Заметки и указания: как создать и где смотреть

Заметки и указания: как создать и где смотреть

Зачем это нужно. В работе отеля постоянно возникают мелочи, которые легко забыть: гость просил ранний заезд, нужно проверить запас полотенец, подготовить документы для иностранного гостя. Раздел «Заметки и указания» — это общий журнал таких дел. Одни заметки касаются всего отеля, другие привязаны к конкретному бронированию. Всё в одном месте, ничего не теряется, и любой сотрудник смены видит, что нужно сделать.

Заметки бывают двух видов: общие (не связаны с бронью) и для конкретного бронирования. Ниже разберём, как создать и те и другие, и где потом искать весь список.

Как создать общую заметку

Общая заметка — это напоминание для всего отеля, не привязанное к гостю или брони. Например, «проверить кофемашину в лобби» или «заказать моющие средства».

Шаг 1. Откройте раздел «Заметки и указания» и нажмите кнопку «Добавить заметку» в правом верхнем углу.

Так выглядит раздел: вверху — счётчики (сколько всего заметок, открытых, просроченных и выполненных), ниже — таблица со всеми заметками.

Шаг 2. Откроется окно новой заметки. Вверху выберите тип «Общая заметка». В поле «Текст» опишите задание.

Шаг 3. Выберите «Статус заметки»:

• «Не запланировано» — для дел без определённого срока исполнения.
• «Требует выполнения» — для дел, которые нужно сделать к определённой дате.

Если выбрать этот статус, появится поле «Запланировать на дату» — укажите день и время.

При желании можно указать категорию (ранний заезд, трансфер, оплата и другие) и приоритет — так заметку проще найти в списке.

Шаг 4. Нажмите «Готово». Заметка создана и сразу появится в общем списке.

Позже заметку можно отредактировать, отметить выполненной или удалить — кнопки действий находятся в строке заметки справа.

Как создать заметку для бронирования

Такая заметка привязана к конкретной брони — удобно, когда договорённость касается определённого гостя.

Шаг 1. В разделе «Заметки и указания» нажмите «Добавить заметку».

Шаг 2. В окне выберите тип «Для бронирования» и найдите нужную бронь — по номеру брони или имени гостя.

Шаг 3. В поле «Текст» опишите задание. Например: «Гостья просила ранний заезд к 12:00 — подготовить номер заранее».

Шаг 4. Выберите статус заметки — «Не запланировано» или «Требует выполнения» с датой, так же как для общей заметки.

Шаг 5. Нажмите «Готово». Заметка сохранится и будет видна в общем списке рядом с номером брони. По этому номеру можно перейти к самой брони.

Где посмотреть все заметки

Полный список заметок всегда находится в разделе «Заметки и указания». Общие заметки и заметки по броням лежат в одной таблице: у общей заметки вместо номера брони стоит пометка «Общая заметка», у заметки для брони — номер и имя гостя.

Чтобы быстро найти нужное, используйте фильтры над таблицей: по статусу (все / открытые / выполненные), по категории и по периоду. Есть и поиск — по тексту заметки, имени гостя или номеру брони. Весь список можно выгрузить в файл кнопкой «Экспорт CSV».

Подсказки

• Ставьте статус «Требует выполнения» с датой для важных дел — просроченные

заметки подсвечиваются красным, и их сразу видно.

• Указывайте категорию (ранний заезд, трансфер, оплата) — по ней потом легко

отфильтровать нужные заметки.

• Приоритет «Срочный» или «Высокий» поднимает заметку выше в списке — так

срочные дела не потеряются.

• Выполнили дело — отметьте заметку галочкой. Она останется в истории, но

уйдёт из числа открытых.

Частые вопросы

Чем общая заметка отличается от заметки для брони? Общая заметка не привязана к гостю — это напоминание для всего отеля. Заметка для брони связана с конкретным бронированием и показывается рядом с его номером.

Обязательно ли указывать дату? Нет. Дата нужна только для статуса «Требует выполнения». Для статуса «Не запланировано» срок не указывается.

Можно ли изменить или удалить заметку? Да. В строке заметки справа есть кнопки: отметить выполненной, а также удалить. Текст и параметры заметки можно поправить в любой момент.

Куда попадают выполненные заметки? Они остаются в списке, но помечаются как выполненные. Чтобы скрыть их, выберите в фильтре статуса значение «Открытые».

Как быстро найти заметку по конкретному гостю? Введите имя гостя или номер брони в строку поиска над таблицей — останутся только подходящие заметки.