Как отменить бронирование в Шахматке

Как отменить бронирование в Шахматке

Зачем это нужно

Зачем отменять бронь, если можно её просто оставить? Затем, что «висящая» бронь блокирует номер для других гостей, портит статистику загрузки и не даёт корректно посчитать выручку. Гость не заехал, передумал или попросил отменить — отмените бронь, и номер сразу освободится.

Отмена в один клик: бронь остаётся в общем списке, но со статусом «Отменено», причина сохраняется в истории, а гость сразу получает уведомление на электронную почту.

Как отменить бронирование

Шаг 1. Откройте раздел «Шахматка»

В боковом меню слева выберите пункт «Шахматка». Найдите нужную бронь по гостю, номеру комнаты или дате заезда.

Если бронь уже состоялась через сайт или канал продаж — её можно открыть и из раздела «Бронирования» (там удобно искать по номеру брони или фамилии).

Шаг 2. Откройте карточку брони и нажмите «Отменить»

Кликните на бронь — справа откроется карточка с деталями. Внизу карточки есть кнопка «Отменить» (красная).

Кнопка доступна только для броней в статусе «Ожидает» или «Подтверждено». Если гость уже заселён или выехал — отменить нельзя, нужно сначала отменить заселение.

Шаг 3. Выберите причину и подтвердите

Откроется окно отмены. Выберите причину из выпадающего списка — это поможет потом в отчётах:

• Отмена гостем
• Изменение планов
• Нашёл другой вариант
• Слишком дорого
• Форс-мажор
• Ошибка бронирования
• Отмена отелем

Если ни одна не подходит — впишите свою причину в поле ниже. После этого нажмите «Отменить бронь».

Готово: бронь получит статус «Отменено», номер освободится, а гостю уйдёт письмо с уведомлением об отмене.

Подсказки

• Если по броне была оплата — система покажет предупреждение «Оплачено N ₽ — при необходимости оформите возврат». Возврат оформляется прямо в карточке брони: в блоке со счётом, рядом со строкой «Оплачено», нажмите кнопку «Оформить возврат». Отмена брони сама по себе деньги не возвращает.
• Причина отмены — важна. Она остаётся в истории брони и попадает в отчёт по отменам. По итогам месяца можно понять: почему гости отменяют чаще всего — слишком дорого? Передумали? Это поможет улучшить продажи.
• Письмо гостю уходит автоматически, если в его профиле указан email. Если email пустой — уведомление просто не отправится, никаких ошибок.
• Хотите вернуть бронь? Отменили по ошибке или гость передумал — откройте эту же бронь и нажмите «Восстановить бронь» (зелёная кнопка внизу карточки). Система спросит, кого уведомить о восстановлении, и вернёт брони статус «Подтверждено». Создавать новую бронь не нужно.

Частые вопросы

Можно ли отменить уже заселённую бронь? Напрямую — нет, но путь есть. В карточке заселённой брони нажмите «Отменить заселение» — бронь вернётся в статус «Подтверждено», и кнопка «Отменить» снова станет активной. Не используйте для этого «Выписать»: после выселения отменить бронь уже нельзя.

Гость не получил письмо об отмене — почему? Проверьте, что в профиле гостя указан email и он написан без опечаток. Если email указан, но письмо не пришло — попросите гостя проверить папку «Спам».

Можно ли отменить несколько броней сразу? Да. В разделе «Бронирования» выделите нужные брони галочками и нажмите «Отменить» в верхней панели — все они получат статус «Отменено». Причину при массовой отмене система не спрашивает и не сохраняет. Если причина важна для отчёта по отменам — отменяйте брони по одной через карточку.

Сохраняется ли история отмены? Да. Карточка брони останется со всеми данными — гость, номер, даты, причина и время отмены. Это видно в журнале изменений брони и в отчёте по отменам.

Что делать, если бронь оплачена, а гость требует возврат? Сначала отмените бронь — это уберёт её из загрузки номера. Потом в той же карточке брони найдите блок со счётом и нажмите «Оформить возврат»: можно списать всю сумму или часть. Важно: это только запись в системе — сумма «Оплачено» уменьшится, а операция попадёт в историю брони. Сами деньги гостю нужно вернуть отдельно — через кассу или банк, тем же способом, каким вы обычно оформляете возвраты.