Автоматическое выставление счетов в электронные каналы продаж

Автоматическое выставление счетов в электронные каналы продаж

Зачем это нужно. Когда бронь приходит из электронного канала продаж и гость оплачивает проживание по безналичному расчёту, каналу нужно выставить счёт на оплату. Если делать это вручную по каждой броне — уходит время и легко ошибиться в сумме или реквизитах.

Модуль «Автоматическое выставление счетов» берёт эту работу на себя. Как только бронь из подключённого канала сохраняется в системе, счёт формируется сам и уходит на почту канала. Сотрудникам отеля не нужно ничего считать и отправлять руками — всё происходит автоматически и без ошибок.

Важно: счета выставляются только по броням с безналичным способом оплаты.

В какие каналы можно выставлять счета

Модуль работает со следующими каналами:

• Bronevik.com
• Roomlink (ранее — Zabroniryi.ru)
• Алеан
• CBooking
• Городской центр бронирования
• РосЮгКурорт
• Hotelbook
• ХотелСтар/HotelStar
• Дельфин
• Региональный Центр Бронирования
• PEGAS Touristik

Как подключить канал к автоматическому выставлению счетов

Шаг 1. Откройте нужный раздел

В левом меню выберите «Каналы продаж» и перейдите на вкладку «Автоматическое выставление счетов». На вкладке «Каналы» вы увидите список уже подключённых каналов и кнопку «Добавить канал».

Вверху — вкладка «Автоматическое выставление счетов» (1), справа — кнопка «Добавить канал» (2), с которой начинается настройка.

Шаг 2. Нажмите «Добавить канал»

Откроется пошаговый мастер из четырёх шагов. Сверху видно, на каком шаге вы находитесь.

Шаг 3. Проверьте реквизиты гостиницы

На первом шаге мастера подставлены реквизиты вашей гостиницы. Выберите ставку НДС, укажите ФИО и должность ответственного лица. Подпись и печать организации загружаются на вкладке «Реквизиты гостиницы» — они автоматически подставятся в счёт.

Шаг 4. Выберите канал

Выберите из списка канал, в который будут уходить счета, и нажмите «Продолжить». Каналы, которые уже подключены, отмечены и выбрать их повторно нельзя.

Отметьте нужный канал (1) и нажмите «Продолжить» (2).

Шаг 5. Добавьте адреса электронной почты канала

Укажите e-mail, на который канал принимает счета. Кнопкой «Добавить Email» можно добавить несколько адресов — например, продублировать счёт на сотрудника отеля, ответственного за оплату.

Для некоторых каналов (например, Roomlink и Hotelbook) адрес добавлять не нужно: счёт уходит на почту, указанную прямо в брони, — она своя для каждого бронирования. В этом случае система подскажет, что почту заполнять не требуется.

Шаг 6. Заполните реквизиты канала

Укажите реквизиты канала, которые будут напечатаны в счёте. Нажмите «Посмотреть пример счёта», чтобы заранее увидеть, как будет выглядеть документ.

Шаг 7. Нажмите «Завершить»

Канал подключён и появится в списке на вкладке «Каналы». Теперь счета по броням из этого канала будут формироваться и отправляться сами.

Как посмотреть отправленные счета

Нажмите на название канала в списке — раскроется таблица со всеми отправленными счетами. По каждому счёту видно номер брони, имя гостя, сумму и дату с временем отправки.

В таблице видно номер брони, по которой ушёл счёт (1). Если счёт нужно отправить ещё раз, нажмите «Отправить повторно» (2) — система направит его заново.

Кнопка «Действие» справа от канала позволяет изменить банковские реквизиты и почту либо отключить отправку счетов по этому каналу.

Как настроить ставку НДС

Перейдите на вкладку «Реквизиты гостиницы». В блоке «Ставка НДС» выберите ставку на проживание и на дополнительные услуги, которые не включены в стоимость проживания.

Выберите ставку НДС на проживание (1) и сохраните реквизиты кнопкой «Сохранить» (2).

Если ставка изменится с определённой даты, её можно запланировать заранее: укажите процент и дату начала действия. Выбрать сегодняшнюю или прошедшую дату нельзя. Запланированное изменение при необходимости можно удалить.

Как это работает

После того как бронь из подключённого канала сохраняется в системе, счёт формируется автоматически и отправляется на указанный адрес. В любой момент вы можете открыть счёт заново или отправить его повторно — для этого раскройте канал, найдите нужную бронь по номеру и нажмите «Отправить повторно».

Подсказки

• Сначала предупредите канал. Перед подключением сообщите специалистам канала, что вы собираетесь выставлять счета автоматически, и уточните у них адрес для приёма счетов.
• Дублируйте счёт на себя. Добавьте второй e-mail — почту сотрудника отеля, ответственного за оплату. Так у вас всегда будет копия отправленного счёта.
• Проверьте реквизиты заранее. Загрузите подпись и печать и заполните ответственное лицо на вкладке «Реквизиты гостиницы» до подключения каналов — тогда всё подставится в счёт само.
• Пользуйтесь примером счёта. Перед завершением настройки нажмите «Посмотреть пример счёта» и убедитесь, что все данные указаны правильно.

Частые вопросы

По каким броням выставляются счета? Только по броням с безналичным способом оплаты, пришедшим из подключённых каналов. По наличным оплатам счета в канал не уходят.

Нужно ли добавлять почту для всех каналов? Нет. Для части каналов (например, Roomlink и Hotelbook) счёт уходит на адрес, указанный в самой брони. Система сама подскажет, если почту заполнять не требуется.

Можно ли отправить счёт повторно? Да. Раскройте канал, найдите бронь по номеру и нажмите «Отправить повторно» — счёт уйдёт заново.

Как временно остановить отправку счетов по каналу? Нажмите «Действие» напротив канала и выберите «Отключить отправку счетов». Позже отправку можно снова включить.

Что будет, если поменять ставку НДС? Если изменить действующую ставку, она применится сразу. Чтобы новая ставка вступила в силу с нужной даты, запланируйте её заранее — укажите процент и дату начала действия.