Как отменить платёж или оформить возврат при работе с кассой

Зачем это нужно

Иногда оплату по брони внесли по ошибке или её нужно убрать: гость передумал, сумму пробили дважды, выбрали не тот способ оплаты. Что делать дальше — зависит от одного: был напечатан кассовый чек по этому платежу или нет.

Правило простое. Если чек ещё не печатался — платёж можно просто отменить, он исчезнет из брони. А если чек уже напечатан, отменить его нельзя (чек — фискальный документ), и тогда нужно оформить возврат с печатью отдельного чека возврата. Ниже разберём оба случая по шагам.

Как отменить платёж

Отменить платёж можно, только если по нему не печатался чек. Поэтому сначала чеку присваивают статус «Не требуется», а уже потом отменяют саму оплату.

Шаг 1. Откройте операции с оплатой и чеками.

Зайдите в бронирование, найдите блок «Счёт и платежи» и нажмите кнопку «Операции с оплатой и чеками».

На этой картинке видно, где находится нужная кнопка — она открывает список всех платежей по брони.

Шаг 2. Присвойте чеку статус «Не требуется».

В открывшемся окне напротив нужного платежа нажмите «Чек не требуется». После этого рядом станет доступной кнопка «Отменить оплату».

Здесь показаны обе кнопки. Пока по платежу числится напечатанный чек, кнопка «Отменить оплату» бледная и не нажимается — это подсказка, что сначала нужно отметить «Чек не требуется».

Шаг 3. Отмените оплату.

Теперь нажмите «Отменить оплату». Платёж исчезнет из брони, а оплаченная сумма уменьшится на его величину. Готово.

Как оформить возврат

Если по платежу уже был напечатан чек, отменить его нельзя — нужно оформить возврат. При этом печатается отдельный чек возврата.

Шаг 1. Нажмите «Оформить возврат».

В брони, в блоке «Счёт и платежи», у оплаченного счёта нажмите кнопку «Оформить возврат».

Шаг 2. Укажите сумму и проверьте галочку печати чека.

В открывшемся окне впишите сумму возврата (можно вернуть всю оплату или её часть) и убедитесь, что стоит галочка «Печатать чек на возврат».

На картинке видно поле суммы и галочку печати чека. Сумму подставляем автоматически — при желании её можно уменьшить для частичного возврата.

Шаг 3. Примените возврат.

Нажмите «Применить». Программа зарегистрирует возврат и напечатает чек возврата. Оплаченная сумма по брони уменьшится на сумму возврата.

Подсказки

• Не знаете, отменять или возвращать? Посмотрите на статус чека в окне «Операции

с оплатой и чеками». «Напечатан» — значит только возврат. «Чек не требуется» — можно отменять.

• Отмена платежа полностью убирает операцию, как будто её не было. Возврат же

оставляет и оплату, и возврат — так положено, когда чек уже ушёл гостю.

• Частичный возврат удобен, если гость доплачивал за услугу, а вернуть нужно только

её стоимость: просто впишите нужную сумму.

• Если гость уже заселён, при оформлении возврата можно сразу и выселить его —

для этого есть отдельная кнопка «Применить и выселить».

Частые вопросы

Почему кнопка «Отменить оплату» не нажимается? Потому что по платежу числится напечатанный чек. Сначала присвойте чеку статус «Чек не требуется» — кнопка станет активной. Если чек действительно печатался и ушёл гостю, отменять нельзя, оформляйте возврат.

Чем отличается отмена платежа от возврата? Отмена просто убирает ошибочную операцию, когда чек ещё не печатался. Возврат — это полноценная обратная операция с печатью чека возврата, её применяют, когда чек уже был.

Можно вернуть только часть суммы? Да. В окне возврата впишите нужную сумму — она не может быть больше оплаченной по счёту.

Куда попадёт информация об операции? Все платежи, возвраты и отмены со статусом чека видны в разделе «Кассы» на вкладке «История операций». Там же можно отметить «Чек не требуется» по конкретной операции.

Уменьшится ли оплаченная сумма по брони? Да. И отмена платежа, и возврат уменьшают оплаченную сумму по бронированию на величину операции.