Путеводитель по всем разделам Hotel OS2 для управляющего: от категорий номеров и тарифов до шахматки, кассы, отчётов и каналов продаж.

Инструкции для управляющего отелем

Зачем нужна эта страница? Управляющий отвечает сразу за всё: за брони и цены, за приём гостей и уборку, за деньги в кассе и отчёты для собственника. Держать в голове, где что настраивается, невозможно — поэтому мы собрали здесь путеводитель по всем разделам Hotel OS2 в том порядке, в котором управляющий обычно с ними работает.

Управляющий координирует все службы отеля: бронирование, приём и размещение гостей, питание, закупки, продажи, телефонное и информационное обслуживание. Его задача — сделать так, чтобы гостю было комфортно и он захотел вернуться, чтобы собственник получал доход, а сотрудникам было приятно работать. У управляющего в Hotel OS2, как правило, полный доступ ко всем разделам системы, включая раздел «Сотрудники».

Обратите внимание: доступ к разделу «Сотрудники» и к документам обычно есть у ограниченного круга людей — там хранятся счета, договоры и возможность заводить и удалять сотрудников. Если вам нужен такой доступ, попросите коллегу, у которого он уже есть, выдать вам права, или напишите в поддержку с почты, указанной в кабинете отеля.

Главный экран Hotel OS2: слева меню разделов, стрелка 1 — группа «Операции», стрелка 2 — Шахматка

Так выглядит рабочий экран управляющего. Слева — меню, разбитое на группы: «Операции», «Ценообразование», «Гости и CRM», «Маркетинг», «Аналитика», «Управление». Стрелка 1 показывает на группу разделов, стрелка 2 — на «Шахматку», главный инструмент ежедневной работы. Ниже разберём каждый блок по шагам.

Шаг 1. Создание и настройка категорий номеров

Настройка категорий — один из первых и самых важных этапов. Категории могут быть от простого эконома до люкса. От того, насколько привлекательно описана и показана категория, зависит, выберет её гость или пройдёт мимо. Хорошие фотографии, понятное описание и список оснащения работают на вас.

Шаг 2. Работа с доступностью номеров

В разделе «Доступность» вы управляете онлайн-продажами: можно закрыть категорию для продажи или изменить количество доступных номеров. Изменения сразу отражаются в форме бронирования на сайте и в каналах продаж.

Шаг 3. Работа с ценами

Цены живут в разделе «Тарифы и цены». Здесь вы задаёте стоимость проживания, которая уходит на сайт и в каналы продаж, настраиваете ограничения и услуги, включённые в тариф.

Раздел «Тарифы и цены»: стрелка 1 — пункт меню, стрелка 2 — кнопка «Новый тариф», ниже карточки уже созданных тарифов

Здесь вы видите все тарифы отеля карточками: название, цена за ночь, питание, условия отмены и то, где тариф продаётся — на сайте, в шахматке или в каналах. Кнопка «Новый тариф» (стрелка 2) открывает создание нового тарифа.

Шаг 4. Дополнительные услуги в отеле

Дополнительные услуги повышают комфорт гостя и увеличивают средний чек. Услуги можно продавать за отдельную плату или включать в стоимость проживания.

Шаг 5. Отчёт по броням

В разделе «Бронирования» собрана общая информация по каждой броне: гость и его контакты, даты заезда и выезда, тариф, статус, источник. Здесь же видно количество активных и отменённых броней, броней с сайта и из каналов — всё это настраивается фильтрами. Бронями можно и управлять: менять даты, тариф, отменять.

Раздел «Бронирования»: стрелка 1 — кнопка «Создать бронь», стрелка 2 — кнопка «Вид» для настройки колонок, ниже список реальных броней

Вверху — счётчики: всего броней, ожидают, подтверждено, заселено, заезд сегодня. Ниже — строка поиска и фильтры по статусу, источнику и датам. В таблице каждая строка — бронь с гостем, номером, датами, статусом и суммой.

Шаг 6. Правило аннуляции

Гость может передумать или отменить поездку. Поэтому в каждом тарифе должно быть указано правило аннуляции — оно и сработает при отмене. Правила отмены настраиваются в разделе «Правила отмены» и привязываются к тарифу, а для каналов продаж задаются отдельно.

