Как загрузить дополнительный файл для подтверждения бронирования

Как загрузить дополнительный файл для подтверждения бронирования

Зачем это нужно. После того как гость забронировал номер, ему на почту автоматически уходит подтверждение брони. Это удобный момент, чтобы сразу передать гостю что-то ещё: приветственное письмо, правила проживания, договор на оказание услуг или памятку «как добраться».

Если приложить такой документ к подтверждению, гость получит всю важную информацию одним письмом. Не надо отдельно звонить или досылать файлы вручную — администратор сэкономит время, а гость заранее узнает все условия и приедет подготовленным.

Шаг 1. Откройте блок «Дополнительный файл»

Зайдите в раздел Настройки → Общие настройки. Прокрутите страницу до блока «Дополнительный файл к подтверждению бронирования гостя».

Шаг 2. Нажмите «Загрузить документы»

Нажмите кнопку «Загрузить документы». Откроется окно выбора файла на вашем компьютере.

Шаг 3. Выберите PDF до 5 МБ

Выберите файл в формате PDF — этот формат гарантирует, что документ откроется одинаково на любом устройстве гостя и внешний вид не изменится. Максимальный размер — 5 МБ.

После выбора файл загрузится автоматически — в блоке появится название документа и кнопка «Удалить документ».

Шаг 4. Проверьте, что всё сохранилось

Готово — файл сохранён. С этого момента он будет автоматически прикрепляться к каждому письму подтверждения брони, которое уходит гостям.

Если нужно заменить документ — нажмите «Заменить документ» и выберите новый файл. Если документ больше не нужен — нажмите «Удалить документ».

Подсказки

• Сохраняйте в PDF. Word или Pages могут показать документ по-разному на телефоне и компьютере. PDF выглядит одинаково везде.
• Один файл — одна тема. Не пытайтесь уместить в один документ и правила, и договор, и карту проезда. Лучше выбрать самое важное — гость прочитает только то, что коротко.
• Сохраняйте до 5 МБ. Тяжёлые файлы могут не дойти до гостя из-за фильтров почтовых сервисов. Если документ больше — сожмите изображения или разделите на части.
• Проверьте на себе. Сделайте тестовое бронирование и убедитесь, что письмо приходит с прикреплённым файлом и открывается корректно.
• Обновляйте раз в сезон. Правила, цены, реквизиты меняются — заглядывайте в этот блок хотя бы раз в полгода и заменяйте устаревший документ.

Частые вопросы

Можно ли загрузить Word или картинку? Нет, только PDF. PDF — это единственный формат, который точно откроется на телефоне, на планшете и на компьютере без искажения.

Что увидит гость в письме? Текст подтверждения брони, как обычно, и вложение — ваш PDF. Гость сможет открыть его прямо из почты или скачать на устройство.

Файл отправится только новым гостям или всем? Документ прикладывается ко всем подтверждениям брони, которые отправляются после загрузки файла. Уже отправленные письма не перевыпускаются.

Можно ли загрузить разные файлы для разных тарифов или номеров? Нет, документ один на всю гостиницу. Если нужно передать гостю что-то специфическое для конкретной категории — сделайте универсальный документ или используйте описание тарифа.

Что если файл больше 5 МБ? Уменьшите размер: сожмите фотографии внутри PDF, удалите лишние страницы или разделите на две версии — короткую для письма и подробную на сайте.