Чеки при оплате заказов в модуле управления заказами

Зачем нужны два чека по одному заказу? Модуль управления заказами — это инструмент, который позволяет принимать оплату онлайн: вы создаёте заказ и формируете ссылку на оплату, гость платит по ней, а вы видите статус оплаты в системе. В момент, когда деньги поступили, гостю автоматически уходит чек с типом расчёта «Предоплата» — он подтверждает, что вы получили деньги вперёд.

Но на этом расчёт не закончен. По кассовой дисциплине (ФЗ-54) зачёт аванса происходит по факту оказания услуги, а услугу гость получает уже у вас в гостинице. Поэтому после проживания вы обязаны напечатать и выдать гостю второй чек — чек на зачёт аванса (закрывающий чек). Ниже — как это сделать в системе.

Шаг 1. Посмотрите статусы оплаты в разделе «Управление заказами»

В левом меню откройте раздел «Управление заказами». Наверху — сводка: сколько заказов ждёт оплаты, сколько оплачено частично и сколько оплачено полностью. Ниже — таблица со всеми заказами: номер, гость, дата заезда, сумма и статус оплаты.

Здесь вы отслеживаете, кто уже заплатил. Чек на зачёт аванса нужен именно по тем заказам, где деньги поступили заранее.

Шаг 2. Сформируйте ссылку на оплату — гость получит чек на предоплату

Если заказ ещё не оплачен, нажмите в его строке «Получить оплату». Откроется окно, где нужно указать сумму и телефон гостя — по этой ссылке гость и заплатит.

Когда гость оплатит, заказ перейдёт в статус «Оплачен», а гостю автоматически уйдёт чек с типом расчёта «Предоплата». Вам для этого ничего делать не нужно.

Шаг 3. Напечатайте чек на зачёт аванса из карточки брони

Откройте раздел «Бронирования», найдите нужную бронь и кликните по её строке — справа откроется карточка. Прокрутите до блока «Оплата»: под платежами находится синяя плашка «Чек на зачёт аванса» с кнопкой «Напечатать чек на зачёт аванса».

Нажмите кнопку — чек будет напечатан, а система запомнит дату и время печати. Вместо кнопки появится зелёная отметка «Чек на зачёт аванса напечатан».

Обратите внимание. Если по одной броне гость платил несколько раз, всё равно печатается один чек на зачёт аванса — на все внесённые авансы сразу.

Шаг 4. Если чек не напечатали — система напомнит при выселении

Бывает, что о закрывающем чеке забыли. Тогда при выселении гостя, который ранее внёс 100% предоплату, в окне выселения появится напоминание и отдельная кнопка «Сохранить и распечатать чек на зачёт аванса».

Нажмите эту кнопку — гость будет выселен, и одновременно распечатается чек на зачёт аванса. Если чек уже выдан раньше, напоминание не появится: обычная кнопка «Сохранить» просто завершит выселение.

Подсказки

Когда печатать закрывающий чек. По факту оказания услуги — то есть при выезде гостя. Именно поэтому система и напоминает о нём в окне выселения.

Один чек на все авансы. Несколько предоплат по одной броне закрываются одним чеком на зачёт аванса — отдельный чек на каждый платёж не нужен.

Дважды не напечатается. После печати кнопка исчезает, вместо неё остаётся отметка с датой — так вы всегда видите, выдан гостю закрывающий чек или ещё нет.

Если вы работаете без шахматки. Когда касса подключена, а разделом бронирований вы не пользуетесь, закрывающий чек печатается прямо на кассе — по инструкции к вашей кассовой программе.

Частые вопросы

Что означает тип расчёта «Предоплата» в первом чеке? Что деньги получены авансом, до того как услуга оказана. Это обычная ситуация для брони: гость платит заранее, а живёт позже.

Обязательно ли печатать чек на зачёт аванса? Да. Зачёт аванса происходит по факту оказания услуги, а услугу гость получает на территории гостиницы — значит, выдать закрывающий чек обязаны вы.

Гость заплатил двумя частями — сколько чеков на зачёт аванса печатать? Один. В рамках одной брони на все авансы печатается один чек на зачёт аванса.

Как понять, что чек уже напечатан? Откройте карточку брони: если чек выдан, вместо кнопки печати стоит зелёная отметка «Чек на зачёт аванса напечатан» с датой и временем.

Можно ли выселить гостя и напечатать чек одним действием? Да. Если предоплата покрывала всю сумму, а чек ещё не выдан, в окне выселения будет кнопка «Сохранить и распечатать чек на зачёт аванса» — она делает и то, и другое.