Как настроить правила аннуляции для каналов

Шаг 7. Способы оплаты

Способы оплаты делятся на гарантированные и негарантированные. При гарантированном гость не может завершить бронирование без оплаты — это, например, оплата картой через платёжный сервис. Такие способы заметно снижают число отмен. Негарантированные — оплата при заселении, банковский перевод, безналичный расчёт для юридических лиц, гарантия банковской картой: гость бронирует без предоплаты и платит по приезде или по счёту.

Шаг 8. Работа с бронированиями в шахматке

Шахматка — это календарь броней отеля и основной инструмент ежедневной работы. В ней заселяют и выселяют гостей, фиксируют услуги и оплаты, переселяют и переносят брони.

Шахматка: стрелка 1 — показатели дня, стрелка 2 — поиск брони, ниже сетка номеров и дат с реальными бронями

Каждая строка — номер отеля, каждый столбец — день. Цветные плашки — брони: видно гостя, номер брони и сумму. Вверху — показатели дня: загрузка, заезды и выезды, заметки и состояние номеров. Брони можно перетаскивать мышкой между номерами и датами, а потянув за край — менять даты заезда и выезда.

Шаг 9. Работа со счетами и платежами

Шахматка сама формирует счёт по броне. Важно вовремя вносить оплату или возврат, иначе баланс брони и отчёты разойдутся с реальностью.

Шаг 10. Работа с кассой

Шахматка умеет работать с кассой — чеки печатаются прямо из брони. Управляющий и администратор чаще всего спрашивают, как открыть смену и какой чек напечатается в конкретной ситуации.

Шаг 11. Заметки

В системе есть заметки для сотрудников: общие напоминания и указания к конкретной броне. Это самый простой способ передать смену без потерь.

Шаг 12. Обслуживание номеров

Модуль «Обслуживание номеров» (в меню — «Хаускипинг») помогает каждый день обновлять состояние номеров и организовывать уборку. Номера, требующие уборки, отмечаются статусом «Грязно». Уборку отмечают горничные, администраторы и управляющие, статусы синхронизируются с шахматкой. В базовом модуле три статуса: «Требует уборки», «Убран» и «Проверен». После выселения номер автоматически становится грязным, остальные статусы ставятся вручную. Расширенный модуль позволяет назначить внеплановую уборку по просьбе гостя — служба горничных сразу её увидит.

Шаг 13. Профили гостей

Профили гостей — это раздел, где видно всех, кто когда-либо жил в отеле: имя, контакты, история броней, уровень лояльности.

Шаг 14. Справочники

Справочники — инструмент для расширения стандартных настроек. Они нужны, чтобы добавить свои значения там, где предустановленных не хватает: источники броней, цели визита, виды обслуживания, сегменты рынка.

Справочники в Hotel OS2

Шаг 15. Постановка гостей на миграционный учёт

По закону отель обязан ежедневно передавать сведения о проживающих. В брони автоматически формируется анкета гостя и согласие на обработку персональных данных — заполнять вручную ничего не нужно. Модуль миграционного учёта собирает все анкеты в одном месте и подсказывает, какая анкета не пройдёт проверку и почему.

Шаг 16. Статистика и отчёты

Отчёты собирают данные по основным показателям работы отеля. Отчёты общего назначения строятся в реальном времени и показывают ситуацию на текущий момент, статистические — пересчитываются раз в сутки.

Раздел «Отчёты и аналитика»: стрелка 1 — каталог отчётов, стрелка 2 — пункт меню «Отчёты», в таблице отчёты с выбором периода и кнопками выгрузки

У каждого отчёта есть описание, поля выбора периода и кнопки выгрузки или печати. Вкладки сверху переключают группы: отчёты, аналитика, балансы, дебиторка, комиссии агентам, платежи, календарь спроса.

Отчёты в разделе «Аналитика»

Шаг 17. Работа с каналами продаж

Менеджер каналов упрощает работу с сайтами-партнёрами: всё управление продажами происходит в одном кабинете. Каналы бывают трёх видов. Обычные — мы отдаём в канал цены, доступность и ограничения, а канал публикует их у себя. Каналы в режиме онлайн-запроса — они сами обращаются к нам в момент поиска и бронирования. Туроператоры — забирают данные с установленной у них периодичностью и публикуют на своей стороне.

Шаг 18. Работа с сотрудниками и документами

Здесь находится список тех, кто работает в кабинете отеля, и документы. В этом разделе вы заводите и отключаете сотрудников, выдаёте им уровни доступа и настраиваете двухфакторный вход.

