Чек на депозит в гостинице: когда нужен и как напечатать
Да, при внесении депозита гостиница выдаёт кассовый чек: по 54-ФЗ, ст. 1.1 приём предоплаты и авансов, их зачёт и возврат — это расчёты, а п. 32 Правил гостиничных услуг (ПП РФ № 1912) обязывает при расчётах выдать кассовый чек или бланк строгой отчётности. Ниже — что будет в чеке и как напечатать чек, когда гость оплачивает счёт из депозита.
Зачем это нужно
В каком случае нужен чек с депозита: гостю иногда требуется подтверждение того, что он оплатил проживание или услуги внесённым заранее депозитом — для отчётности, для своей компании или просто по просьбе. Депозит — это деньги, которые гость кладёт заранее, а потом ими оплачивает счёт. Чтобы касса могла печатать такие чеки, нужно один раз разрешить это для способа оплаты «Депозит» — и дальше при каждой оплате депозитом вы сможете поставить галочку «Печатать чек».
В этой статье — как включить печать чека для депозита и как напечатать чек при оплате.
Шаг 1. Откройте справочник способов оплаты
Зайдите в раздел «Управление отелем» → «Настройки» и откройте вкладку «Справочники». Пролистайте до блока «Способ оплаты» — здесь перечислены все способы, которыми гости платят за брони. В списке есть строка «Депозит».
Нажмите на название «Депозит», чтобы открыть его настройки.
Шаг 2. Разрешите печатать чек
В открывшемся окне поставьте галочку «Разрешить печатать чек» и нажмите «Сохранить». Теперь для оплат с депозита можно печатать чеки.
Это разовая настройка — повторять её при каждой оплате не нужно.
Шаг 3. Напечатайте чек при оплате депозитом
Откройте нужную бронь и перейдите на вкладку «Счета и платежи». Нажмите «Оформить платеж» (кнопка приёма оплаты). В окне оплаты выберите способ «Депозит гостя».
Появится галочка «Печатать чек» — она уже отмечена. Ниже выберите способ расчёта, которым гость вносил депозит:
- Наличными через кассу — в чеке будет указано «Наличными».
- Картой через терминал — в чеке будет указано «Безналичными».
Нажмите «Принять» — оплата пройдёт, а на чеке отразится нужный способ расчёта.
Подсказки
- Настройку достаточно включить один раз. После этого галочка «Печатать чек»
будет предлагаться при каждой оплате депозитом.
- Если галочки «Печатать чек» нет в окне оплаты — вернитесь в справочник и
проверьте, что для «Депозита» стоит «Разрешить печатать чек».
- Способ расчёта выбирайте по тому, как гость реально внёс депозит —
наличными или картой. Это влияет только на то, что напишут в чеке.
- Не нужен чек прямо сейчас? Просто снимите галочку «Печатать чек» —
оплата всё равно пройдёт, только без печати.
Частые вопросы
Почему в окне оплаты не появляется галочка «Печатать чек»? Скорее всего, для способа «Депозит» не включена настройка. Откройте «Настройки» → «Справочники» → «Способ оплаты» → «Депозит» и поставьте галочку «Разрешить печатать чек».
Чем отличается «Наличными через кассу» от «Картой через терминал»? Это способ, которым гость пополнял депозит. От вашего выбора зависит формулировка на чеке: «Наличными» или «Безналичными». На саму сумму и списание с депозита это не влияет.
Можно ли оплатить депозитом без печати чека? Да. Уберите галочку «Печатать чек» перед нажатием «Принять» — платёж зарегистрируется, но чек не напечатается.
Кнопки «Депозит гостя» нет в окне оплаты — почему? Она появляется только тогда, когда у гостя есть деньги на депозите. Если депозит нулевой, сначала пополните его, а потом оплачивайте.
Нужно ли включать печать чека для каждой брони отдельно? Нет. Настройка «Разрешить печатать чек» задаётся один раз для способа оплаты и работает для всех бронирований гостиницы.
Дают ли чек при внесении депозита
Депозит — это деньги, которые гость вносит заранее, чтобы потом оплачивать ими проживание и услуги. Для кассы это предоплата: деньги приняты, а услуга ещё не оказана. Закон о кассах (54-ФЗ, ст. 1.1) прямо относит к расчётам приём предоплаты и авансов, а также их зачёт и возврат. Значит, чек нужен дважды:
- Когда гость внёс депозит — чек с признаком «Предоплата» или «Аванс».
- Когда депозитом оплатили счёт — чек зачёта: «Полный расчёт» с учётом ранее внесённой суммы.
Если часть депозита вернули гостю при выезде — пробивается чек возврата на эту сумму.
Если депозит взят как залог за сохранность имущества номера и не идёт в оплату услуг, порядок оформления лучше согласовать с бухгалтером: это уже не оплата проживания.
Чек или квитанция: в чём разница
| Документ | Подходит гостю как подтверждение оплаты | Комментарий |
|---|---|---|
| Кассовый чек | да | печатает касса, данные уходят в налоговую |
| Бланк строгой отчётности (БСО) | да | по 54-ФЗ приравнен к чеку и формируется автоматизированной системой в момент расчёта |
| Квитанция, выписанная от руки | нет | кассовый чек не заменяет |
| Счёт или справка о проживании | нет | подтверждает услугу, но не факт оплаты |
Поэтому на вопрос «квитанция на депозит или чек» ответ такой: гость должен получить кассовый чек или БСО. Справку о проживании и счёт можно выдать дополнительно — например, для отчёта в компании.
Как гость внёс депозит и что будет в чеке
| Как гость внёс депозит | Что выбрать в окне оплаты | Что будет в чеке |
|---|---|---|
| Наличными на стойке | «Наличными через кассу» | способ оплаты «Наличными» |
| Картой через терминал | «Картой через терминал» | способ оплаты «Безналичными» |
Способ влияет только на формулировку в чеке, а не на сумму и не на списание с депозита. Признак способа расчёта («Предоплата», «Аванс», «Полный расчёт») касса ставит по общим правилам — они подробно разобраны в статье про чек на аванс и зачёт аванса.
Частые вопросы
При внесении депозита в отеле дают чек или справку?
Кассовый чек или бланк строгой отчётности: приём предоплаты — это расчёт по 54-ФЗ. Справку о проживании можно выдать дополнительно.
Нужен ли второй чек, когда депозитом оплатили проживание?
Да, чек зачёта предоплаты. В Hotel OS2 при оплате способом «Депозит гостя» галочка «Печатать чек» стоит по умолчанию.
Почему нет кнопки «Депозит гостя» в окне оплаты?
Она появляется, только когда на депозите есть деньги. Сначала пополните депозит.
Почему нет галочки «Печатать чек»?
Для способа оплаты «Депозит» не включено «Разрешить печатать чек». Включите его в «Настройках» → «Справочники» → «Способ оплаты».
Читайте также
Эта статья была полезна?