Что такое шахматка и как она помогает в работе

Что такое шахматка и как она помогает в работе

Шахматка — главный экран отеля

Зачем она нужна? Чтобы утром за минуту понять: кто сегодня заезжает, какие номера готовы и куда поселить гостя, который звонит прямо сейчас. Все ответы — на одном экране, без таблиц Excel, бумажных журналов и созвонов с коллегами.

Шахматка — главный рабочий экран системы Hotel OS2. Здесь вы видите все номера отеля и все бронирования сразу в виде календаря. Строчки — это номера отеля. Столбцы — это дни. Брони выглядят как цветные полоски: понятно, кто когда заедет, кто уже живёт, а какие номера свободны. Новое бронирование создаётся прямо здесь — буквально за несколько секунд.

---

Шаг 1. Как открыть шахматку

В левом меню нажмите раздел «Шахматка».

Вы увидите таблицу: слева — список всех номеров отеля (под каждым номером подписан этаж), справа — дни. Столбец с сегодняшней датой подсвечен: фон колонки залит цветом, а число дня выделено акцентным цветом — сразу видно, где «сегодня», а где прошлые и будущие дни. Стрелками ← и → листайте даты, а кнопка «Сегодня» мгновенно вернёт к текущему дню.

Над сеткой зелёной строкой идёт счётчик «Свободно сегодня (дата): N из M номеров». Он показывает, сколько номеров пустуют прямо сейчас, в эту минуту: гость, который заедет сегодня позже, номер ещё не занял, поэтому такой номер считается свободным. В общее число M входят все номера отеля, включая те, что стоят на ремонте. Если строки нет — включите её в кнопке «Вид» галочкой «Показывать счётчик свободных номеров на сегодня».

Не путайте эту строку с числом «Свободно» в блоке статистики ниже — оно считается иначе, разницу разбираем в шаге 3.

---

Шаг 2. Что означают цвета бронирований

Нажмите кнопку «Цвета» над сеткой — откроется легенда. Каждая бронь на шахматке закрашена определённым цветом в зависимости от её статуса и источника:

• Зелёный — бронь с сайта отеля или созданная вручную в шахматке
• Жёлтый — бронь пришла из канала продаж (Островок, Яндекс, Booking.com и др.)
• Фиолетовый — заезд оформлен, гость проживает в номере
• Оранжевый — выезд оформлен
• Красный — время заезда или выезда прошло, но заезд или выезд не оформлен
• Бирюзовый — нераспределённая бронь: номер ещё не назначен
• Серый — номер на ремонте
• Светло-серый — тег брони удалён или деактивирован в справочнике

Если ячейка пустая — номер свободен в этот день. Можно создавать новую бронь.

---

Шаг 3. Статистика на текущий день

В верхней части шахматки отображается живая статистика — четыре блока, которые обновляются автоматически:

Что означает каждый блок:

1. Загрузка на сегодня — крупным числом процент загрузки, рядом расшифровка «занято N из M»
2. Гости сегодня — пять чисел: Заезды (кто приезжает сегодня), Выезды (кто съезжает), Прожив. (гости, которые уже живут и сегодня не выезжают), Незаезды (гость должен был приехать, но заезд не оформлен), Свободно (номера, на которые сегодня нет ни одной брони)
3. Заметки и указания — четыре числа: Сегодня, Завтра, Без даты (задача есть, срок не указан) и Просрочено
4. Состояние номеров — четыре числа по уборке: Грязно, Убрано, Проверено (уборку принял супервайзер) и Ремонт

Почему зелёная строка и блок статистики показывают разные числа. Это два разных вопроса, а не ошибка:

• зелёная строка над сеткой отвечает на вопрос «сколько номеров пустуют в эту минуту» — заезд, который ещё не наступил, номер пока не занимает, а номера на ремонте в общем числе учитываются;
• Загрузка на сегодня и Свободно в блоке «Гости сегодня» отвечают на вопрос «как отель занят на весь сегодняшний день» — номер с бронью на сегодня считается занятым, даже если гость приедет только вечером, а номера на ремонте из расчёта исключены.

Поэтому на одном экране вы можете видеть «Свободно сегодня: 13 из 13» и рядом «занято 1 из 13, свободно 12»: 13 номеров пустуют прямо сейчас, но один из них к вечеру займёт заезжающий гость.

Эти цифры — ваш пульт управления отелем: с первого взгляда видно, что происходит прямо сейчас.

---

Шаг 4. Поиск и настройка вида

Если нужно быстро найти конкретное бронирование, воспользуйтесь строкой поиска в верхней части экрана.

Введите имя гостя, телефон, e-mail или номер бронирования — в шахматке останется только нужная бронь. Остальные брони временно скроются, чтобы не мешать. Очистите строку поиска — все брони вернутся.

Также можно нажать кнопку «Вид» и настроить отображение: показывать ли статус уборки в каждом номере, тип кроватей, доступность по категориям.