Шаг 19. Сверка броней и оплата счетов

Чтобы всё работало стабильно и сумма к оплате считалась правильно, вовремя оплачивайте счета и, если стоимость брони изменилась, вносите это в разделе «Сверка броней».

Шаг 20. Программа лояльности

Программа лояльности — это система поощрения, которая помогает выстраивать долгие отношения с гостем. Гость получает баллы или скидку за бронирование на сайте отеля и охотнее возвращается.

Шаг 21. Работа в разделе «Маркетинг»

Из раздела «Маркетинг» отель отправляет гостям письма и анкеты. Это помогает общаться с гостем и до заезда, и после: напомнить о поездке, предложить услуги, собрать мнение.

Шаг 22. Аналитика

Аналитика показывает, сколько броней приходит с сайта, с каких устройств заходят гости и какие способы оплаты они выбирают.

Шаг 23. Работа с мотиваторами в форме бронирования

Мотиваторы привлекают внимание гостя и помогают управлять спросом на конкретную категорию или тариф. Кроме мотиваторов, для сайта можно настроить виджеты — небольшие всплывающие окна с полезной информацией.

Шаг 24. Конструктор сайта

Конструктор помогает самостоятельно и быстро собрать сайт отеля прямо в кабинете и запустить его без сторонних специалистов.

Шаг 25. Работа с отзывами

Раздел «Репутация» собирает отзывы гостей с популярных площадок. Вы вовремя узнаёте, что о вас думают, и можете автоматически показывать свежие отзывы на своём сайте.

Шаг 26. Сравнение цен конкурентов

Система каждый день собирает цены соседних отелей. Вы сами выбираете, у скольких конкурентов и на какой период смотреть цены — никаких ручных таблиц, всё в графиках и понятных отчётах.

Шаг 27. Оптимизатор цен

Оптимизатор цен автоматизирует динамическое ценообразование: учитывает загрузку, цены конкурентов и сезонные события и предлагает наилучшую цену на каждую дату.

Шаг 28. Работа с гостями и сегментами

Раздел «Сегментация» автоматизирует работу с гостями: собирает историю бронирований, распределяет гостей по сегментам, помогает строить общение через рассылки и анкеты и придумывать предложения под конкретную группу гостей.

Подсказки

Начинайте сверху вниз. Категории номеров → номерной фонд → тарифы и цены → доступность. Если пропустить шаг, следующий просто не заработает: тариф без категорий некуда привязать, а цена без открытой доступности не покажется гостю.
Раз в день открывайте шахматку и показатели дня. Заезды, выезды, незаезды и грязные номера — это 90% утренней планёрки.
Не выдавайте всем полный доступ. Горничной достаточно уровня «Для горничной», ресепшену — «Ресепшион». Полный доступ оставьте себе и заместителю.
Заметки — ваш способ передать смену. Всё, что вы сказали устно, забудется к вечеру; заметка в броне — нет.
Проверяйте отчёт по отменам раз в неделю. Рост отмен почти всегда означает, что где-то ослабло правило аннуляции или способ оплаты стал негарантированным.

Частые вопросы

У меня нет какого-то раздела в меню — почему? Скорее всего, у вашей учётной записи ограниченный уровень доступа. Попросите коллегу с полным доступом открыть нужный раздел в «Сотрудниках» или проверьте, входит ли раздел в подключённый отелю набор возможностей.

С чего начинать, если отель только заводится в системе? С шагов 1–3: категории номеров, номерной фонд, тарифы и цены. Пока их нет, продавать нечего. Дальше — доступность и способы оплаты.

Чем шахматка отличается от раздела «Бронирования»? Шахматка — это календарь: видно, кто в каком номере и в какие дни живёт, удобно заселять, переселять и двигать брони. Раздел «Бронирования» — это таблица со всеми бронями сразу, с фильтрами, поиском и выгрузкой. Для ежедневной работы удобнее шахматка, для разбора и отчётности — список.

Кто может отмечать уборку номеров? Горничные, администраторы и управляющий. Статусы одинаково видны и в разделе «Хаускипинг», и в шахматке — отдельно ничего дублировать не нужно.

Гость отменил бронь — вернутся ли деньги автоматически? Нет. Возврат оформляет сотрудник отеля по правилу аннуляции, указанному в тарифе. Сначала посмотрите условия тарифа, затем оформите возврат по броне.

Инструкции для управляющего отелем