Как создать бронирование в шахматке

Как создать бронирование в шахматке

Зачем это нужно. Самый частый сценарий администратора — звонит гость, спрашивает свободно ли. Шахматка нужна, чтобы за несколько секунд увидеть свободный номер, открыть форму и зафиксировать бронь, пока гость на линии. Чем быстрее и проще создать бронь, тем меньше шанс упустить гостя.

В шахматке Hotel OS2 есть два способа открыть форму создания брони. Оба ведут к одной и той же форме — выбирайте тот, который удобнее в моменте.

Шаг 1. Откройте шахматку

В левом меню перейдите в раздел «Шахматка». Дождитесь загрузки сетки — слева список номеров, сверху календарь по дням.

Шаг 2. Способ 1 — кнопка «Создать»

В правом верхнем углу нажмите синюю кнопку «Создать». Откроется форма нового бронирования с пустыми полями — даты, номер и гостя вы заполните сами. Этот способ удобен, когда гость ещё не определился с датами, и вы только начинаете подбирать вариант.

Шаг 2 (альтернатива). Способ 2 — клик по пустой ячейке

Найдите в сетке нужный номер и пустую ячейку на нужной дате. Кликните по ней. Форма откроется уже с подставленными датой заезда и номером — останется только указать гостя. Этот способ быстрее всего, когда гость точно знает: «номер 305 на 18 ноября».

Шаг 3. Укажите гостя

Блок «Гость» — самый первый, вверху формы. С него и начинайте:

1. Если гость новый — заполните «Фамилия» и «Имя». Это единственные обязательные поля (отмечены звёздочкой). Если есть, добавьте «Email» и «Телефон»: на email уйдёт подтверждение брони, а по телефону вы свяжетесь с гостем при изменениях.
2. Если гость уже останавливался — введите его фамилию, телефон или email в строку «Поиск гостя» вверху блока. Выберите карточку из подсказки — все данные подставятся в один клик, а новая бронь сразу привяжется к его карточке.

Поле «Компания» ниже нужно только для корпоративных броней на юридическое лицо. Для обычного гостя оставьте «Физическое лицо».

Шаг 4. Задайте даты заезда и выезда

В полях «Заезд» и «Выезд» кликом откройте календарь и выберите даты. Количество ночей рядом с заголовком пересчитается автоматически.

Время заезда и выезда по умолчанию берётся стандартное для отеля. Если гостю нужен ранний заезд или поздний выезд — разверните блок «Дополнительные параметры брони» внизу формы: там находятся поля «Время заезда» и «Время выезда».

Если поставить одинаковую дату заезда и выезда — получится почасовое бронирование; стоимость по нему всегда считается как за одни сутки.

Шаг 5. Выберите номер, тариф и проверьте сумму

1. «Номер» — выпадающий список свободных номеров на выбранные даты. Рядом с каждым сразу видна цена за ночь и итог за проживание.
2. «Взрослые» и «Дети» — количество гостей.
3. «Тарифный план» — отдельный список. В нём показываются только тарифы, у которых разрешена продажа из шахматки. Если нужного тарифа нет — откройте его настройки и включите этот источник продаж.
4. «Общая сумма» подставится автоматически. Если нужно дать гостю особую цену — впишите свою в это поле, она распределится по всем ночам брони. Поле «Оплачено» заполните, если гость уже внёс деньги.

Шаг 6. Сохраните бронь

Внизу формы нажмите «Создать бронирование». Бронь появится в шахматке на выбранных датах, а гость получит подтверждение на email, если он был указан.

Если вы ещё не выбрали номер — бронь можно сохранить кнопкой «Сохранить и продолжить»: она попадёт в «нераспределённые» и будет видна отдельной строкой над сеткой, пока вы не перетащите её в свободный номер.

Подсказки

• Кнопка «Создать» удобна, когда гость только спрашивает. Клик по ячейке — когда дата и номер уже выбраны. Опытные администраторы пользуются обоими способами и переключаются по ситуации.
• Если ошиблись с датой — не пересоздавайте бронь. Откройте её и поменяйте дату прямо в карточке.
• Если гость сомневается между двумя номерами одной категории — выберите любой и сохраните. Перенести бронь между номерами можно простым перетаскиванием по сетке.
• «Номер» и «Тарифный план» — два независимых списка. Сначала выбирайте номер (от него зависит доступность), затем тариф.

Частые вопросы

Почему в списке тарифов мало позиций — у нас их больше? В форме создания из шахматки показываются только те тарифы, у которых разрешена продажа из шахматки. Если нужного тарифа нет — откройте его настройки и включите этот источник продаж.

Что делать, если форма не даёт сохранить и пишет про цены? Это значит, что в выбранном тарифе на эти даты не заданы цены. Сохранить такую бронь нельзя — сначала проставьте цены в тарифе, потом возвращайтесь к созданию брони.

Можно ли добавить в бронь несколько гостей? Да. При создании достаточно основного гостя. Дополнительных удобнее добавить уже из карточки брони после её сохранения — там для этого есть отдельная кнопка.

Если я не выберу номер — что произойдёт? Сохраните бронь кнопкой «Сохранить и продолжить» — она попадёт в «нераспределённые» и будет видна отдельной строкой над шахматкой. Позже перетащите её в свободный номер.

Создаю почасовую бронь — как указать конкретные часы? Поставьте одинаковую дату заезда и выезда, затем разверните «Дополнительные параметры брони» и впишите время заезда и выезда (например, 10:00 → 14:00). Стоимость по почасовой брони всегда равна суточному тарифу — это сделано специально, чтобы избежать ошибок при ценообразовании.