Как печатаются чеки на предоплату, аванс и зачёт аванса
Логика формирования кассовых чеков при работе с ККМ: когда появляется «Аванс», «Предоплата», «Полный расчёт» и как напечатать чек на зачёт аванса вручную.
Зачем это знать: когда к системе управления гостиницей подключён кассовый аппарат, чеки формируются автоматически при каждом платеже. Но формулировка на чеке — «Аванс», «Предоплата», «Полный расчёт» — зависит от того, когда именно гость заплатил и полностью ли оплачен счёт.
Чтобы касса правильно оформляла документы для налоговой, важно понимать эту логику. В этой статье объясняем, когда появляется какая подпись и как самостоятельно напечатать чек на зачёт аванса.
Шаг 1. Поймите, наступил ли момент оказания услуги
Момент оказания услуги — это момент заселения гостя. Именно он определяет, что будет написано на чеке.
Если гость уже заселён (момент оказания услуги наступил) — программа печатает один чек:
| Ситуация | Формулировка на чеке | |---|---| | Счёт оплачен полностью | Полный расчёт | | Оплата частичная, детализация услуг выключена | Аванс | | Оплата частичная, детализация услуг включена | Предоплата |
Если гость ещё не заселился (платёж до заезда) — будет напечатано два чека: первый в момент оплаты, второй — в момент выезда (зачёт аванса). Подробнее об этом — в шаге 2.
Шаг 2. Проверьте логику при платеже до заезда
Если оплата прошла раньше, чем гость заселился, система автоматически формирует чек-аванс. При выезде потребуется напечатать второй чек — зачёт аванса.
Вот как выглядят возможные варианты:
| Вариант | Первый чек (в момент оплаты) | Второй чек (при выезде) | |---|---|---| | 100% предоплата, детализация выключена | Предоплата 100% | Нужно напечатать вручную | | 100% предоплата, детализация включена | Предоплата 100% | Нужно напечатать вручную | | Частичная оплата, детализация выключена | Аванс | Формируется автоматически на последнем платеже | | Частичная оплата, детализация включена | Предоплата | Формируется автоматически на последнем платеже |
Шаг 3. Напечатайте чек на зачёт аванса вручную
Если гость при заезде сделал 100% предоплату, при выезде программа напомнит вам о необходимости напечатать закрывающий чек.
Чтобы напечатать чек самостоятельно:
- Откройте нужное бронирование. Перейдите на вкладку «Счета и платежи».
- В разделе «Счета по бронированию» найдите оплаченный счёт.
- Нажмите кнопку «Напечатать чек на зачёт аванса» — она появляется в синем блоке под списком счетов.
Здесь нажмите синюю кнопку «Напечатать чек на зачёт аванса». После успешной печати на экране появится подтверждение с датой и временем.
Важно: Чек на зачёт аванса можно напечатать только после того, как гость заселился. Если время заезда ещё не наступило — кнопка в системе не появится.
Шаг 4. Настройте параметры формирования чеков
Три настройки влияют на то, что именно будет написано на кассовом чеке. Найти их можно в разделе «Управление отелем» → «Настройки» → вкладка «Кассы».
Здесь: вверху — список подключённых кассовых аппаратов, внизу — блок «Настройки формирования чека».
Настройки:
- Включить детализацию услуг при печати чеков — если включено, на чеке для каждой услуги (проживание, завтрак, парковка) будет указана отдельная сумма. Это влияет на формулировку: при включённой детализации вместо «Аванс» будет писать «Предоплата».
- Считать авансовыми все платежи до 00:00 даты выезда — если включено, программа будет считать все платежи, принятые до даты выезда, авансовыми. Это значит, что чек на зачёт аванса потребуется печатать при каждом выселении, даже если гость оплатил в день отъезда.
- Отображать проживание в «шт» — по умолчанию в чеке единица измерения проживания указывается как «сут.» (суток). Если включить эту настройку — изменится на «шт.».
После изменения настроек нажмите «Сохранить настройки чека».
Подсказки
На заметку. Если гость сделал несколько авансовых платежей по одному счёту — система напечатает один общий чек на зачёт аванса для всех платежей по этому счёту.
Совет. Чтобы не забыть о закрывающем чеке при выселении — включите настройку «Считать авансовыми все платежи до даты выезда». Тогда программа сама напомнит о печати чека при оформлении выезда.
Частые вопросы
Чек на зачёт аванса уже нельзя напечатать повторно — что делать? Система позволяет напечатать чек зачёта аванса только один раз. Если чек был напечатан по ошибке — обратитесь к старшему администратору для оформления корректировочных документов.
Почему кнопка «Напечатать чек на зачёт аванса» не появляется? Кнопка видна только если: (1) по бронированию есть оплата, (2) источник брони — не онлайн-агрегатор (Яндекс Путешествия, Т-Путешествия и др. — у них своя логика закрывающего чека). Проверьте эти условия.
Чем отличается «Аванс» от «Предоплаты» на чеке? Оба термина означают частичную оплату до оказания услуги. «Предоплата» используется, когда включена детализация услуг в настройках кассы. Юридической разницы нет — это особенности формулировок по требованиям к применению кассовой техники.
Можно ли изменить формулировку «Полный расчёт» на что-то другое? Нет. Формулировки «Полный расчёт», «Аванс», «Предоплата» и «Предоплата 100%» устанавливаются автоматически системой в соответствии с требованиями законодательства о применении кассовой техники.
Что произойдёт, если не напечатать чек на зачёт аванса при выселении? При оформлении выезда гостя, который ранее внёс предоплату, система выведет предупреждение с предложением напечатать закрывающий чек. Рекомендуем не пропускать этот шаг — это требование кассовой дисциплины.
Эта статья была полезна?