Как заселить гостя

Как заселить гостя в Hotel OS2

Зачем это нужно

Зачем заселять гостя в системе? Когда он приходит на ресепшен и предъявляет документы, нужно отметить сам факт заселения в Hotel OS2. После этого номер становится «занятым», бронь подсвечивается в шахматке другим цветом, а если гость доплачивает остаток — оплата сразу регистрируется в его счёте.

Заселение — это короткий момент на стойке, и важно сделать его в пару кликов. В Hotel OS2 для этого есть одно окно: в нём сразу видно, сколько гость уже заплатил и сколько должен, и можно тут же провести оплату наличными или картой.

Шаг 1. Откройте бронь

Перейдите в раздел «Бронирования» (или откройте «Шахматку»). Найдите нужную бронь — по номеру брони, по фамилии гостя или просто кликом по плашке в шахматке. Справа откроется карта брони со всеми деталями: даты, номер, гость, оплата.

Шаг 2. Нажмите «Заселить»

В правой части карты брони, в блоке действий, есть зелёная кнопка «Заселить». Нажмите её — откроется окно «Заселение гостя».

В этом окне вы увидите:

• Стоимость проживания
• Сколько гость уже оплатил
• Сумму к доплате (если она есть)

Шаг 3. Проверьте сумму оплаты

Поле «Сумма оплаты» — это итоговая сумма, которую гость внёс за бронь, а не размер сегодняшней доплаты. Оно уже заполнено тем, что оплачено раньше: например, у брони Анны Петровой (BK-20260529-RMKVT) там стоит 14 250 ₽ — столько прошло по онлайн-оплате. Система запишет в платежи только разницу между новым значением и тем, что уже было оплачено.

• Гость доплачивает остаток на стойке. Увеличьте число в поле до полной стоимости брони. Например, проживание стоит 31 500 ₽, внесено 14 250 ₽ — поставьте 31 500. Система сама зарегистрирует доплату 17 250 ₽, и долг закроется.
• Гость уже полностью оплатил заранее. Ничего не меняйте — оставьте предзаполненное значение как есть. Если обнулить его, система решит, что оплаты не было, и покажет фантомный долг.
• Гость платит только часть. Впишите новую итоговую внесённую сумму (то, что было, плюс сегодняшний платёж). Остаток станет долгом, который гость погасит до выезда.

Шаг 4. Выберите способ оплаты

Под полем суммы — два варианта:

• «Наличные» — если гость платит купюрами
• «Безнал» — если расплачивается картой на терминале

Способ нужно выбрать обязательно, даже если новой доплаты нет.

Шаг 5. Нажмите «Заселить»

Большая зелёная кнопка внизу окна завершает процесс. Если есть долг, она называется «Заселить с долгом» — это нормально, заселение всё равно пройдёт, а долг останется в карте брони.

После нажатия:

• Статус брони меняется на «Заселён»
• Номер автоматически становится «Занят»
• Если вы увеличивали сумму оплаты — доплата появляется в платежах брони
• В шахматке бронь подсвечивается синим, чтобы было видно, что гость в номере

Подсказки

Гость заехал раньше времени. Заселяйте сразу — система не запрещает ранний заезд. Если у вас в правилах есть отдельная плата за ранний заезд, добавьте её в карту брони в поле «Ранний заезд» до открытия окна заселения.

Не запоминайте оплаченные суммы наизусть. В верхней части окна «Заселение гостя» уже видно, сколько гость заплатил и сколько должен — это страховка от ошибки.

Поселяете семью или компанию. Окно заселения работает на одну бронь. Если у группы несколько броней, открывайте и заселяйте каждую отдельно — это занимает буквально по 10 секунд.

Гость передумал. Если он ещё не пришёл, бронь можно перевести в «Не явился» (кнопка «No-show» рядом). А если уже заехал и решил уехать раньше — оформляйте обычную выписку.

Частые вопросы

Кнопка «Заселить» серая, не нажимается. Что не так? Скорее всего, бронь уже заселена, отменена или гость выехал. Посмотрите на статус в верхней части карты брони — там написано текущее состояние. Заселить можно только бронь со статусом «Ожидает» или «Подтверждено».

Можно ли заселить раньше даты заезда? Да, система не блокирует ранний заезд. Если же гость хочет заехать на день раньше, чем стоит в брони, лучше сначала поправить дату заезда в карте брони, а потом уже заселить — так корректно посчитается стоимость проживания.

Гость заплатил картой через сайт. Что вводить в «Сумма оплаты»? Ничего вводить не нужно — оставьте предзаполненное значение. Оно уже равно сумме, которую гость внёс онлайн (та же цифра стоит в строке «Оплачено»). Если сайт закрыл всю стоимость, «К доплате» будет «0», а кнопка станет просто «Заселить». Обнулять поле нельзя — система решит, что оплаты не было, и покажет фантомный долг.

Можно ли отменить заселение, если нажали кнопку случайно? Да. Откройте ту же бронь, нажмите «Выписать» — она вернётся к статусу «Подтверждено», но в журнале изменений останется отметка. Если ошибочно зарегистрировали оплату — оформите возврат в платежах.

Гость оплатил только половину. Что выбрать? Впишите в «Сумма оплаты» новую итоговую внесённую сумму — то, что уже было оплачено, плюс то, что гость отдаёт сейчас (не только сегодняшнюю доплату). Выберите способ оплаты и нажмите «Заселить с долгом». Оставшийся долг сохранится в карте брони и будет напоминать о себе при каждом открытии — до выезда его нужно закрыть доплатой или списанием.