Как провести инкассацию и внести деньги в ККМ

Как провести инкассацию и внести деньги в ККМ

Зачем это нужно. В течение дня в кассе отеля накапливаются наличные деньги от гостей. Когда денег становится слишком много, часть из них забирают — сдают в банк, передают управляющему или относят в сейф. Эта операция называется инкассацией. Бывает и обратная ситуация: например, утром нужно положить в кассу разменные деньги, чтобы было чем давать сдачу. Тогда деньги, наоборот, вносят в кассу.

Чтобы касса всегда показывала правильный остаток наличных, каждое такое движение денег отмечают в системе. Ниже — как это сделать за пару кликов.

Как провести инкассацию

Инкассация — это частичное или полное изъятие наличных денег из кассы. После неё в кассе останется информация, что денег стало меньше на указанную сумму.

Шаг 1. Откройте раздел «Настройки» и перейдите на вкладку «Кассы». Напротив нужной кассы нажмите кнопку «Действие».

Здесь вы видите список подключённых касс и текущий остаток денег в каждой из них.

Шаг 2. В открывшемся меню выберите «Инкассация».

В этом меню две операции: «Инкассация» — забрать деньги, «Внесение денег» — положить деньги.

Шаг 3. В окне укажите сумму, которую вы забираете из кассы, и нажмите «Применить». Остаток в кассе уменьшится на эту сумму.

После операции в колонке «Остаток в кассе» сразу видно новое значение.

Как внести деньги в кассу

Внесение денег — обратная операция. После неё в кассе останется информация, что денег стало больше на указанную сумму.

Шаг 1. В разделе «Настройки» → «Кассы» напротив нужной кассы нажмите «Действие» и выберите «Внесение денег».

Шаг 2. В открывшемся окне укажите сумму, которую вы вносите в кассу, и нажмите «Применить». Остаток в кассе увеличится на эту сумму.

Здесь в поле нужно вписать сумму — например, 5000. В окне также видно, какая касса выбрана и сколько денег в ней сейчас.

Подсказки

• Проверяйте остаток перед изъятием. Система не даст забрать из кассы больше денег, чем в ней есть, — это защищает от ошибок в учёте.
• Сумму можно вводить с копейками. Например, 1500,50 — используйте точку или запятую.
• Инкассация не удаляет деньги «навсегда». Это просто отметка, что наличные забрали из кассы. Сами купюры вы передаёте туда, куда нужно по вашим правилам.
• Делайте инкассацию регулярно. Не стоит копить в кассе крупные суммы — так безопаснее и проще сверять деньги в конце смены.

Частые вопросы

Чем инкассация отличается от возврата гостю? Возврат — это когда вы отдаёте деньги гостю по конкретному бронированию. Инкассация никак не связана с бронированиями: вы просто забираете часть наличных из кассы (например, чтобы отнести в банк).

Что будет, если я укажу слишком большую сумму для изъятия? Система покажет сообщение, что сумма изъятия превышает остаток в кассе, и не проведёт операцию. Уменьшите сумму и попробуйте снова.

Можно ли внести деньги в кассу утром для сдачи? Да. Именно для этого и нужно «Внесение денег»: вы кладёте в кассу разменные наличные, а система учитывает их в остатке.

Изменится ли остаток сразу? Да, остаток в колонке «Остаток в кассе» обновляется мгновенно после нажатия «Применить».

Нужно ли что-то настраивать заранее? Нет. Достаточно, чтобы касса была добавлена в разделе «Кассы». После этого операции инкассации и внесения доступны сразу.