Как оформить платёж и напечатать чек при работе с кассой

Как оформить платёж и напечатать чек при работе с кассой

Зачем это нужно? Когда гость оплачивает проживание или услуги на стойке, вам нужно не только зафиксировать деньги в системе, но и выдать фискальный чек — этого требует закон. Чтобы не переключаться между программами и кассой, платёж и печать чека делаются в одном окне прямо в карточке бронирования. Вы указываете сумму, выбираете способ оплаты, решаете, печатать ли чек и куда отправить его электронную копию гостю — и всё это за несколько кликов.

Ниже — пошаговая инструкция, как принять оплату и напечатать чек прихода.

Шаг 1. Откройте бронирование и перейдите к оплате

Найдите нужное бронирование в списке или в шахматке и откройте его карточку. В карточке будет кнопка «Принять оплату» с указанием суммы к оплате. Нажмите её — откроется окно оформления платежа.

Шаг 2. Укажите сумму и способ оплаты

В открывшемся окне проверьте сумму оплаты — по умолчанию подставляется весь остаток по брони, но вы можете ввести любую сумму (например, если гость платит частично).

Выберите способ оплаты: «Наличные» или «Безнал». Если у гостя несколько услуг, разверните блок «Детализация оплаты» — там можно переключателями отметить, за какие именно услуги проходит платёж.

На картинке выше стрелка указывает на поле «Сумма (₽)» — здесь вы задаёте, сколько денег принимаете от гостя.

Шаг 3. Решите, печатать ли чек

Ниже способа оплаты есть галочка «Печатать чек»:

• если чек нужен — оставьте галочку;
• если чек не нужен — снимите её: окно печати не откроется, платёж проведётся сразу.

Решайте это до нажатия «Принять»: в карточке брони, в списке «Операции с оплатой и чеками», платёж в любом случае получит отметку «Напечатан», и вернуться к печати чека по нему уже не получится.

Если галочка стоит, ниже появляется список «Касса, через которую напечатать чек» — выберите нужную, если касс в отеле несколько.

После этого нажмите кнопку «Принять».

Здесь стрелка 1 показывает галочку «Печатать чек», а стрелка 2 — кнопку «Принять», которой вы подтверждаете оплату.

Шаг 4. Выберите, как отправить чек гостю

Если галочка «Печатать чек» оставлена, откроется окно «Печать чека по счёту». В нём видно, через какую кассу пройдёт чек, сумма и способ оплаты. Здесь же можно выбрать, как отправить гостю электронную версию чека:

• на почту — на адрес электронной почты гостя;
• на телефон — на номер телефона гостя;
• не отправлять — если гостю электронный чек не нужен.

Стрелка 1 указывает на выбор способа отправки чека, стрелка 2 — на кнопку «Распечатать чек».

Шаг 5. Нажмите «Распечатать чек»

Нажмите кнопку «Распечатать чек». Оплата будет проведена, а касса напечатает чек прихода. Информация о платеже сразу появится в блоке операций по брони и в истории изменений. Все платежи и возвраты по всем бронированиям вы также найдёте в разделе «Управление отелем» → «Кассы».

Подсказки

• Отправка электронного чека настраивается на стороне оператора фискальных данных — организации, которая обслуживает вашу кассу. Если у оператора отправка чеков выключена, гостю чек не придёт, даже если вы указали почту или телефон.
• Если гость платит частично, просто введите нужную сумму в шаге 2 — остаток можно будет принять позже отдельным платежом.
• Не нужен чек прямо сейчас? Снимите галочку «Печатать чек» — платёж всё равно зафиксируется. Но отложить печать «на потом» не выйдет: в списке «Операции с оплатой и чеками» такой платёж покажется со статусом «Напечатан», и кнопки, чтобы пробить по нему чек позже, там не будет.
• Если у гостя не заполнены ни почта, ни телефон, доступным останется только вариант «Не отправлять» — чек напечатается на бумаге.

Частые вопросы

Можно ли принять оплату без печати чека? Да. На шаге 3 снимите галочку «Печатать чек» — окно с выбором доставки не появится, деньги просто зафиксируются по брони. Учтите: в списке «Операции с оплатой и чеками» платёж всё равно будет помечен как «Напечатан», а напечатать чек по нему задним числом нельзя. Если есть хоть какая-то вероятность, что чек понадобится, — оставьте галочку.

Гость не получил электронный чек — что делать? Проверьте, правильно ли указаны почта или телефон гостя, и включена ли отправка чеков у вашего оператора фискальных данных. Сама отправка происходит на его стороне.

Что делать, если гость платит только за часть услуг? Откройте блок «Детализация оплаты» на шаге 2 и переключателями отметьте только те услуги, за которые проходит оплата. Сумма пересчитается автоматически.

Где потом посмотреть все проведённые платежи и чеки? Каждая операция отображается в самой брони — в блоке операций и истории изменений. Общий список по всем бронированиям находится в разделе «Управление отелем» → «Кассы».

Можно ли выбрать, наличными или картой прошёл платёж? Да, на шаге 2 выберите «Наличные» или «Безнал». Выбранный способ попадёт и в чек.