Как оформить возврат по бронированию

Как оформить возврат по бронированию

Зачем это нужно. Иногда гостю приходится вернуть деньги: он отменил поездку, оплатил лишнее, съехал раньше или вы договорились о частичной компенсации. Чтобы отчётность оставалась ровной, такой возврат нужно проводить прямо в бронировании — тогда сумма оплаты по счёту уменьшится, а в истории останется след операции. Это удобнее, чем вести возвраты в тетрадке или отдельной таблице.

Возврат можно оформить как на всю оплаченную сумму, так и частично. А если гость уже заселён, вы можете вернуть деньги и сразу выселить его — одной кнопкой.

Шаг 1. Откройте бронирование

Зайдите в раздел «Бронирования» и найдите нужную бронь — по фамилии гостя или по номеру брони. Нажмите на неё, чтобы открылась карточка с деталями.

Шаг 2. Найдите нужный счёт и нажмите «Оформить возврат»

Прокрутите карточку до блока «Счета по бронированию». У каждого оплаченного счёта есть кнопка «Оформить возврат». Нажмите её напротив того счёта, по которому нужно вернуть деньги.

Кнопка появляется только у тех счетов, по которым уже прошла оплата. Если по счёту ничего не оплачено — возвращать нечего, и кнопки не будет.

Шаг 3. Укажите сумму возврата

Откроется окно возврата. В поле «Сумма возврата» уже подставлена вся оплаченная сумма счёта. Если нужно вернуть только часть — впишите нужную сумму. Больше, чем оплачено по счёту, вернуть нельзя.

Здесь же можно поставить галочку «Печатать чек на возврат» — она пригодится, если у вас подключена касса и нужно выдать гостю чек на возврат.

Шаг 4. Подтвердите возврат

Проверьте сумму и нажмите «Применить». Возврат проведётся, а оплата по счёту уменьшится на указанную сумму.

Если гость уже заселён, вместо обычной кнопки появится дополнительный вариант — «Применить и выселить гостей». Он вернёт деньги и одновременно выселит гостя: номер уйдёт на уборку. Это удобно, когда возврат оформляется прямо при выезде.

После этого всё сохранится автоматически — отдельно нажимать «Сохранить» не нужно. Вы увидите сообщение, что возврат проведён.

Подсказки

• Частичный возврат. Если договорились вернуть гостю только половину — просто впишите нужную цифру в поле суммы. Остаток так и останется оплаченным по счёту.
• Несколько счетов. Если по брони заведено несколько счетов (например, гость и его компания платят отдельно), возврат оформляется по каждому счёту отдельно — своей кнопкой.
• Чек на возврат. Галочку «Печатать чек на возврат» стоит оставлять включённой, если работаете с кассой: так гость получит правильный кассовый документ.
• Выселение с возвратом доступно только для заселённых гостей. Пока гость не заселён, вы увидите обычную кнопку «Применить».

Частые вопросы

Можно ли вернуть больше, чем гость заплатил? Нет. Система не даст указать сумму больше, чем оплачено по этому счёту. Максимум — вся оплаченная сумма.

Нужно ли отдельно нажимать «Сохранить» после возврата? Нет. Возврат сохраняется сразу после нажатия «Применить».

Что произойдёт с номером, если выбрать «Применить и выселить гостей»? Бронь перейдёт в статус «Выехал», а номер автоматически отправится на уборку — так же, как при обычном выселении.

Возврат уменьшает оплату по счёту — а если гость передумает? Тогда просто примите оплату по этому счёту заново, как обычный платёж. Счёт снова станет оплаченным.

Где потом увидеть, что возврат был? Оплата по счёту уменьшится на сумму возврата, и это будет видно в блоке «Счета по бронированию»: изменится строка «Оплачено» и остаток к оплате.