Как сверять брони с сайта перед закрытием месяца

Как сверять брони с сайта перед закрытием месяца

Зачем это нужно. В конце каждого месяца бухгалтерия закрывает документы и считает, какие брони с сайта оплачены, а какие нужно убрать (гость не заехал, отменил, заехал на меньше дней). Если суммы расходятся, документы на оплату уйдут с ошибкой — а потом будет долго и неудобно объясняться с гостем или с платёжной системой.

Раздел «Сверка броней с сайта» собирает в одну таблицу все брони, которые гости сделали через виджет бронирования на вашем сайте. По каждой брони видно: гость, даты, сумма, наша комиссия 5 %. Прямо здесь можно поправить дату или сумму, исключить бронь, отметить «обработана» — чтобы не возвращаться к ней повторно, и выгрузить итоговый файл для бухгалтерии.

Сверять можно только те брони, у которых уже наступила дата выезда. На правки даётся 4 дня после выезда — потом раздел заблокирует изменения, и вернуть их будет нельзя.

Шаг 1. Откройте «Сверка броней с сайта» и выберите месяц

В левом меню раскройте раздел «Аналитика» и нажмите «Сверка броней с сайта». Сверху появится строка из двенадцати месяцев — текущий месяц подсвечен синей рамкой, он же открыт по умолчанию.

Чтобы посмотреть прошлый месяц — нажмите на нужное название. Для года старше или новее используйте стрелки слева и справа от номера года.

В таблице вы увидите по каждой брони: порядковый номер, номер брони, ФИО гостя, даты заезда и выезда, сумму и нашу комиссию (5 %). Сверху показаны итоговые суммы — сколько броней, сколько обработано и общая сумма к оплате.

Шаг 2. Разберите каждую бронь

По каждой строке возможны три действия:

• Поправить даты или сумму. Нажмите «Править» — откроется окно, где можно изменить заезд, выезд и сумму. Комиссия пересчитается автоматически. Полезно, когда гость уехал раньше или попросил о возврате части денег.

• Исключить бронь. Если гость не заехал или отменил бронь после нашего срока — нажмите «Исключить». Сумма по такой брони не попадёт в документы за этот месяц. В окне можно указать причину — она сохранится в истории.

• Отметить как обработанную. Кликните по порядковому номеру в первом столбце слева. Шрифт станет обычным, фон строки светлеет — так вы видите, какие брони уже разобраны. Повторный клик по номеру снимет отметку.

Сверху таблицы есть фильтр «Все брони / Необработанные / Обработанные». Удобно: оставьте «Необработанные», и вы сразу увидите, сколько броней ещё ждут вашего внимания.

Шаг 3. Выгрузите итоговый файл

Когда все брони за месяц разобраны, нажмите кнопку «Экспортировать сверку в Excel» в правом верхнем углу. Вы получите таблицу со всеми броними, суммами и статусами — её можно отдать бухгалтеру или приложить к закрытию месяца.

Подсказки

• Открывайте сверку каждые 3-4 дня, а не раз в месяц — тогда правки укладываются в 4-дневное окно и ничего не «протухает».
• Если гость не заехал, лучше исключить бронь сразу, а не оставлять её в активных. Иначе сумма уйдёт в документы на оплату, и придётся возвращать.
• В колонке «История» виден поповер со всеми изменениями по брони: кто и когда исключил, кто поправил сумму. Удобно при разборе спорной ситуации.
• Перед экспортом включите фильтр «Все брони» — иначе в файле окажутся только те, которые попадают под текущий фильтр.

Частые вопросы

За какой период видно брони? По дате выезда. Если бронь выезжает 12 июня, она попадёт в сверку за июнь.

Что будет, если я не исключу отменённую бронь? Сумма попадёт в итог месяца и в файл для бухгалтерии. Исправить уже невозможно — через 4 дня после выезда раздел блокирует правки.

Можно ли вернуть бронь, которую я случайно исключил? Да, пока действует 4-дневное окно. У исключённой брони в колонке «Действия» появится кнопка «Вернуть» — нажмите её, и бронь снова станет активной.

Что значат 5 % в колонке «Комиссия»? Это наша комиссия за каждую оплаченную бронь с виджета на сайте. Считается автоматически от суммы по брони и пересчитывается, если вы поправите сумму.

Гость заехал, но заплатил наличными на месте — что делать? Бронь останется в сверке как активная — она же действительно состоялась. Если оплата прошла мимо нас, просто отметьте бронь обработанной и оставьте комментарий в истории.