Чек на аванс, предоплату и зачёт аванса в гостинице
Если гость платит до заезда, гостиница пробивает чек с признаком «Предоплата 100 %», «Предоплата» или «Аванс», а после оказания услуги — второй, закрывающий чек «Полный расчёт» с зачётом ранее внесённой суммы. Это требование 54-ФЗ (ст. 1.1): приём предоплаты и её зачёт — отдельные расчёты, а значения признака способа расчёта утверждены приказом ФНС № ЕД-7-20/662@.
Зачем это знать: когда к системе управления гостиницей подключён кассовый аппарат, чеки формируются автоматически при каждом платеже. Но формулировка на чеке — «Аванс», «Предоплата», «Полный расчёт» — зависит от того, когда именно гость заплатил и полностью ли оплачен счёт.
Чтобы касса правильно оформляла документы для налоговой, важно понимать эту логику. В этой статье объясняем, когда появляется какая подпись и как самостоятельно напечатать чек на зачёт аванса.
Шаг 1. Поймите, наступил ли момент оказания услуги
Момент оказания услуги — это момент заселения гостя. Именно он определяет, что будет написано на чеке.
Если гость уже заселён (момент оказания услуги наступил) — программа печатает один чек:
| Ситуация | Формулировка на чеке |
|---|---|
| Счёт оплачен полностью | Полный расчёт |
| Оплата частичная, детализация услуг выключена | Аванс |
| Оплата частичная, детализация услуг включена | Предоплата |
Если гость ещё не заселился (платёж до заезда) — будет напечатано два чека: первый в момент оплаты, второй — в момент выезда (зачёт аванса). Подробнее об этом — в шаге 2.
Шаг 2. Проверьте логику при платеже до заезда
Если оплата прошла раньше, чем гость заселился, система автоматически формирует чек-аванс. При выезде потребуется напечатать второй чек — зачёт аванса.
Вот как выглядят возможные варианты:
| Вариант | Первый чек (в момент оплаты) | Второй чек (при выезде) |
|---|---|---|
| 100% предоплата, детализация выключена | Предоплата 100% | Нужно напечатать вручную |
| 100% предоплата, детализация включена | Предоплата 100% | Нужно напечатать вручную |
| Частичная оплата, детализация выключена | Аванс | Формируется автоматически на последнем платеже |
| Частичная оплата, детализация включена | Предоплата | Формируется автоматически на последнем платеже |
Шаг 3. Напечатайте чек на зачёт аванса вручную
Если гость при заезде сделал 100% предоплату, при выезде программа напомнит вам о необходимости напечатать закрывающий чек.
Чтобы напечатать чек самостоятельно:
- Откройте нужное бронирование. Перейдите на вкладку «Счета и платежи».
- В разделе «Счета по бронированию» найдите оплаченный счёт.
- Нажмите кнопку «Напечатать чек на зачёт аванса» — она появляется в синем блоке под списком счетов.
Здесь нажмите синюю кнопку «Напечатать чек на зачёт аванса». После успешной печати на экране появится подтверждение с датой и временем.
Важно: Чек на зачёт аванса можно напечатать только после того, как гость заселился. Если время заезда ещё не наступило — кнопка в системе не появится.
Шаг 4. Настройте параметры формирования чеков
Три настройки влияют на то, что именно будет написано на кассовом чеке. Найти их можно в разделе «Управление отелем» → «Настройки» → вкладка «Кассы».
Здесь: вверху — список подключённых кассовых аппаратов, внизу — блок «Настройки формирования чека».
Настройки:
- Включить детализацию услуг при печати чеков — если включено, на чеке для каждой услуги (проживание, завтрак, парковка) будет указана отдельная сумма. Это влияет на формулировку: при включённой детализации вместо «Аванс» будет писать «Предоплата».
- Считать авансовыми все платежи до 00:00 даты выезда — если включено, программа будет считать все платежи, принятые до даты выезда, авансовыми. Это значит, что чек на зачёт аванса потребуется печатать при каждом выселении, даже если гость оплатил в день отъезда.
- Отображать проживание в «шт» — по умолчанию в чеке единица измерения проживания указывается как «сут.» (суток). Если включить эту настройку — изменится на «шт.».
После изменения настроек нажмите «Сохранить настройки чека».
Подсказки
На заметку. Если гость сделал несколько авансовых платежей по одному счёту — система напечатает один общий чек на зачёт аванса для всех платежей по этому счёту.
Совет. Чтобы не забыть о закрывающем чеке при выселении — включите настройку «Считать авансовыми все платежи до даты выезда». Тогда программа сама напомнит о печати чека при оформлении выезда.
