Что нужно знать, чтобы начать работу в Hotel OS2

Зачем это нужно. Если вы только пришли работать в отель и впервые открыли Hotel OS2, глаза разбегаются: разделов много, и непонятно, с чего начать. Эта статья — короткая карта системы. Она проведёт вас по всем основным разделам в том порядке, в каком они обычно нужны в работе: от настройки номеров и цен до ежедневной работы с бронями. Прочитайте её один раз — и дальше вы будете уверенно находить нужное место за пару секунд.

Всё управление собрано в одном окне. Слева — меню со всеми разделами, справа — рабочая область. Меню сгруппировано по смыслу: «Операции» (ежедневная работа), «Ценообразование» (цены и скидки), «Гости и CRM», «Маркетинг», «Аналитика» и «Управление» (настройки и права). Нажимаете на группу — она раскрывается, нажимаете на пункт — он открывается справа.

Шаг 1. Осмотритесь на главном экране

После входа вы попадаете на главный экран. Слева — то самое меню со всеми разделами, вверху справа — ваше имя и подсказки на день. Здесь же видна сводка: сколько сегодня заездов, выездов и какая загрузка отеля.

Слева расположено меню — это карта всей системы. Пробегитесь по группам глазами: так вы поймёте, что вообще умеет программа. Дальше мы разберём главные разделы по порядку.

Шаг 2. Настройте номера и цены

Прежде чем принимать брони, отель нужно «завести» в систему. Начните с раздела «Номера» в группе «Операции» — там перечислены все ваши комнаты, их тип, вместимость и базовая цена.

Затем откройте «Тарифы и цены» в группе «Ценообразование». Тариф — это набор условий продажи: цена за ночь, что входит в стоимость (например, завтрак), условия отмены. Здесь же настраиваются сезонные цены и скидки.

На этом экране видны все ваши тарифы карточками, с ценой и условиями. Кнопка «Новый тариф» справа вверху добавляет ещё один. Рядом в группе «Ценообразование» есть отдельные разделы для услуг, раннего заезда и позднего выезда, правил отмены и всех видов скидок.

Шаг 3. Работайте с бронями на шахматке

«Шахматка» в группе «Операции» — главный экран для ежедневной работы. Это большая таблица: по вертикали ваши номера, по горизонтали дни. Каждая бронь — цветная полоска. Сразу видно, кто где живёт, какие номера свободны, где заезд, а где выезд.

Чтобы создать бронь, нажмите на свободную клетку нужного номера и даты. Чтобы открыть или подвинуть существующую — нажмите на цветную полоску. Рядом есть раздел «Бронирования» — это тот же список броней, но в виде таблицы с поиском по имени гостя и номеру брони.

Шаг 4. Подключите каналы продаж

Чтобы номера продавались не только на вашем сайте, но и на популярных площадках бронирования, откройте «Каналы продаж» в группе «Маркетинг». Здесь площадки подключаются к отелю, и цены с доступностью обновляются на всех сразу — вручную нигде дублировать не нужно.

На экране — список подключённых площадок и их статус. Зелёный значок «Работает» означает, что связь активна и брони приходят автоматически. Кнопка «Подключить канал» добавляет новую площадку.

Шаг 5. Принимайте оплаты и заказы

Раздел «Управление заказами» в группе «Операции» помогает выставлять гостю ссылку на оплату и списывать предоплату по брони. Это удобно, когда гость бронирует по телефону, а оплатить хочет картой онлайн. В разделе «Счета» и «Договоры» (группа «Гости и CRM») оформляются документы для компаний и юридических лиц.

Шаг 6. Следите за отзывами, ценами конкурентов и сайтом

В группе «Маркетинг» есть раздел «Репутация» — он собирает отзывы гостей с разных площадок в одном месте, чтобы вы вовремя видели, что о вас пишут. В группе «Аналитика» раздел «RMS» показывает, как меняются цены и загрузка, и подсказывает выгодную цену. А раздел «Сайт отеля» (группа «Маркетинг») позволяет собрать простой сайт отеля прямо внутри системы, без программистов.

Шаг 7. Работайте с телефона и загляните в Базу знаний

Все основные действия — брони, шахматка, заезды — доступны и с телефона: система подстраивается под маленький экран. Подробно об этом — в отдельной статье «Как работать в Hotel OS2 с телефона».

А если что-то непонятно, внизу бокового меню есть ссылка «База знаний» — это раздел с инструкциями, где вы сейчас и находитесь. Здесь по каждому разделу есть пошаговое руководство со скриншотами.

Подсказки

• Не пытайтесь запомнить всё сразу. Держите эту статью открытой первые дни — и просто находите нужный раздел по группам меню.
• Меню можно свернуть в узкую полоску — нажмите на стрелку вверху меню. Так на экране остаётся больше места для работы, а разделы остаются доступны по значкам.
• Если какого-то раздела вы не видите — скорее всего, у вашей роли нет к нему доступа. Это нормально: администратор открывает только то, что нужно для вашей работы.
• Начинать знакомство удобнее всего с «Чек-листа запуска» в группе «Операции» — он по шагам подскажет, что настроить перед стартом продаж.

Частые вопросы

С чего начать, если отель совсем новый? Сначала заведите номера (раздел «Номера»), потом цены (раздел «Тарифы и цены»), затем подключите каналы продаж. После этого можно принимать первые брони.

Где я увижу все сегодняшние заезды и выезды? На главном экране есть сводка на день, а самое подробное — в разделе «Служба приёма» и на «Шахматке»: там наглядно видно, кто заезжает и выезжает.

Я не нашёл нужный раздел в меню. Что делать? Проверьте, раскрыта ли нужная группа — нажмите на её название, чтобы развернуть список. Если раздела всё равно нет, значит, у вашей роли к нему нет доступа — обратитесь к управляющему.

Обязательно ли настраивать все разделы? Нет. Для начала работы достаточно номеров, цен и броней. Остальное — скидки, отзывы, аналитика, сайт — подключайте по мере необходимости.

Можно ли работать вдвоём-втроём одновременно? Да. Несколько сотрудников могут работать в системе вместе, каждый со своим входом и своими правами. Кто что настраивает — задаёт управляющий в разделе «Сотрудники».