Как заменить гостя в бронировании

Как заменить гостя в бронировании

Зачем это нужно

Зачем менять гостя, если бронь уже оформлена? Затем, что заказывает один, а живёт другой. Компания забронировала номер для сотрудника, а в командировку поехал коллега. Муж бронировал для жены — а в итоге приехала мама. Папа оплатил отпуск дочке. В таких случаях не нужно отменять и заводить новую бронь — достаточно поменять только Гостя.

Гость — это тот, кто будет жить в номере. Заказчик — тот, кто платит и получает счета и подтверждения. Часто это один и тот же человек, но не всегда. В нашей системе вы можете менять Гостя и Заказчика отдельно: например, заменить живущего, оставив прежнего плательщика.

Шаг 1. Откройте карточку брони

Перейдите в раздел «Бронирования» в левом меню и кликните на нужную бронь — справа откроется панель с подробностями. Найдите блок «Гость» в правом верхнем углу. Рядом с заголовком есть кнопка «Заменить гостя». Чуть ниже — отдельный блок «Заказчик»: если он совпадает с гостем, так и написано — «Совпадает с гостем».

Шаг 2. Найдите профиль нового гостя

Нажмите «Заменить гостя» — появится строка поиска. Начните вводить фамилию (двух букв достаточно), и система покажет подходящие профили из вашей базы. Если профиля ещё нет — нажмите «+ Добавить нового гостя» и заполните минимум фамилию и имя.

Шаг 3. Готово

После клика по профилю появится сообщение «Гость заменён», и карточка обновится — в блоке «Гость» появятся новые данные. Заказчик при этом не меняется: счета, ваучер и подтверждения по-прежнему уходят прежнему плательщику.

Подсказки

• Если нужно поменять обоих — сначала меняйте гостя, потом заказчика отдельной кнопкой в блоке «Заказчик».
• Поиск работает по фамилии, имени, email и телефону — двух символов хватает.
• Иностранным гостям ФИО можно заполнить и латиницей, и кириллицей — оба варианта попадут в документы и анкеты.
• В выехавших, отменённых и незаехавших бронях замена недоступна: это защищает от случайных правок в закрытых документах.
• Если случайно заменили не того — повторите ту же операцию и выберите правильный профиль. История замен сохраняется.

Частые вопросы

В чём разница между гостем и заказчиком? Гость — это тот, кто будет жить в номере. Заказчик — тот, кто платит и на чьё имя выставляются счета и подтверждения. Часто это один и тот же человек, но не всегда: компания может забронировать номер для сотрудника, родитель — для ребёнка.

А что будет с заказчиком, если я меняю гостя? Ничего. Заказчик остаётся прежним: ему и дальше будут уходить счета, ваучер и письма о брони.

Что будет со старым профилем гостя? Профиль остаётся в базе. Мы не удаляем его, просто отвязываем от этой брони. Его прошлые визиты и контакты сохраняются.

Можно ли поменять гостя после заселения? Да, пока бронь не закрыта. После выселения, отмены или «гость не приехал» замена недоступна.

А если нужного гостя ещё нет в базе? Нажмите «+ Добавить нового гостя» прямо из формы поиска. Достаточно заполнить фамилию и имя — профиль создастся и автоматически встанет в бронь.