Миграционный учёт в гостинице: как работает модуль Hotel OS2

Как работать с модулем «Миграционный учет»

Зачем это нужно. По закону гостиница каждый день передаёт в МВД сведения о проживающих гостях. Обычно администратор заполняет одни и те же данные дважды — сначала в карточке гостя, потом вручную в программе, через которую сведения уходят в МВД. Модуль «Миграционный учет» избавляет от двойной работы: он сам собирает уведомления по всем заселённым гостям, подсказывает, чего не хватает, и складывает готовые анкеты в один файл.

Передавать данные в МВД можно двумя способами: в электронном виде — через портал Госуслуг в территориальный орган МВД на региональном уровне, либо на бумажном или электронном носителе (флешка, диск) — в подразделение по вопросам миграции на районном уровне. Сведения, которые уходят на электронном носителе или через портал Госуслуг, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

С какими каналами передачи уведомлений работает модуль

Уведомления можно передавать через:

• Госуслуги (ЕПГУ);
• СКАЛА;
• ЕСРГ (ООО Технологии);
• ПК Вега;
• Контур.ФМС;
• Континент-сервис;
• СБИС.

Набор доступных каналов может отличаться в зависимости от региона. В этой статье разбираем работу с каналами Контур.ФМС, ПК Вега, Континент-сервис и СБИС — в них файл с уведомлениями загружается вручную. Для Госуслуг и СКАЛА есть отдельные инструкции.

Как работать с модулем миграционного учета

Шаг 1. Выберите канал передачи уведомлений

Откройте «Настройки» → вкладка «Миграционный учёт». В блоке «Канал передачи уведомлений» отметьте тот канал, с которым работает ваша гостиница. Под выбранным каналом появится короткая инструкция — она пригодится, если договор с каналом ещё не заключён. Нажмите «Сохранить».

Здесь отмечаете свой канал и нажимаете «Сохранить». Пояснение под названием подсказывает, что нужно сделать, чтобы начать с ним работать.

Шаг 2. Откройте раздел «Уведомления о прибытии»

Раздел лежит в боковом меню: «Управление» → «Уведомления о прибытии». Здесь собираются анкеты всех гостей, которых вы заселили в шахматке. Сверху видно, какой канал сейчас активен.

Уведомления можно искать:

• по статусу;
• по гражданству гостя;
• по дате заезда или выезда гостя.

Справа в списке у каждого уведомления показан его статус. Основных четыре: «Не заполнено» — в анкете не хватает данных; «Готово к передаче» — анкета заполнена и ждёт выгрузки; «Выгружено» — анкета попала в скачанный файл; «Зарегистрировано» — вы отметили, что МВД приняло уведомление.

Ещё три статуса встречаются реже, но они есть и в списке, и в фильтрах:

• «Отмечено переданным» — вы нажали кнопку «Отметить переданными» над списком: так помечают анкеты, отданные в канал, пока из МВД нет ответа.
• «Возвращено» — уведомление вернулось с ошибкой, под статусом красным написана причина. Исправьте анкету: как только обязательные поля заполнены, статус сам сменится на «Готово к передаче».
• «Снят с учёта» — гость снят с миграционного учёта, передавать по нему больше ничего не нужно.

Это рабочий экран модуля: слева гости, справа их статусы, сверху — кнопки выгрузки. Строка с фильтрами помогает быстро найти нужные анкеты.

Шаг 3. Выгрузите готовые уведомления

Уведомления со статусом «Готово к передаче» можно выгрузить в файл csv или xml-архив. Этот файл затем нужно загрузить в канал передачи уведомлений в МВД.

Обратите внимание. Модуль собирает, группирует и помогает правильно заполнить уведомления. Скачать файл и загрузить его в канал передачи уведомлений нужно вручную.

Как подготовить уведомления о прибытии

В разделе «Уведомления о прибытии» находятся уведомления всех гостей, которые были заселены в шахматке.

Статус «Не заполнено» стоит у тех гостей, чья анкета заполнена не полностью.

Обратите внимание. Если гость заселён по водительскому удостоверению, в уведомлении о прибытии не хватит части обязательных сведений.

Недостающую информацию можно дописать прямо в разделе «Уведомления о прибытии» — после этого уведомление само поменяет статус на «Готово к передаче».

Чтобы заполнить уведомление:

1. Кликните на имя гостя или справа нажмите «Действие» → «Редактировать».
2. Откроется анкета, которую нужно заполнить данными гостя. Некоторые поля отмечены восклицательным знаком — так система предупреждает, что без них уведомление в МВД не уйдёт.
3. После заполнения нужных данных статус уведомления изменится на «Готово к передаче».

Это поля для данных гостя. Поля со знаком «!» — обязательные: номер документа и дата рождения. Как только они заполнены, анкета становится готовой к отправке.

