Как отслеживать задолженности гостей и своевременно получать оплату — раздел «Дебиторка» в отчётах.

Раздел «Управление дебиторкой»

Зачем нужен этот раздел? Дебиторская задолженность — это деньги, которые гости ещё не заплатили, хотя уже заехали или скоро выезжают. Если за этим не следить, часть выручки просто «зависает»: гость уже уехал, а оплаты нет.

Раздел «Управление дебиторкой» собирает в одном месте все бронирования с непогашенным остатком. Здесь сразу видно, кто должен, сколько и когда он выезжает — можно оперативно напомнить гостю и закрыть долг, не упустив ни рубля.

Как открыть раздел

Шаг 1. В левом меню нажмите на раздел «Аналитика», чтобы развернуть группу.

Шаг 2. Выберите пункт «Отчёты».

Шаг 3. В горизонтальном меню вкладок нажмите «Дебиторка».

Вкладка «Дебиторка» в разделе Отчёты

Здесь нажмите на кнопку «Дебиторка» — она выделится синим цветом, и сразу загрузится список бронирований с долгом.

Что показывает раздел

В верхней части — две сводные карточки:

Общий долг — суммарная сумма по всем непогашенным бронированиям (выделена красным).
Бронирований с долгом — количество бронирований, по которым есть остаток.

Ниже — таблица с детализацией: номер брони, имя гостя и телефон, номер комнаты, даты заезда и выезда, полная стоимость, сколько уже оплачено и остаток к оплате. В последней колонке — кнопки действий.

Как принять оплату

В каждой строке таблицы есть две кнопки.

Кнопка «Принять» для быстрой оплаты

Здесь нажмите нужную кнопку:

«Получить оплату» — отправит гостю ссылку для самостоятельной оплаты онлайн (по email или телефону). Удобно, если гость уже уехал.
«Принять» — сразу фиксирует оплату наличными на полную сумму долга. Используйте, когда гость платит на ресепшене.

После нажатия «Принять» бронирование автоматически исчезнет из списка дебиторки.

Как скачать отчёт

Если нужно передать список должников в бухгалтерию или распечатать — нажмите кнопку «CSV» в правом верхнем углу таблицы.

Кнопка CSV для выгрузки отчёта

Файл скачается на ваш компьютер. В нём — все те же данные: номер брони, гость, даты, сумма долга.

Совет

Следите за долгами ежедневно. Лучше проверять раздел с утра — пока гость ещё в отеле, взыскать долг намного проще, чем после выезда.

Если в разделе есть долги, рядом с надписью «Дебиторка» в меню появляется красный кружок с числом. Это заметно сразу, без входа в раздел.

Кнопка «Принять» фиксирует 100% остатка. Если гость платит частично — откройте карточку бронирования (нажмите на номер брони), там можно внести любую сумму.

Частые вопросы

Бронирование пропало из списка дебиторки — что случилось? Значит, долг закрыт: либо оплата была принята, либо кто-то из сотрудников нажал «Принять». Можно проверить историю в карточке бронирования.

Можно ли отправить ссылку на оплату без email? Да, кнопка «Получить оплату» позволяет скопировать ссылку и отправить её через любой мессенджер или вручную.

Долг отображается неправильно — больше или меньше реального. Проверьте карточку бронирования: возможно, там есть незафиксированные услуги или платёж не прошёл. Уточните у администратора.

Можно ли посмотреть историю долгов за прошлый месяц? В разделе «Дебиторка» отображаются только активные (непогашенные) долги. Закрытые платежи видны в разделе «Отчёты» → вкладка «Финансовые операции».

Что значит «Общий долг 0 ₽»? Это хорошо — все гости рассчитались полностью. Раздел пуст, и никаких действий не требуется.

Раздел «Управление дебиторкой»