Атрибуты счёта: печать и подпись для юридических лиц
Атрибуты счёта — это печать организации, изображение подписи (факсимиле) руководителя и при необходимости бухгалтера, а также их ФИО и должности на бланке счёта. Загрузите их один раз в Настройки → Основные → «Атрибуты счёта», и они появятся на каждом новом счёте для юридических лиц.
Как загрузить печать и подпись в счёт для юридических лиц
Зачем это нужно? Когда гость из организации выбирает безналичный расчёт, система автоматически формирует счёт на оплату проживания. Такой счёт — официальный документ: его отправляют в бухгалтерию компании. Чтобы он принимался без вопросов, на нём должны стоять печать организации и подпись руководителя. Загрузите их один раз в настройках — и они будут появляться на каждом новом счёте автоматически.
Шаг 1. Откройте раздел «Настройки»
В левом меню нажмите на пункт Настройки в разделе «Управление».
Здесь хранятся все параметры вашего средства размещения.
Шаг 2. Перейдите на вкладку «Основные»
Настройки откроются сразу на вкладке Основные — она выбрана по умолчанию.
Прокрутите страницу вниз до раздела «Атрибуты счёта».
Шаг 3. Найдите блок «Атрибуты счёта»
Раздел находится ближе к нижней части страницы настроек.
Здесь всё, что нужно для оформления счёта: печать, подписи и данные о руководителе.
Шаг 4. Загрузите печать организации
Нажмите кнопку «Загрузить печать» и выберите файл с изображением печати.
Принимаются форматы JPG, PNG, WebP. Изображение загрузится автоматически — отдельного сохранения не требуется.
Совет: используйте скан круглой печати на белом или прозрачном фоне — так счёт будет выглядеть аккуратно.
Шаг 5. Заполните данные руководителя и загрузите его подпись
Ниже введите:
- ФИО администратора — полностью, как в документах (например, Иванов Иван Иванович)
- Должность — например, Директор или Генеральный директор
Затем нажмите «Загрузить факсимиле» и выберите файл с изображением подписи.
Подпись — это факсимиле: отсканированная или сфотографированная подпись руководителя. Лучше всего подходит изображение на белом фоне.
Шаг 6. При необходимости — добавьте подпись бухгалтера
Если в вашей организации счёт подписывает также главный бухгалтер, включите чекбокс «Показывать на бланке счёта подпись бухгалтера».
Появятся дополнительные поля: ФИО и должность бухгалтера, а также загрузка его факсимиле. Заполните их так же, как данные руководителя.
Шаг 7. Нажмите «Сохранить настройки счетов»
После заполнения данных нажмите кнопку «Сохранить настройки счетов» чуть выше раздела «Атрибуты счёта».
Теперь на всех счетах для юридических лиц будут автоматически отображаться печать и подписи.
Подсказки
- Формат файла: JPG, PNG или WebP. Максимальный размер — 8 МБ.
- Фон: лучше использовать белый или прозрачный — картинка на чёрном фоне будет плохо смотреться на светлом бланке счёта.
- Можно обновить в любой момент: нажмите «Заменить печать» или «Заменить факсимиле» рядом с уже загруженным изображением.
- Только для безналичного расчёта: печать и подписи отображаются только на счетах для юридических лиц, не на обычных чеках.
Частые вопросы
Можно ли не загружать печать? Да, счёт сформируется и без печати. Но некоторые бухгалтерии требуют наличие печати и подписи для принятия счёта к оплате — поэтому лучше загрузить.
Какого размера должно быть изображение печати? Любого — система уменьшит его автоматически. Оптимально: не менее 300×300 пикселей, на белом или прозрачном фоне.
Что такое «факсимиле»? Это скан или фото подписи руководителя. Достаточно расписаться на белом листе, сфотографировать и загрузить файл.
Подписи и печать попадут на все счета или только на новые? На все счета, которые будут сформированы после сохранения. Ранее выставленные счета не изменятся.
У меня нет сканера — как сделать изображение подписи? Можно сфотографировать подпись на смартфон при хорошем освещении. Главное — чтобы она была чёткой и на светлом фоне.
Что такое атрибуты счёта
Когда гость заселяется от компании и платит безналично, отель выставляет счёт на оплату проживания. Бухгалтерия компании проверяет, от кого пришёл документ и кто его подписал, — эту роль и играют атрибуты счёта.
| Атрибут | Что это | Где взять |
|---|---|---|
| Печать | Скан печати организации или ИП | Отсканируйте оттиск на белом листе |
| Факсимиле руководителя | Изображение подписи директора | Подпись на белом листе, фото или скан |
| ФИО и должность руководителя | Подпись под факсимиле | Как в учредительных документах |
| Факсимиле и ФИО бухгалтера | Вторая подпись на бланке | Включается отдельной галочкой |
Реквизиты самой гостиницы и плательщика (ИНН, КПП, банковский счёт) в атрибуты не входят: они подставляются в счёт из настроек отеля и из карточки компании-плательщика.
Атрибуты печатаются только на счетах для юридических лиц. На обычных квитанциях гостям-физлицам их нет.
Когда юрлицу нужен счёт с печатью и подписью
Счёт с печатью чаще всего просят в трёх ситуациях:
- Командировка. Сотрудник живёт в отеле, а платит компания. Бухгалтерии нужен счёт, по которому она переведёт деньги, и закрывающие документы после выезда.
- Групповой заезд от организации. Спортивная команда, бригада, участники конференции — один плательщик на несколько номеров.
- Предоплата по договору. Компания бронирует заранее и оплачивает по счёту до заезда.
Требования к оформлению счёта определяет бухгалтерия плательщика: одни принимают счёт без печати, другие без неё платёж не проведут. Поэтому проще загрузить печать и подпись один раз — счёт сформируется и без них, но с ними вопросов будет меньше.
Чтобы реквизиты компании попали в счёт автоматически, оформляйте такую бронь на организацию — смотрите, как создать бронь на юридическое лицо.
Как проверить счёт перед отправкой
После загрузки атрибутов откройте любую бронь на юрлицо и сформируйте счёт: карточка брони → «Документы» → «Счёт на оплату». Проверьте:
- Печать не перекрывает текст и сумму, фон у неё белый или прозрачный.
- Подпись читается и стоит напротив нужной должности.
- ФИО руководителя написано полностью, как в документах.
- Реквизиты плательщика — ИНН, КПП, банковский счёт — подставились из карточки компании.
- Если подписывает и бухгалтер, его подпись тоже на месте.
Изменения применяются только к новым счетам. Если вы обновили печать, а клиент уже получил старый счёт, сформируйте его заново из карточки брони. Как работает сам счёт и как настроить строку «Проживание» с услугами — в статье счёт за проживание в гостинице.
Частые вопросы
Что такое атрибуты счёта для юридических лиц?
Это печать организации, факсимиле подписей руководителя и бухгалтера, их ФИО и должности на бланке счёта. Они нужны, чтобы бухгалтерия компании-плательщика приняла счёт к оплате.
Обязательно ли ставить печать на счёт?
Счёт сформируется и без печати. Но часть бухгалтерий без печати и подписи платёж не проводит, поэтому лучше их загрузить.
Какие файлы подходят для печати и подписи?
JPG, PNG или WebP до 8 МБ, лучше на белом или прозрачном фоне и не меньше 300×300 пикселей.
Появятся ли печать и подпись в старых счетах?
Нет, только в счетах, сформированных после сохранения настроек. Старый счёт можно сформировать заново из карточки брони.
Читайте также
Эта статья была полезна?