Договор на проживание в гостинице: образец с физическим и юридическим лицом

С 1 марта 2026 года действуют новые Правила предоставления гостиничных услуг и услуг иных средств размещения (ПП РФ от 27.11.2025 № 1912). Пункт 13 перечисляет сведения, без которых договор неполон. Оба наших образца построены по этому списку — у каждого пункта в скобках стоит ссылка на норму.

Цены в списке п. 13 нет, но без неё договор не работает: цена, состав услуг в ней и способы оплаты устанавливает гостиница (п. 29), а подтверждение брони обязано содержать цену размещения (п. 15). Поэтому в образце цена стоит отдельным разделом.

Разница между временем выезда и временем заезда не может быть больше 3 часов (п. 27). Если у вас заезд в 15:00, расчётный час — не раньше 12:00.

Договор с гостем-физлицом (не ИП) — публичный договор (п. 12 Правил, ст. 426 ГК РФ прямо называет гостиничное обслуживание). Это значит: гостиница не может выбирать, с кем заключать договор, а цена одинакова для всех гостей одной категории — кроме льгот, установленных законом или локальным актом гостиницы (п. 4 Правил).

Текст договора на сайте или в модуле бронирования — публичная оферта: предложение, содержащее все существенные условия и адресованное любому, кто откликнется (п. 2 ст. 437 ГК РФ). Гость принимает её (акцепт) действием — например, оплатой (п. 3 ст. 438 ГК РФ).

Пункт 14 Правил называет три способа соблюсти письменную форму:

1. Один документ, подписанный обеими сторонами, в том числе электронный.
2. Подтверждение заявки гостиницей — уведомление о подтверждении бронирования.
3. Действия гостя, направленные на получение услуг, в том числе оплата.

При бронировании договор считается заключённым с момента получения гостем подтверждения (п. 15). В подтверждении должны быть: наименование гостиницы, данные гостя, номер, цена размещения, сроки проживания и условия бронирования. Поэтому шаблон письма-подтверждения — такой же юридический документ, как сам договор: если в нём нет условий отмены, гость вправе считать, что их не было. Способ подачи заявки устанавливает гостиница, но он должен позволять понять, что заявка исходит именно от гостя (п. 15).

Главное изменение 2026 года — пункт 16. Деления на гарантированное и негарантированное бронирование больше нет, правило одно:

• гостиница ждёт гостя до расчётного часа дня, следующего за днём заезда; только после этого можно считать незаезд и отказаться от договора;
• если гость отменил бронь до дня заезда — гостиница возвращает плату в полном размере;
• если отмена пришла в день заезда или позже, гость опоздал или не заехал — удерживается плата за номер, но не более чем за одни сутки.

Условие «предоплата не возвращается» или «штраф 50 % при отмене за 7 дней» с гостем-физлицом не работает: условия, нарушающие закон и иные правовые акты о защите прав потребителей, ничтожны (п. 1 ст. 16 Закона «О защите прав потребителей»). Отдельно этот закон запрещает штрафы, мешающие потребителю отказаться от услуги (пп. 3 п. 2 ст. 16; право отказа — ст. 32 и п. 36 Правил).

Что ещё про деньги нужно вписать:

• сроки и способ оплаты — гость платит в сроки и в порядке, указанные в договоре (п. 32);
• чек — при каждом расчёте гостиница выдаёт кассовый чек или бланк строгой отчётности (п. 32);
• ранний заезд — за время до заезда не больше половины суток, если ранний заезд не превышает 12 часов (п. 33);
• поздний выезд — по порядку, который установила гостиница (п. 33), его надо описать заранее;
• дополнительные услуги — только с согласия гостя (п. 30); вызов скорой, аптечка, побудка, доставка корреспонденции и тонометр — бесплатно (п. 31).

Срок возврата денег при отмене Правила не называют — впишите конкретный срок и способ в договор и подтверждение брони (пп. «ж» п. 13).

