Автоматические письма гостям
Автоматические письма гостям — сообщения, которые система отправляет сама в ключевые моменты брони: приветствие после бронирования, просьба об отзыве после выезда, напоминание о незавершённой брони и предложение внести предоплату. Каждое письмо включается отдельно в разделе «Маркетинг» → «Авто-письма».
Зачем это нужно
Каждая бронь проходит несколько ключевых моментов: гость только что подтвердил заказ, готовится к заезду, или уже выписался. На каждом этапе можно отправить полезное письмо без вмешательства менеджера.
В Hotel OS2 есть 4 встроенных триггерных письма:
| Тип | Когда отправляется | Цель |
|---|---|---|
| 👋 Welcome | Сразу после создания брони | Подтвердить заказ и снять тревогу гостя |
| ⭐ Feedback | Через 24 часа после выезда | Получить отзыв и оценку |
| 🛒 Незавершённое | Через 2 часа после старта брони | Вернуть гостя, который не довёл бронь до конца |
| 💳 Предоплата | За 48 часов до заезда | Напомнить внести оплату |
Где настраивается
В боковом меню откройте Маркетинг → Авто-письма.
Сверху — 4 карточки-таба с триггерами. На каждой видно:
- иконка и название письма,
- когда оно отправляется,
- статус: Вкл (зелёный) или Выкл (серый).
Кликните по нужной карточке — внизу откроется форма редактирования.
Как настроить письмо
В форме каждого письма:
- Тумблер «Отправлять» — главный выключатель. Когда выключено, письма этого типа не уходят.
- Тема письма — что увидит гость в почте. Можно использовать переменные (например,
{{hotel_name}}). - Задержка (часы) — через сколько часов после события письмо уходит. Значение по умолчанию подобрано оптимально, но можно поменять.
- Текст письма — то, что прочтёт гость. Поддерживаются переменные:
- {{guest_name}} — имя гостя - {{hotel_name}} — название отеля - {{check_in_date}} / {{check_out_date}} — даты заезда/выезда - {{room_name}} — название номера - {{total_price}} — итоговая стоимость - {{review_link}} — ссылка на форму отзыва - {{payment_link}} — ссылка на оплату - {{resume_link}} — ссылка завершить незаконченную бронь
Нажмите «Сохранить» — настройка применится сразу.
Подсказки
- Стартуйте с одного письма. Сначала включите Welcome — оно самое простое и сразу повышает доверие гостей.
- Меняйте задержку с умом. Если поставите Feedback через 1 час после выезда — гость ещё в дороге и не оценит. 24 часа — золотая середина.
- Не злоупотребляйте. Если включить все 4 типа, гость получит до 4 писем за бронь. Это много — подумайте, нужны ли вам все одновременно.
- Тестируйте на себе. Перед включением сделайте тестовую бронь на свой email и проверьте, как выглядит письмо.
Частые вопросы
Как именно отправляются письма? По расписанию: раз в час сервер проходит по всем активным авто-письмам, находит брони, попадающие под условие (по дате и задержке), и отправляет. Если у гостя нет email — письмо пропускается.
Гость отписался от рассылок — получит ли он Welcome? Welcome относится к транзакционным письмам (подтверждение брони) и отправляется всегда. Feedback и Маркетинговые рассылки — только если гость не отписан.
Можно ли увидеть, какие письма уже отправлены? Журнал отправок появится в карточке брони (раздел «Активность») в следующем обновлении.
Письмо ушло не туда / неправильно подставились переменные? Проверьте, что в шаблоне используются переменные ровно в фигурных скобках, например {{guest_name}}. Опечатка в имени переменной приведёт к тому, что текст останется как есть.
Приветственное письмо гостю отеля — пример текста
Приветственное (Welcome) письмо уходит после создания брони. Его задача — подтвердить, что бронь есть, и снять вопросы до звонка на ресепшн. Пример, который можно вставить в шаблон и поправить под себя:
Тема: {{hotel_name}}: ваша бронь подтверждена
>
Здравствуйте, {{guest_name}}!
>
Ждём вас {{check_in_date}}. Номер: {{room_name}}, выезд {{check_out_date}}. Стоимость проживания — {{total_price}}.
>
Заезд с 14:00, выезд до 12:00. Если планы изменятся, просто ответьте на это письмо — поможем перенести даты.
>
До встречи, команда {{hotel_name}}
Время заезда и выезда замените на свои. Не перегружайте письмо: адрес, время и контакт для связи — всё, что нужно гостю в первый день.
Письмо гостю после выезда с просьбой об отзыве — пример
Feedback-письмо по умолчанию уходит через 24 часа после выезда, когда гость уже дома. Пример:
Тема: Как вам отдых в {{hotel_name}}?
>
{{guest_name}}, спасибо, что выбрали нас!
>
Расскажите, пожалуйста, что понравилось и что нам стоит улучшить, — это займёт минуту: {{review_link}}
>
Будем рады видеть вас снова.
Переменную {{review_link}} не удаляйте — по ней у каждого гостя своя ссылка на форму отзыва. Вместо формы можно поставить ссылку на анкету из раздела «Анкеты гостей», если нужны ответы по нескольким вопросам — как это сделать, описано в статье анкета для гостей отеля.
Просите отзыв у всех гостей одинаково, без отбора по оценке: так отзывы честные, а площадки не считают их накрученными.
Как включить и выключить авто-письмо
Есть два способа.
- Из списка. В «Маркетинг» → «Авто-письма» у каждой карточки письма есть кнопка статуса: серая «Выкл» или зелёная «Вкл». Нажатие переключает письмо сразу, сохранять ничего не нужно.
- Из настроек письма. Откройте карточку, переведите переключатель «Отправлять» и нажмите «Сохранить».
Чтобы временно остановить письмо, выключите его, а не удаляйте: тема, текст и задержка сохранятся. Перед включением отправьте себе тестовое письмо кнопкой «Отправить тест» — так видно, правильно ли подставились переменные.
Если письмо включено, а гость его не получил, сначала проверьте, что в брони указан email гостя и в нём нет опечатки, затем — папку «Спам» у гостя.
Частые вопросы
Нужно ли согласие гостя на автоматические письма?
Подтверждение брони — служебное письмо, оно отправляется всегда. Просьбу об отзыве и рекламные рассылки отправляют только гостям, которые не отказались от писем.
Можно ли добавить промокод в письмо?
Да, в редакторе авто-письма есть поле «Промокод»: выберите созданный промокод, и он подставится в текст.
Как часто система отправляет письма?
Раз в час система находит брони, для которых наступило событие с учётом задержки, и отправляет письма.
Читайте также
Эта статья была полезна?