Как работать с облачной кассой Orange Data

Как работать с облачной кассой Orange Data

Зачем это нужно. Orange Data — это касса, которой нет на стойке: она живёт в интернете и регистрирует расчёты за вас. Сведения о каждом принятом платеже уходят через оператора фискальных данных в налоговую, а чек получается электронным: он открывается по ссылке в браузере, печатать на бумаге ничего не нужно. Через облачную кассу можно сформировать чек любого вида — авансовый, на возврат, на зачёт аванса.

Отдельный плюс: кассовые смены в облачной кассе открываются и закрываются автоматически, в отличие от обычной кассы на стойке — администратору не нужно помнить про открытие смены утром и закрытие вечером.

Что нужно для начала работы: сама облачная касса Orange Data — её покупает и настраивает средство размещения, потому что кассу регистрируют на юридическое лицо отеля. Сертификат, пароль к нему и название ключа для проверки подписи вы берёте в личном кабинете кассы Orange Data.

Как настроить кассу

Шаг 1. Откройте «Настройки» → «Кассы» и найдите раздел «Облачные кассы». Нажмите «Добавить облачную кассу».

Здесь собраны все облачные кассы отеля — отдельным блоком под обычными кассами («Подключённые ККМ»). Если в блоке пусто, значит отель работает только с обычными кассами на стойке.

Шаг 2. В открывшейся боковой панели заполните поля:

1. Название кассы — внутреннее название, его увидит сотрудник, когда будет

выбирать, на какой кассе печатать чек.

1. Версия формата фискальных документов (ФФД) — 1.05 или 1.2. Значение

определяется настройками вашей кассы.

1. Клиентский сертификат (.pfx) — его вы скачиваете в личном кабинете кассы

Orange Data.

1. Пароль к клиентскому сертификату — тоже из личного кабинета кассы.
2. ИНН юридического лица, на которое оформлена касса и от имени которого

будут формироваться электронные чеки.

1. Название ключа для проверки подписи — обычно это ИНН юрлица; для

партнёров и платёжных агентов используется код с маской 301, для вендинга — 401.

1. Группа устройств, через которую будет пробит чек. По умолчанию указано

«Main» — меняйте, только если это нужно.

1. Система налогообложения — выберите ту, которая применяется для юрлица с

ИНН из пункта 5.

1. Закрывающие чеки — поставьте галочку, если хотите, чтобы при печати чеков

на зачёт аванса сотруднику предлагалась только эта касса. Такая настройка может быть включена только у одной кассы из списка.

Заполнили — нажмите «Сохранить».

Шаг 3. Касса появится в списке. Здесь видно всё сразу:

• Переключатель в столбце «Вкл.» отключает кассу — тогда она пропадёт из списка

выбора касс при формировании чеков. Включить обратно можно тем же переключателем.

• Нажмите на название кассы, чтобы открыть настройки: это та же форма, только с

заполненными полями. Внесите изменения и нажмите «Сохранить».

• Если у кассы включены «Закрывающие чеки», в столбце «Формирование закрывающих

чеков» вы увидите «Используется».

• Кнопка «Действие» открывает меню: настройки кассы, отключить, удалить.

Как сформировать чек через кассу

Шаг 1. При оформлении платежа выберите способ оплаты. В блоке «Детализация оплаты» можно отметить услуги, за которые принимаете деньги.

Если чек по этой операции не нужен, снимите галочку «Печатать чек» — платёж будет проведён без чека. Если чек нужен, оставьте галочку и нажмите «Принять».

Шаг 2. Откроется окно формирования чека. Выберите в списке касс облачную кассу и электронную почту плательщика — этот адрес попадёт в сам чек. Почту можно взять из бронирования или поставить галочку «Ввести вручную» и вписать другой адрес. Затем нажмите «Отправить чек».

Так выглядит окно, когда выбрана облачная касса: вместо кнопки «Распечатать чек» появляется «Отправить чек», потому что бумага здесь не нужна.

Шаг 3. После оформления платежа можно посмотреть, как идут дела с чеком. В карточке бронирования откройте «Счета и платежи» и нажмите «Операции с оплатой и чеками» — там собраны все чеки по операциям.

Формирование чека занимает несколько минут: сначала у операции будет статус «Формируется», а когда касса зарегистрирует чек — «Напечатан». Чтобы посмотреть чек, нажмите «Посмотреть чек» — он откроется в новой вкладке браузера.

Письмо гостю система пока не отправляет сама: если гость просит чек, скопируйте адрес открывшейся страницы из адресной строки браузера и отправьте ссылку гостю любым удобным способом — почтой или сообщением. Страница чека открывается без входа в систему, гостю ничего вводить не придётся.

На чеке видно, от какого юрлица он пробит, через какую кассу, по какому бронированию и на какую сумму, а также почту плательщика — ровно это же увидит гость, когда откроет ссылку.

Подсказки

• Если провели платёж без чека, напечатать чек по этому платежу потом уже не

получится. Решайте про чек сразу.

• Название кассы придумывайте понятное для смены: «Облачная касса ресепшн»

лучше, чем «Касса 2» — сотруднику не придётся гадать, что выбрать.

• Галочка «Закрывающие чеки» доступна только у одной кассы. Если поставите её

второй кассе, у первой она снимется автоматически.

• Кассу, которой временно не пользуетесь, лучше отключить переключателем, а не

удалять: настройки сохранятся, а из списка выбора при печати чеков касса пропадёт.

• Проверьте, что в бронировании указана верная почта гостя: этот адрес

печатается в чеке как почта плательщика.

Частые вопросы

Нужно ли открывать и закрывать смену на облачной кассе? Нет. Смены в облачной кассе открываются и закрываются автоматически — это её отличие от обычной кассы на стойке.

Гость просит чек на другой адрес — что делать? В окне формирования чека поставьте галочку «Ввести вручную» и впишите нужную почту — она попадёт в чек как почта плательщика. Саму ссылку на чек передайте гостю сами: откройте «Посмотреть чек» и отправьте адрес страницы на этот адрес.

Почему у чека висит статус «Формируется»? Касса регистрирует чек не мгновенно, на это уходит несколько минут. Когда регистрация закончится, статус сам сменится на «Напечатан», а рядом появится ссылка на чек — страницу обновлять не нужно.

Можно ли работать одновременно с обычной и облачной кассой? Да. В окне печати чека все кассы отеля в одном списке, облачные собраны в группе «Облачные кассы» — выбирайте ту, что нужна для конкретной операции.

Что будет, если отключить кассу переключателем? Касса скроется из списка выбора при формировании чеков, но настройки и ранее пробитые чеки останутся. Включите переключатель обратно — касса снова доступна.