Как сверять бронирования с сайта

Как сверять бронирования с сайта

Зачем это нужно: когда гость бронирует номер через ваш сайт, бронирование попадает в систему само. Но жизнь вносит правки — гость не заехал, даты сдвинулись, сумма поменялась. Сверка нужна, чтобы перед закрытием месяца документы показывали то, что произошло на самом деле, а не то, что гость забронировал два месяца назад.

Проще говоря, сверка — это ежемесячная проверка: суммы верны, несостоявшиеся брони исключены, разобранные помечены. После неё период можно спокойно закрывать и передавать данные в бухгалтерию.

В каком случае нужно вносить изменения в сверку

Внесите изменения в сверку, если изменилась итоговая сумма по брони:

1. По брони с сайта гости не заехали.
2. Изменились даты проживания — даты влияют на период сверки, в который попадёт бронь.
3. Изменилось количество размещений в брони.
4. Гость выбрал другую категорию.
5. Изменилась сумма по брони.

Срок сверки по брони

Сверку можно сделать только по брони, у которой наступила дата выезда. Корректировки принимаются в течение 4 дней после даты выезда гостя — так устроены стандартные условия договора. Дальше система правку уже не примет: кнопка «Править» становится серой, а если попробовать сохранить изменения, вы увидите сообщение о том, что срок сверки истёк.

Четыре дня система считает от той даты выезда, которая стоит в брони. Если гость уехал раньше, поправьте дату выезда в самой сверке — срок пересчитается от новой даты.

Как делать сверку

Шаг 1. Откройте раздел «Сверка броней»

В левом меню выберите Аналитика, затем Сверка броней. Раздел открывается на вкладке «Брони с сайта» — она нам и нужна.

Здесь собраны только те брони, которые гости оформили через виджет бронирования на вашем сайте. Брони от каналов продаж живут на соседней вкладке «OTA — Comfort Booking».

Шаг 2. Выберите отчётный период

Все брони распределены по календарным месяцам. Нажмите на нужный месяц — откроется отчёт за него, по умолчанию за весь месяц целиком. Открытый сейчас месяц залит синим; текущий месяц, если вы ушли с него на другой, помечен синей рамкой.

Над таблицей видны итоги: сколько всего броней, сколько уже обработано, общая сумма и комиссия. Комиссия считается процентом от суммы по броням — на снимке это 525 ₽, то есть 5% от 10 500 ₽.

Шаг 3. Пользуйтесь фильтром и выгрузкой

Фильтр «Все брони» / «Необработанные» / «Обработанные» помогает не перебирать заново то, что вы уже проверили.

Кнопка «Экспортировать сверку в Excel» сохраняет таблицу файлом — удобно передать бухгалтеру или оставить в архиве.

Шаг 4. Исключите брони, которых не было

Если гость не заехал и бронь не должна попасть в документы на оплату, нажмите «Исключить» и укажите причину. Сумма такой брони перестаёт входить в итоги месяца, а строка подсвечивается. Передумали — кнопка «Вернуть» возвращает бронь в сверку.

Шаг 5. Поправьте даты и сумму

Кнопка «Править» открывает окно, где меняются дата заезда, дата выезда и сумма по брони. При изменении дат сумма сама не пересчитывается — поправьте её вручную и сохраните, комиссия изменится автоматически.

Прямо в окне видно, какой будет комиссия при введённой сумме. После нажатия «Сохранить изменения» правка попадёт в историю: нажмите на цифру в столбце «История», чтобы посмотреть, что и когда меняли.

Если срок сверки по брони уже прошёл, кнопка «Править» будет неактивной — так система бережёт вас от правок, которые всё равно не примут в документы за период.

Шаг 6. Отмечайте обработанные брони

Разобрались с бронью — нажмите на её порядковый номер в таблице. Фон ячейки станет светлее, а шрифт сменится с жирного на обычный. Значит, возвращаться к этой брони уже не нужно. Фильтр «Необработанные» покажет то, до чего вы ещё не дошли.

---

Подсказки

Не откладывайте на конец месяца. Правки принимаются всего четыре дня после выезда, поэтому смотреть выехавших гостей удобнее раз в несколько дней.

Исключённая бронь не пропадает. Она остаётся в таблице, просто не входит в итоги месяца, и её всегда можно вернуть.

Комиссию не считайте на калькуляторе. Достаточно поправить сумму по брони — комиссия обновится сама и в строке, и в итогах, и в выгрузке.

Выгрузку делайте в конце месяца. Это готовый файл для бухгалтерии: с номерами броней, гостями, датами, суммами и комиссией.

---

Частые вопросы

Почему я не вижу бронь в сверке? Здесь показаны только брони с сайта. Если бронь завели вручную в шахматке или она пришла из канала продаж, ищите её в другом месте — на соседней вкладке или в разделе бронирований.

До какого момента можно править бронь? Пока с даты выезда гостя прошло не больше четырёх дней. После этого кнопка «Править» становится неактивной, и сохранить изменения не получится.

Почему по будущей броне нельзя ничего изменить? Сверять можно только то, что уже состоялось. Пока дата выезда не наступила, бронь в сверке видна, но правка по ней закрыта.

Что значит «исключить бронь»? Её сумма не войдёт в документы на оплату за месяц, и комиссия с неё не удерживается. Обычно так поступают, когда гость не заехал.

Комиссия пересчитывается сама? Да. Как только вы сохраните новую сумму по брони, комиссия пересчитается — вручную ничего вводить не нужно.