Чек на зачёт аванса в гостинице: как пробить в ККМ
Чек на зачёт аванса — кассовый чек, который гостиница пробивает в момент оказания услуги, если гость заранее внёс предоплату. По закону 54-ФЗ зачёт предоплаты — тоже расчёт, поэтому после чека на аванс нужен второй, «закрывающий» чек с признаком «Полный расчёт». В Hotel OS2 его печатают автоматически при выезде или вручную в разделе «Кассы».
Зачем это нужно. Закрывающий чек гостиница обязана печатать по правилам кассовой дисциплины — поправки к закону 54-ФЗ действуют с 1 июля 2019 года. Это важно, потому что данные уходят в Федеральную налоговую службу. Если момент оказания услуги уже наступил, нужно распечатать чек на зачет аванса.
В Hotel OS2 работает интеграция с контрольно-кассовыми машинами (ККМ). Чеки печатаются во время оформления платежа: при авансовом платеже гость получает чек на предоплату, а при выезде — чек на полный зачет аванса. Если чек на предоплату уже есть, а сама предоплата пришла через агента, вы можете оформить чек на зачет аванса вручную — через раздел «Кассы».
Как напечатать чек на зачет аванса в ККМ
Чтобы распечатать чек на зачет аванса, следуйте инструкции.
Шаг 1. Откройте раздел «Кассы»
Зайдите в «Настройки» и перейдите на вкладку «Кассы» — здесь собраны все ваши кассы и настройки печати чеков.
Здесь нажмите на вкладку «Кассы».
Шаг 2. Нажмите «Настроить»
Найдите блок «Регистрация чека» и нажмите кнопку «Настроить».
Это кнопка, которая открывает форму для ручной печати чека.
Шаг 3. Выберите «Регистрация чека» и кассу
В открывшейся форме операция уже выбрана — «Регистрация чека». В соседнем поле выберите кассу, на которой будет печататься чек.
Это поле для выбора кассы. Как только вы выбираете кассу, ФИО и ИНН кассира подставляются автоматически из её карточки — их можно поправить вручную.
Шаг 4. Заполните реквизиты чека
Заполните поля, перенося значения из чека аванса:
- тип чека — «Продажа: чек прихода»;
- система налогообложения — выберите вашу систему налогообложения;
- заполните ФИО кассира;
- заполните ИНН кассира;
- наименование товара возьмите из чека аванса («Проживание…»);
- количество возьмите из чека аванса («1»);
- цену возьмите из чека аванса;
- ставку НДС возьмите из чека аванса;
- признак способа расчета — «Полный расчет»;
- признак предмета расчета — «Услуга»;
- доп. реквизит — укажите номер брони из чека аванса;
- зачет аванса — сумму возьмите из чека аванса.
В примере видно, как выглядит форма для брони BK-20260529-RMKVT: проживание в номере «Стандарт двухместный», цена 31 500 ₽, зачет аванса 14 250 ₽.
Шаг 5. Зарегистрируйте чек
Нажмите «Распечатать чек». Система проверит реквизиты и зарегистрирует чек за выбранной кассой — внизу появится журнал зарегистрированных чеков.
Так выглядит запись после сохранения: дата и время, касса, наименование, номер брони и сумма зачета аванса.
Важно: сама выдача бумажного чека на кассовом аппарате пока делается вручную — на кассе. Раздел «Кассы» ведёт журнал: фиксирует, по какой броне и на какую сумму чек на зачет аванса был оформлен, чтобы данные сошлись при сверке. Автоматическая отправка чека на кассовый аппарат готовится.
Подсказки
- Все значения берите строго из чека аванса — тогда суммы у гостя, в кассе и в налоговой сойдутся.
- Номер брони в поле «Доп. реквизит» — ваш главный ориентир: по нему вы потом найдёте нужный чек в журнале.
- Если кассу нужно поменять, просто выберите другую в списке — ФИО и ИНН кассира обновятся сами.
- Сумма зачета аванса не может быть больше суммы чека (количество × цена). Система об этом предупредит.
- Отключённую кассу выбрать можно, но напечатать на ней чек не получится — сначала включите её в списке подключённых касс.
