Как работает овербукинг при интеграции с системой управления

Как работает овербукинг при интеграции с системой управления

Зачем это нужно. Овербукинг (или сверхбронирование) — это возможность продать номер онлайн даже тогда, когда свободных мест уже не осталось. Звучит рискованно, но на практике это частая и удобная ситуация. Например, гость с поздним выездом формально занимает номер на весь день, а по факту освобождает его утром — и номер простаивает. Овербукинг позволяет заранее открыть такой номер в продажу, чтобы он не пропал впустую.

Когда доступность номеров подтягивается из вашей системы управления (в нашем демо-отеле это «Shelter»), в таблице доступности появляются отдельные колонки: сколько номеров свободно в системе управления, ваш собственный лимит и итог — сколько уходит в онлайн-продажу. Овербукинг встраивается в эту же таблицу и добавляет запас «сверх фактического количества».

Шаг 1. Откройте раздел «Доступность» и вкладку «По умолчанию»

В левом меню выберите раздел «Доступность» (он находится в группе «Аналитика»), а затем откройте вкладку «По умолчанию». Здесь собрана вся настройка доступности по каждой категории номеров.

Здесь нажмите на вкладку «По умолчанию» — откроется таблица со всеми категориями номеров вашего отеля.

Шаг 2. Разберитесь, как считается онлайн-продажа

В таблице по каждой категории видно несколько значений. «Доступно в АСУ» — сколько номеров свободно прямо сейчас по данным вашей системы управления. «Доступность по умолчанию» — ваш собственный лимит: сколько вы готовы отдавать в онлайн-продажу.

Правило простое: в продажу онлайн всегда уходит меньшее из двух значений. Если система управления показывает 4 свободных номера, а ваш лимит — 2, то гостям на сайте будет доступно 2. Так вы не продадите больше, чем планировали.

Шаг 3. Задайте овербукинг

Теперь найдите колонку «Overbooking». Впишите в неё, сколько номеров сверх фактического количества вы хотите открыть в продажу, и нажмите «Сохранить». Эти номера начнут продаваться только тогда, когда обычных свободных номеров не останется — то есть когда продавать уже нечего.

Это поле для запаса «сверх фактических». Как только свободные номера закончатся, в колонке «Продается онлайн» появится указанное вами число — и гость сможет забронировать номер даже при полной загрузке. После того как такой номер забронируют, запас овербукинга уменьшится. Если бронь потом отменят, значение автоматически обратно не вырастет — при необходимости просто впишите его заново.

Шаг 4. Задайте овербукинг сразу на несколько дат и категорий

Если нужно открыть запас не на один день, а на период, воспользуйтесь групповой операцией. На вкладке «По типам» нажмите кнопку «Групповая операция», выберите период и параметр «Overbooking», укажите количество номеров и отметьте нужные категории.

Так выглядит окно групповой операции. Выберите вариант «Overbooking (сверхбронирование)», задайте значение и нажмите «Сохранить» — запас применится сразу ко всем выбранным датам и категориям.

Подсказки

• Овербукинг — это не «продать больше номеров, чем есть». Это подстраховка на случай, когда номер освободится раньше срока. Ставьте небольшие значения (1–2), чтобы всегда иметь возможность выполнить обязательства перед гостем.
• Держите овербукинг только там, где вы уверены, что номер реально освободится (частые поздние выезды, гибкие категории).
• После отмены брони проверьте значение овербукинга — оно не восстанавливается само.
• Если нужно наоборот придержать номера от онлайн-продажи, используйте колонку «In House Quota» — это отдельный инструмент для броней со стойки и по телефону.

Частые вопросы

Что произойдёт, если свободных номеров ещё есть, а овербукинг уже задан? Ничего. Пока обычные номера в наличии, запас овербукинга не расходуется. Он вступает в игру только когда свободных не остаётся.

Овербукинг уменьшился после брони — это нормально? Да. Один забронированный номер из запаса уменьшает значение. Это защищает от бесконтрольного сверхбронирования.

Гость отменил бронь — овербукинг вернётся сам? Нет. Значение автоматически не растёт. Если хотите снова открыть запас, впишите его вручную.

Можно ли задать овербукинг сразу на месяц вперёд? Да. Через групповую операцию выберите нужный период и категории — значение применится ко всем выбранным датам.

Чем овербукинг отличается от «Доступности по умолчанию»? «Доступность по умолчанию» ограничивает продажу сверху, пока номера есть. Овербукинг, наоборот, добавляет запас, когда номера закончились. Это два противоположных по смыслу инструмента, и они хорошо работают вместе.