Как закрыть и открыть смену в ККМ

Зачем нужно открывать и закрывать смену? Касса работает сменами — как продавец за прилавком: пришёл утром, открыл смену, целый день пробивает чеки, а вечером закрывает её и снимает итоговый отчёт. Без открытой смены касса не напечатает ни одного чека, а если смену вовремя не закрыть — она перестанет работать. Поэтому важно уметь открывать смену в начале дня и закрывать в конце.

Всё управление сменой находится в разделе «Управление отелем» → «Кассы». Ничего дополнительно устанавливать не нужно — все действия делаются в пару кликов.

Шаг 1. Откройте меню «Действие» напротив кассы

Зайдите в раздел «Кассы». Напротив названия нужной кассы нажмите кнопку «Действие». В открывшемся меню вы увидите пункты «Открыть смену», «X-отчёт» и «Закрыть смену (Z-отчёт)».

Обратите внимание: если пункты «X-отчёт» и «Закрыть смену (Z-отчёт)» бледные и на них нельзя нажать — значит предыдущая смена уже закрыта, а новая ещё не открыта. Это нормально: сначала откройте смену.

Шаг 2. Откройте смену

Смена открывается автоматически, как только вы пробьёте первый чек. Но открыть её можно и вручную — заранее, до первого платежа. Для этого нажмите «Действие» → «Открыть смену».

После открытия появится отчёт: касса, номер смены, кассир и время открытия. Теперь напротив кассы горит отметка «Смена открыта» с её номером, и касса готова печатать чеки.

Помните про ограничение: максимальная длительность смены — 24 часа с момента открытия. Если за сутки смену не закрыть, касса перестанет печатать чеки и покажет сообщение «Превышена длительность смены». Чтобы всё снова заработало — просто закройте смену и откройте новую.

Шаг 3. Закройте смену (Z-отчёт)

В конце рабочего дня смену нужно закрыть. Снова нажмите «Действие» напротив кассы и выберите «Закрыть смену (Z-отчёт)».

Система сформирует итоговый отчёт о закрытии смены — так называемый Z-отчёт. В нём видно номер смены, кассира, время открытия и закрытия, а также сколько наличных в кассе.

После закрытия отметка снова меняется на «Смена закрыта». Следующим утром вы откроете новую смену — и так по кругу каждый рабочий день.

Шаг 4. Как выбирается кассир

Отдельно выбирать кассира не нужно — он определяется сам при первом платеже с печатью чека в смене. Тот сотрудник, который открыл смену (пробил первый чек), и будет кассиром до конца смены: все чеки пробиваются на него.

Если нужно, чтобы чеки шли на другого сотрудника — закройте текущую смену и откройте новую под этим сотрудником.

Подсказки

• Открывайте смену в начале дня, закрывайте в конце. Это привычка, которая избавит от ошибки «Превышена длительность смены».
• Не оставляйте смену открытой дольше суток. Через 24 часа касса перестаёт печатать чеки — держите это в голове, особенно если работаете круглосуточно.
• X-отчёт — это «проверка без закрытия». Если хочется посмотреть текущее состояние смены среди дня, не закрывая её, используйте пункт «X-отчёт».
• Один кассир на смену. Чтобы сменить кассира, закройте смену и откройте заново — так чеки будут корректно оформлены на нужного сотрудника.

Частые вопросы

Обязательно ли открывать смену вручную? Нет. Если вы просто начнёте пробивать чеки, смена откроется сама вместе с первым чеком. Ручное открытие удобно, когда хочется подготовить кассу заранее.

Что значит «Превышена длительность смены»? Это значит, что смена открыта дольше 24 часов и касса приостановила печать чеков. Закройте смену и откройте новую — печать возобновится.

Чем X-отчёт отличается от Z-отчёта? X-отчёт показывает текущее состояние смены, но не закрывает её — им можно пользоваться сколько угодно раз за день. Z-отчёт формируется при закрытии смены и завершает её.

Почему пункт «Закрыть смену» неактивен? Потому что смена сейчас не открыта. Закрывать нечего. Сначала откройте смену — и пункт станет доступным.

Можно ли поменять кассира, не закрывая смену? Нет. Все чеки в смене пробиваются на того, кто её открыл. Чтобы работал другой кассир, закройте смену и откройте новую под ним.