Заказчиком может быть организация или ИП (п. 2 Правил), а проживает её сотрудник. Такой договор не публичный (п. 12 говорит о публичности только для физлиц), поэтому его подписывают одним документом с реквизитами сторон и обычно заключают на год с заявками.

Чем образец для юрлица отличается от договора с физлицом:

Обратите внимание: прежнее Положение о командировках (ПП № 749) утратило силу с 1 сентября 2025 года, сейчас действует ПП РФ от 16.04.2025 № 501. Если в старом шаблоне договора ссылка на ПП № 749 — замените.

Даже если номер оплатила организация, гостиница всё равно проверяет документ сотрудника при заселении и регистрирует его по месту пребывания (пп. 18, 25 Правил). О регистрации — в статье «Регистрация гостей в гостинице в 2026 году».

1. Преамбула. Полное наименование гостиницы (ООО или ИП), ОГРН/ОГРНИП, ИНН, адрес и телефон. Для гостя — ФИО и данные документа, удостоверяющего личность.
2. Раздел 1. Номер реестровой записи и ссылку на запись в реестре классифицированных средств размещения возьмите из реестра; категорию — только если она присвоена.
3. Раздел 2. Категорию номера, количество гостей, даты, время заезда и расчётный час. Проверьте правило «не больше 3 часов между выездом и заездом».
4. Раздел 3. Цену за сутки и итог, что входит в цену, размер и срок предоплаты, порядок раннего заезда и позднего выезда.
5. Раздел 4. Как гость сообщает об отмене (телефон, почта, личный кабинет) и в какой срок вы возвращаете деньги. Сами правила отмены не меняйте — они повторяют п. 16.
6. Правила проживания. Укажите, где они размещены, и дайте гостю ознакомиться — гостиница вправе их устанавливать (п. 6), а Правила № 1912 доводятся до гостя в доступной форме (п. 7).
7. Подписи. Два экземпляра; если договор заключается через бронирование на сайте, тот же текст публикуется как оферта, а подписи заменяет подтверждение брони или оплата.

Для договора с организацией дополнительно заполните реквизиты банка, порядок передачи документов (ЭДО или бумага), срок подписания акта и подсудность — арбитражный суд.

• Ссылки на ПП № 1853. Прежние правила (ПП от 18.11.2020 № 1853) утратили силу с 1 марта 2026 года. Договор со ссылками на них, «гарантированным» и «негарантированным» бронированием — устаревший.
• Невозвратная предоплата при ранней отмене. По п. 16 отмена до дня заезда — полный возврат. Удержать можно не более стоимости одних суток и только при поздней отмене, опоздании или незаезде.
• Незаезд «после полуночи». Гостиница обязана ждать до расчётного часа следующего дня (п. 16). Сдать номер раньше — значит нарушить договор.
• Нет номера в реестре. Без уникального номера реестровой записи договор не соответствует пп. «в» п. 13, а оказывать услуги без записи в реестре вовсе запрещено (п. 5).
• Гостиница «не отвечает за вещи». Отвечает как хранитель и без особого соглашения (ст. 925 ГК РФ); исключение — деньги и ценности, не сданные на хранение и не помещённые в сейф.
• Лишнее согласие на персональные данные. Для исполнения договора с гостем отдельное согласие не нужно (п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ). Согласие требуется для другого — например, для рекламных рассылок.
• Подтверждение брони без условий отмены. Раз договор заключается подтверждением (п. 15), условия отмены и возврата должны быть в самом письме.

Хранение. Отдельного срока хранения договора с гостем Правила № 1912 не устанавливают. Для договоров с организациями действует общий срок хранения первичных документов бухучёта — не менее 5 лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 402-ФЗ). Анкеты и копии договоров с паспортными данными гостей — это персональные данные: храните их в закрытом шкафу или в системе с разграничением доступа и не дольше, чем нужно для цели обработки.

В программе для гостиницы Hotel OS2 подтверждение брони и счёт формируются из данных брони — в подтверждение подставляются условия отмены вашего тарифа. Полный разбор новых правил — в статье «Правила предоставления гостиничных услуг: ПП № 1912».