Частые вопросы
Когда нужен чек на зачет аванса? Когда предоплата уже принята и чек на неё выдан, а услуга оказана — то есть гость заехал или выехал. Тогда закрывающий чек подтверждает, что аванс зачтён.
Чем это отличается от чека, который печатается при оплате? При обычной оплате чек формируется автоматически. Ручная регистрация нужна, когда предоплату принял агент и автоматического чека в системе нет.
Что писать в поле «Наименование товара»? Ровно то, что напечатано в чеке аванса — как правило, это строка вида «Проживание…». Придумывать своё название нельзя: чеки должны совпадать.
Можно ли напечатать несколько чеков по одной броне? Да, ограничений нет — например, если аванс приходил частями. Каждый чек появится в журнале отдельной строкой.
Где посмотреть, что чек оформлен? В журнале под формой: там видно дату, кассу, наименование, номер брони и сумму зачета аванса.
Когда гостиница обязана пробить чек на зачёт аванса
Статья 1.1 закона 54-ФЗ прямо относит к расчётам не только приём денег, но и «прием (получение) и выплату денежных средств в виде предварительной оплаты и (или) авансов, зачет и возврат предварительной оплаты и (или) авансов». Поэтому у гостиницы два момента, когда нужен чек:
- Гость внёс предоплату — чек на аванс (предоплату).
- Услуга оказана — чек на зачёт аванса, где предоплата засчитывается в оплату проживания.
Если предоплата покрыла всё проживание, во втором чеке гость ничего не доплачивает — сумма проходит как зачёт. Если не покрыла — в том же чеке отражают и зачёт, и доплату.
Отдельный случай — предоплата через агрегатор: аванс принимает сервис, а закрывающий чек пробивает отель. Об этом — в статье закрывающий чек для броней Яндекс Путешествий.
Пример чека на зачёт аванса
Пример заполнения формы «Регистрация чека» (данные условные, значения переносятся из чека аванса):
| Поле | Что указать |
|---|---|
| Тип чека | Продажа: чек прихода |
| Система налогообложения | ваша СНО |
| ФИО и ИНН кассира | подставляются из карточки кассы |
| Наименование | как в чеке аванса, например «Проживание 12–15 июля» |
| Количество | 1 |
| Цена и ставка НДС | как в чеке аванса |
| Признак способа расчёта | Полный расчёт |
| Признак предмета расчёта | Услуга |
| Доп. реквизит | номер брони, например BK-000123 |
| Зачёт аванса | сумма из чека аванса |
Главное правило: наименование, цена и ставка НДС в закрывающем чеке совпадают с чеком аванса. Если они расходятся, налоговой сложнее сопоставить два документа.
Аванс → заезд → зачёт: как это выглядит в Hotel OS2
- Аванс. Гость платит предоплату — касса печатает чек на предоплату, платёж виден в брони.
- Заезд и проживание. Услуга оказывается; дополнительные услуги добавляются в бронь отдельными позициями.
- Зачёт. При выезде, когда администратор принимает итоговую оплату, система печатает чек с полным расчётом и зачётом аванса.
Ручная регистрация нужна в двух случаях: аванс пришёл через агента, а чек на предоплату уже есть, или автоматическая печать не сработала (например, касса была недоступна). Тогда откройте «Настройки → Кассы», блок «Регистрация чека» → «Настроить» и заполните поля, как в примере выше. Как система печатает чеки на предоплату и зачёт сама, описано в статье чеки на предоплату, аванс и зачёт аванса.
Частые вопросы
Должна ли гостиница выдавать чек на зачёт аванса?
Да. По ст. 1.1 закона 54-ФЗ зачёт предоплаты — это расчёт, поэтому при оказании услуги отель пробивает чек с признаком «Полный расчёт» и суммой зачёта.
Как пробить чек на аванс и зачёт аванса?
Первый чек — при получении предоплаты, второй — при оказании услуги: тип «Продажа: чек прихода», способ расчёта «Полный расчёт», в поле «Зачёт аванса» — сумма предоплаты.
Что делать, если предоплату принял агрегатор?
Закрывающий чек всё равно пробивает отель. Для броней Яндекс Путешествий и Т-Путешествий в карточке брони есть кнопка «Напечатать закрывающий чек».
Читайте также
Эта статья была полезна?