Отчёт «Выезды»

Отчёт «Выезды»

Зачем это нужно: в каждом отеле есть момент, когда администратору надо быстро понять — кто из гостей съезжает сегодня, какие у этих броней долги, кому подготовить документы и встретить на стойке. Отчёт «Выезды» собирает всех выезжающих гостей за выбранный период в одну таблицу — её можно скачать в файл и распечатать.

Это удобно и для утренней планёрки: вы видите общий объём выездов на смену, сколько денег ещё нужно дополучить, какие у гостей пожелания и заметки.

Что попадает в отчёт

В отчёт «Выезды» попадают:

• заселённые бронирования, у которых дата выезда попадает в выбранный период;
• бронирования со статусом «Выезд».

По умолчанию отчёт формируется на текущую дату.

Шаг 1. Откройте раздел «Отчёты»

В левом меню нажмите «Отчёты». Откроется вкладка «Отчёты» со списком готовых отчётов общего назначения. Найдите строку «Выезды».

Шаг 2. Выберите период

В строке «Выезды» укажите дату начала и дату окончания. Если оставить обе даты сегодняшними — получите список выезжающих сегодня. Можно выбрать любой период — например, всю предстоящую неделю или прошлый месяц.

Шаг 3. Скачайте или распечатайте

Дальше есть два пути:

• CSV — отчёт сохраняется файлом на ваше устройство. Файл откроется в Excel или в любой другой программе для таблиц.
• Печать — открывается окно с уже свёрстанной таблицей и сразу запускается печать.

В отчёте отображаются:

• номер бронирования;
• ФИО гостя;
• количество гостей (взрослые и дети);
• даты и время заезда и выезда;
• тариф;
• баланс бронирования;
• статус бронирования;
• № комнаты, если бронированию назначен номер;
• стоимость;
• комментарий гостя;
• заметки администратора.

Шаг 4. Настройте колонки под себя

Кнопка «Вид» в строке отчёта позволяет убрать ненужные колонки или вернуть нужные. Например, для утренней планёрки оставьте только номер брони, гостя, комнату, время выезда и долг.

Настройки колонок сохраняются для вас на этом устройстве — в следующий раз отчёт откроется в том виде, как вы его оставили.

Подсказки

• Если нужен сокращённый список «кто выезжает сегодня и сколько должен» — оставьте через «Вид» колонки «№ брони», «ФИО гостя», «№ комнаты», «Выезд», «Долг», «Комментарий гостя».
• Кнопка «Сбросить» в меню «Вид» возвращает полный набор колонок.
• Под названием отчёта после первой выгрузки появится подпись «N записей» — так удобно сразу видеть, сколько выездов в выбранном периоде.
• Если за выбранный период нет выездов, отчёт сообщит об этом — попробуйте расширить период.

Частые вопросы

Почему гость, который должен был съехать вчера, всё ещё в отчёте на сегодня? Скорее всего бронь не была закрыта — статус остался «Заселён», а дата выезда была вчера. Откройте такую бронь и переведите её в выезд, либо измените дату выезда.

Можно ли посмотреть выезды на завтра? Да. В поле «Период» выставьте завтрашнюю дату в обоих полях — увидите ровно тех, кто выезжает завтра.

Что значит «Баланс»? Это разница между тем, что гость уже оплатил, и общей стоимостью брони. Если баланс отрицательный — у гостя долг. Если положительный — есть переплата (например, не вычтена услуга).

Где в отчёте увидеть пожелания гостя — поздний выезд, ранний завтрак? Они в колонке «Комментарий гостя». Если её не видно, включите её через кнопку «Вид».

Можно ли отчёт автоматически отправлять на почту утром? Сейчас отчёт выгружается вручную. Запланированная отправка появится в одном из следующих обновлений.