Особенности работы с уведомлениями о прибытии

1. Для гостей, у которых регион прописки совпадает с регионом гостиницы, уведомления не создаются.
2. Чтобы данные из анкеты гостя в шахматке попали в анкету модуля миграционного учета, сведения о госте — паспортные данные, дата рождения и так далее — должны быть заполнены до заселения. Если информация внесена уже после заселения, отмените заселение по бронированию → сохраните → заселите заново → сохраните. Данные из анкеты гостя в шахматке перенесутся в модуль. Либо просто отредактируйте анкету прямо в разделе «Уведомления о прибытии».

Обратите внимание. Когда вы заполняете анкету в модуле миграционного учета, данные не уходят обратно в профиль гостя — они останутся только в модуле.

Как выгрузить уведомления о прибытии

После того как все анкеты заполнены, выгрузите уведомления в файл csv или xml-архив.

1. Нажмите кнопку «Выгрузить csv для отправки» или «Выгрузить xml-архив для отправки». Файл сохранится на компьютер и будет содержать все уведомления со статусом «Готово к передаче». Их статус изменится с «Готово к передаче» на «Выгружено».
2. Зайдите в личный кабинет канала передачи уведомлений — например, «Контур.ФМС» — и загрузите скачанный файл. После загрузки уведомления будут готовы к отправке в МВД. Как отправить их дальше, подскажет техническая поддержка канала.
3. В модуле можно отметить, что уведомление о прибытии гостя отправлено в МВД. Для этого выберите действие «Завершить регистрацию». Статус уведомления изменится на «Зарегистрировано». Этот статус ставится вручную. Анкета в уведомлении со статусом «Зарегистрировано» недоступна для редактирования.

Если после выгрузки всех уведомлений к вам заехал новый гость, его уведомление можно выгрузить отдельно. Заполните анкету → напротив уведомления нажмите «Действие» → выберите «Выгрузить csv» или «Выгрузить xml».

Так выглядит меню «Действие» у отдельной строки: отсюда можно отредактировать анкету, выгрузить одно уведомление или завершить регистрацию.

Примечание. Чтобы анкета со статусом «Зарегистрировано» снова стала доступна для правок, выберите действие «Выгрузить csv» или «Выгрузить xml». Статус изменится на «Выгружено», и вы сможете внести изменения.

Подсказки

• Заполняйте паспортные данные гостя до заселения — тогда уведомление сразу окажется в статусе «Готово к передаче», и дозаполнять ничего не придётся.
• Фильтр по статусу «Не заполнено» — самый полезный на утренней смене: за минуту видно, у кого из вчерашних заездов не хватает данных.
• Выгружайте уведомления в конце дня одной пачкой — так проще не потерять ни одного гостя и не загружать в канал один и тот же файл дважды.
• Статус «Зарегистрировано» ставьте только после того, как убедились, что канал принял файл. Это ваша отметка «здесь всё закрыто», по ней удобно ориентироваться на следующий день.
• Если ошиблись в анкете уже зарегистрированного гостя — не паникуйте: выгрузите её ещё раз, статус вернётся на «Выгружено», и поля откроются.

Частые вопросы

По части гостей уведомления вообще не появились. Это ошибка? Скорее всего нет. Для гостей, у которых регион прописки совпадает с регионом гостиницы, уведомления не создаются — их передавать не нужно.

Гость заселён по водительскому удостоверению, в анкете не хватает данных. Что делать? Откройте анкету в разделе «Уведомления о прибытии» и допишите недостающие сведения вручную — номер документа и дату рождения. После сохранения статус станет «Готово к передаче».

Я заполнил анкету в модуле — почему данные не появились в карточке гостя? Так и задумано: правки в модуле остаются только в уведомлении и в профиль гостя не переносятся. Если хотите, чтобы данные были и там, внесите их в карточку гостя отдельно.

Уведомления сами уходят в МВД после выгрузки? Нет. Модуль готовит и собирает уведомления, а скачанный файл вы загружаете в личный кабинет своего канала передачи вручную. Дальше отправкой занимается канал.

Что делать, если после общей выгрузки заехал ещё один гость? Заполните его анкету и напротив уведомления нажмите «Действие» → «Выгрузить csv» или «Выгрузить xml». Файл будет содержать только это уведомление.

Как понять, какие анкеты ещё не отработаны? По статусам: «Не заполнено» — нужно дозаполнить, «Готово к передаче» — ждёт выгрузки, «Выгружено» — файл скачан и загружается в канал, «Отмечено переданным» — файл отдан в канал, ответа пока нет, «Зарегистрировано» — работа по гостю завершена.

У гостя статус «Возвращено» — что это значит? Уведомление вернулось с ошибкой, её причина написана красным прямо под статусом: чаще всего это незаполненный номер документа. Откройте анкету, допишите недостающее и сохраните — статус сам сменится на «Готово к передаче», и анкету можно выгружать заново.