Частые вопросы
Чек на зачёт аванса уже нельзя напечатать повторно — что делать? Система позволяет напечатать чек зачёта аванса только один раз. Если чек был напечатан по ошибке — обратитесь к старшему администратору для оформления корректировочных документов.
Почему кнопка «Напечатать чек на зачёт аванса» не появляется? Кнопка видна только если: (1) по бронированию есть оплата, (2) источник брони — не онлайн-агрегатор (Яндекс Путешествия, Т-Путешествия и др. — у них своя логика закрывающего чека). Проверьте эти условия.
Чем отличается «Аванс» от «Предоплаты» на чеке? Оба термина означают частичную оплату до оказания услуги. «Предоплата» используется, когда включена детализация услуг в настройках кассы. Юридической разницы нет — это особенности формулировок по требованиям к применению кассовой техники.
Можно ли изменить формулировку «Полный расчёт» на что-то другое? Нет. Формулировки «Полный расчёт», «Аванс», «Предоплата» и «Предоплата 100%» устанавливаются автоматически системой в соответствии с требованиями законодательства о применении кассовой техники.
Что произойдёт, если не напечатать чек на зачёт аванса при выселении? При оформлении выезда гостя, который ранее внёс предоплату, система выведет предупреждение с предложением напечатать закрывающий чек. Рекомендуем не пропускать этот шаг — это требование кассовой дисциплины.
Аванс или предоплата: в чём разница
Приказ ФНС № ЕД-7-20/662@ (приложение 2, тег 1214) даёт такие значения признака способа расчёта:
| Значение в чеке | Когда ставится |
|---|---|
| ПРЕДОПЛАТА 100% | полная предварительная оплата до момента передачи предмета расчёта |
| ПРЕДОПЛАТА | частичная предварительная оплата до передачи предмета расчёта |
| АВАНС | аванс |
| ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ | полная оплата, в том числе с учётом аванса (предоплаты), в момент передачи предмета расчёта |
На практике «Предоплату» ставят, когда понятно, за какие именно услуги платит гость, а «Аванс» — когда состав услуг на момент оплаты не расписан. Так устроен и Hotel OS2: при включённой детализации услуг в чеке пишется «Предоплата», при выключенной — «Аванс».
Нужен ли чек зачёта аванса при брони через сервис
Зависит от того, кто принял деньги гостя.
- Гость заплатил отелю — на сайте отеля, по ссылке, на стойке. Отель пробил чек предоплаты и после заезда должен пробить чек зачёта («Полный расчёт»).
- Гость заплатил агрегатору или каналу, который потом перечислил деньги отелю. Кто в этом случае пробивает чеки, определяется договором с площадкой и схемой расчётов (агентская или нет). Уточните это в договоре: если чек гостю выдала площадка, отель не дублирует его, но учитывает поступление по правилам, которые даст бухгалтер.
Для броней из Яндекс Путешествий есть отдельная статья о закрывающем чеке по броням из Яндекс Путешествий.
Закрывающий чек при 100 % предоплате
При полной предоплате до заезда первый чек — «Предоплата 100 %». Второй, закрывающий, пробивается после того, как услуга оказана, и имеет признак «Полный расчёт» с зачётом предоплаты: новых денег гость не платит, а в чеке указано, что расчёт проведён за счёт ранее внесённой суммы.
Последовательность в Hotel OS2:
- Гость оплатил бронь полностью — касса печатает чек «Предоплата 100 %».
- Гость заселился — в карточке брони на вкладке «Счета и платежи» появляется кнопка «Напечатать чек на зачёт аванса».
- При выезде программа напомнит о закрывающем чеке. Нажмите кнопку — после печати появится подтверждение с датой и временем.
Если включено «Считать авансовыми все платежи до 00:00 даты выезда», закрывающий чек нужен при каждом выезде, даже если гость платил в день отъезда.
Частые вопросы
Как пробить чек на аванс?
В Hotel OS2 чек формируется автоматически при оплате до заезда: при выключенной детализации услуг в нём будет «Аванс», при включённой — «Предоплата».
Нужен ли второй чек при 100 % предоплате?
Да. После оказания услуги пробивается закрывающий чек «Полный расчёт» с зачётом предоплаты — новых денег в нём нет.
Чем чек на аванс отличается от чека на предоплату?
По приказу ФНС это разные значения тега 1214. На практике «Предоплата» — когда понятно, за какие услуги платёж, «Аванс» — когда состав услуг не расписан.
Когда появляется кнопка «Напечатать чек на зачёт аванса»?
Только после заселения гостя. До времени заезда кнопки нет.
Читайте также
Эта статья была полезна?