Отдельных фильтров по статусу брони, способу гарантии, источнику или тегам на шахматке нет — и кнопки «Сбросить фильтры» тоже нет. Всё, что нужно, делают эти два инструмента: поиск оставляет на сетке только нужную бронь, а «Вид» убирает или добавляет лишние подробности в строках. Если нужен именно отбор по статусу или источнику, откройте раздел «Бронирования» — там брони показаны списком с фильтрами.

---

Шаг 5. Быстрые операции прямо в шахматке

Уходить с шахматки в другой раздел не нужно. Нажмите левой кнопкой мыши на бронирование — справа откроется боковая карточка брони:

В карточке сразу видно всё главное:

• гость, его телефон, e-mail и бонусные баллы;
• даты заезда и выезда, продолжительность, число гостей;
• номер и категория размещения, сумма брони.

Карточку можно прокручивать колесом мыши — внутри неё собраны повседневные операции по брони:

• «Назначить номер» — если бронь ещё не распределена, вверху карточки горит жёлтая плашка «Бронь без номера» с этой кнопкой: расселите гостя, не покидая шахматку;
• «Переселение» — перевести гостя в другой номер;
• «Изменить цену» и «Скидка» — пересчитать стоимость проживания;
• «Счета по бронированию», «Депозит» и «Операции с оплатой и чеками» — принять деньги и напечатать чек;
• «Выпустить ключ» — в блоке «Электронные ключи» выпустить гостю карту-ключ от номера, а кнопкой «Добавить ключ» — дополнительный ключ для второго проживающего;
• «Документы» — распечатать ваучер, регистрационную карточку, правила заезда или счёт по шаблонам отеля;
• «Заметки» — оставить внутреннюю заметку для персонала.

Заезд, выезд и отмену делайте через нижнюю панель. Кнопки «Заселить», «Выписать» и «Отменить» лежат в блоке под карточкой, и сейчас этот блок не помещается в окно браузера и не прокручивается — мы это дорабатываем. Рабочий способ прямо на шахматке: нажмите на бронь с зажатой клавишей Ctrl (на Mac — Cmd). Внизу экрана появится панель «Выбрано: 1», а в ней список «Изменить статус…» с пунктами «Заселить», «Выписать», «Отменить» и «Не явился». Так же можно выделить сразу несколько броней и сменить статус всем одним действием.

Переселить гостя ещё проще: захватите бронь мышкой прямо в шахматке и перетащите на строку другого номера. Система сама проверит, нет ли пересечений с другими бронями.

---

Шаг 6. Состояние уборки номеров

Прямо в шахматке видно, какие номера требуют уборки. Для каждого номера в строке может отображаться значок статуса уборки:

• Чистый (зелёный)
• Грязный (красный)
• Уборка идёт (жёлтый)
• На проверке (синий)

Это помогает администратору видеть готовность номеров к заезду без переключения на другой раздел.

---

Шаг 7. Кто может работать с шахматкой

Каждый сотрудник входит в систему под своим логином. Для разных ролей — разный набор возможностей:

• Администратор и Менеджер — полный доступ: бронирования, отчёты, настройки
• Ресепшионист — работа с бронированиями и гостями
• Супервайзер (старшая горничная) — принимает уборку номеров и ставит статус «Проверено». Шахматка ему открывается, но бронирования на ней не показываются — работать с бронями он не может
• Горничная — только статусы уборки

Так легко отследить, кто и что сделал, и не дать случайным изменениям попасть в систему.

---

Подсказки

Навигация по датам. Используйте стрелки ← и → над шахматкой, чтобы перелистывать недели. Кнопка «Сегодня» мгновенно возвращает к текущему дню.

Режим просмотра. Шахматка может показывать 7 дней, 14 дней или целый месяц — выберите удобный формат кнопками в верхней части.

Этаж под номером. В левом столбце под каждым номером мелким шрифтом подписан этаж — удобно, когда номера идут не по порядку.

Аналог «Сегодня». Статистика вверху страницы всегда считается именно на текущий день — обновляется автоматически, перезагружать страницу не нужно.

---

Частые вопросы

Как создать новое бронирование прямо из шахматки? Нажмите на пустую ячейку в строке нужного номера — откроется форма создания бронирования с уже заполненными номером и датой.

Почему бронирование красного цвета? Красный означает, что время заезда или выезда уже прошло, но заезд или выезд не оформлен. Стоит проверить бронь и оформить нужное действие.

Можно ли переселить гостя в другой номер? Да. Просто перетащите бронь мышкой на другую строку. Система покажет запрос на подтверждение и проверит, нет ли пересечений.

Что значит статус «Без номера»? Это бронирование, которому ещё не назначена конкретная комната. Оно отображается в отдельной строке сверху. Назначьте номер вручную или воспользуйтесь авто-назначением.

Как узнать, был ли номер убран перед заездом? Включите отображение статуса уборки: нажмите кнопку «Вид» и поставьте галочку «Показывать статус уборки в номерах». В каждой строке появится цветной кружок с состоянием номера.