Онлайн-регистрация в отеле (онлайн чек-ин): что это и как работает
Онлайн-регистрация в отеле (онлайн чек-ин) — это когда гость до приезда сам заполняет анкету с паспортными данными по персональной ссылке, а администратор при заезде только сверяет документ и выдаёт ключ. Ссылка уникальна для каждой брони, данные после проверки сами переносятся в бронь.
Зачем нужна онлайн-регистрация
Классическая проблема: гость приезжает в отель, на ресепшен очередь, администратор 15 минут заполняет анкету и данные для уведомления о прибытии, копирует паспорт, отвлекается на телефон. Гость уставший, недовольный.
Решение / Hotel OS2: гость до приезда по ссылке заполняет всё сам — ФИО, паспорт, гражданство, адрес регистрации, контакт. На ресепшен останется только проверить документ и выдать ключ. 1 минута вместо 15.
Шаг 1. Откройте раздел «Онлайн-регистрация»
В боковом меню разверните секцию «Гости и CRM» → «Онлайн-регистрация».
Здесь видны все брони с предстоящим заездом + статус заполнения паспорта гостем:
- ⚪ Не отправлено — ссылку гостю ещё не отправляли
- 🟡 Гость открыл — гость открыл форму, но не сохранил
- 🔵 Заполнено — гость отправил данные, ждёт подтверждения
- 🟢 Подтверждено — администратор проверил и заселил
Фильтр сверху: Требуют действия / Подтверждённые / Все.
Шаг 2. Отправьте ссылку гостю
Найдите бронь в списке → нажмите «Ссылка» справа от строки. Система:
- Создаёт уникальный токен брони (защищённый, не угадывается)
- Формирует URL вида
https://hotelos2.ru/checkin/XXXXX... - Копирует ссылку в буфер обмена (toast «Ссылка скопирована»)
Отправьте её гостю любым способом — WhatsApp, Telegram, SMS, email.
Альтернативно — кнопка «Онлайн-регистрация гостя» прямо в карточке брони (открытой из шахматки или списка).
Шаг 3. Гость заполняет форму
Гость переходит по ссылке и видит простую форму из 3 блоков:
🔴 Блок 1. Личные данные
- Имя, Фамилия (обязательно)
- Дата рождения
- Пол
🔴 Блок 2. Документ
- Серия и номер паспорта (обязательно)
- Гражданство (список стран, по умолчанию Россия)
- Адрес регистрации (как в паспорте)
🔴 Блок 3. Контакт и заезд
- Телефон
- Планируемое время заезда (14:00–16:00 / 16:00–18:00 / поздний)
- Пожелания (комментарий администратору)
🟢 Кнопка «Подтвердить данные» — отправляет всё на сервер.
Шаг 4. Гость получает подтверждение
После отправки гость видит экран «Спасибо, ждём вас 1 июня!» с памяткой:
- Адрес отеля + карта
- Время заезда
- Номер брони
- Что взять с собой (паспорт оригинал)
- Контакт ресепшен
Лишний поход к стойке не нужен — администратор уже всё знает.
Шаг 5. Администратор подтверждает данные
Когда гость заполнил — заявка в админ-разделе сменит статус на 🔵 «Заполнено».
Вы открываете её, проверяете:
- ФИО соответствует загранпаспорту (для иностранцев)
- Серия/номер паспорта без опечаток
- Адрес регистрации указан
Если всё ок → нажимаете «Подтвердить» (статус → 🟢) → данные автоматически копируются в бронь (в Booking.guest.passport, passportCountry, и т.д.).
При заезде гостю остаётся только показать паспорт администратору для сверки.
Чем онлайн-регистрация отличается от регистрации на стойке
| На стойке | Онлайн-регистрация | |
|---|---|---|
| Кто вносит паспортные данные | Администратор, при госте | Гость, заранее, со своего телефона |
| Когда | В момент заезда | В любое время до заезда |
| Очередь на ресепшене | Растёт в часы заезда | Только сверка документа |
| Ошибки в данных | Опечатки при наборе под спешку | Гость пишет сам, администратор проверяет |
| Что остаётся на заезде | Анкета, копирование данных, ключ | Показать паспорт, получить ключ |
Онлайн-регистрация не отменяет проверку документа: администратор всё равно сверяет ФИО, серию и номер с оригиналом паспорта. Меняется другое — набор данных переезжает с вечернего пика заездов на спокойное время, а гость не ждёт у стойки после дороги.
Безопасно ли гостю отправлять паспорт по ссылке
Ссылка на форму персональная: она привязана к одной брони и содержит защищённый токен, который нельзя подобрать перебором. Чужую бронь по ней не открыть, а данные уходят прямо в карточку брони, а не в переписку в мессенджере.
Паспортные данные — это персональные данные, поэтому гость должен дать согласие на их обработку. Текст согласия и то, как его хранить, разобраны в статье анкета гостя и согласие на обработку данных.
Что ещё стоит сделать отелю:
- отправлять ссылку тем же каналом, через который гость бронировал (почта, телефон из брони);
- не пересылать гостю заполненные данные обратно в чат;
- давать доступ к разделу только тем сотрудникам, которым он нужен по работе.
Онлайн-регистрация и миграционный учёт
Данные, которые гость ввёл по ссылке, после подтверждения администратором попадают в бронь — а из брони их берёт модуль миграционного учёта. Для иностранного гостя на их основе готовится уведомление о прибытии, и администратору не нужно перепечатывать паспорт вручную.
Срок уведомления от онлайн-регистрации не зависит: он считается от дня прибытия гостя в гостиницу. Поэтому подтверждайте заполненные анкеты в день заезда.
Если гость не успел заполнить форму, ничего страшного — администратор внесёт данные на стойке обычным способом, а статус в разделе останется «Не отправлено» или «Гость открыл».
Автозаполнение через Сбер ID, Т-ID и Госуслуги
Чтобы гостю не набирать паспорт вручную, в форме онлайн-регистрации можно включить вход через Сбер ID, Т-ID или Госуслуги: данные документа подтягиваются из профиля гостя, ему остаётся проверить их и нажать «Подтвердить данные».
Автозаполнение особенно выручает с гостями старшего возраста и с теми, кто бронирует с телефона в дороге: вместо десятка полей — вход в знакомое банковское приложение и одна кнопка. Для иностранных гостей этот способ обычно не подходит, они заполняют форму вручную по загранпаспорту.
Как включить кнопки и что именно передаётся, описано в статье автозаполнение паспорта через Сбер ID и Госуслуги.
Частые вопросы
Онлайн-регистрация в отеле — что это простыми словами?
Гость до приезда заполняет анкету с паспортом по ссылке от отеля, а на стойке только показывает документ и получает ключ.
Обязательно ли гостю проходить онлайн-регистрацию?
Нет. Это удобство, а не обязанность: если гость не заполнил форму, администратор зарегистрирует его на стойке как обычно.
Нужно ли показывать паспорт, если онлайн-регистрация пройдена?
Да. Администратор сверяет данные из анкеты с оригиналом документа — без этого заселение не завершается.
Как отправить гостю ссылку на онлайн-регистрацию?
В разделе «Онлайн-регистрация» нажмите «Ссылка» в строке брони — ссылка скопируется, её можно отправить в мессенджер, SMS или на почту.
Читайте также
Эта статья была полезна?