся ли уже отправленные счета при замене заказчика?
Нет, отправленные документы остаются в истории. Новые счета и письма уйдут новому заказчику.
Читайте также
Эта статья была полезна?