Как работает обмен данными между Hotel OS2 и бухгалтерией

Как работает обмен данными между Hotel OS2 и бухгалтерией

Зачем это нужно: если ваш отель ведёт бухгалтерию в отдельной программе (например, 1С:Бухгалтерия), вам не придётся вручную переносить туда оплаты, начисления и информацию о гостях. Hotel OS2 умеет автоматически подготавливать все нужные данные и выгружать их в виде файла — остаётся только загрузить файл в бухгалтерскую программу. Это экономит часы работы и исключает ошибки ручного ввода.

Раздел находится в меню слева: Управление → 1C.

Здесь вы видите статистику за выбранный период — сколько бронирований, гостей и платежей готово к выгрузке. Это удобно, чтобы убедиться, что данные за нужный месяц уже в системе.

---

Что передаётся из Hotel OS2 в бухгалтерию

Из Hotel OS2 в бухгалтерскую программу передаются три типа данных:

| Что выгружается | Для чего используется в бухгалтерии | |---|---| | Начисления за проживание и услуги | Счета, акты выполненных работ, счета-фактуры | | Наличные платежи | Приходные кассовые ордеры, расходные ордеры для возвратов | | Платежи банковской картой и безналичные | Документы «Операции по платёжным картам», поступления на расчётный счёт |

На основе этих данных бухгалтер формирует все необходимые документы — система автоматически подготавливает информацию в нужном формате.

---

Шаг 1. Задайте период выгрузки

Укажите даты «С» и «По» — за какой период нужно передать данные в бухгалтерию. Обычно это прошедший месяц.

В блоке «Выгрузка в 1C» вы увидите три кнопки:

• Бронирования — информация о всех бронях: даты, суммы, гости, статусы
• Гости — контакты и история гостей
• Платежи — все оплаты: наличные, картой, безналичные

Нажмите нужную кнопку — система автоматически скачает файл с данными за выбранный период. Этот файл загружается в вашу бухгалтерскую программу.

---

Шаг 2. Передайте файл бухгалтеру

Полученный файл отправьте бухгалтеру или загрузите его напрямую в 1С:Бухгалтерию. Бухгалтер использует его для формирования документов.

На основе выгруженных данных в бухгалтерии создаются:

• Счёт на оплату — выставляется по каждому бронированию, служит основанием для оплаты
• Акт оказанных услуг — подтверждение выполненных работ (проживание, доп. услуги)
• Заказ-наряд — документ на размещение для корпоративных клиентов

Важно: счёт на оплату, выгруженный из Hotel OS2, служит документом-основанием. Когда деньги поступают на расчётный счёт отеля, бухгалтер указывает этот счёт как основание — и оплата автоматически привязывается к нужному бронированию.

---

Шаг 3. Загрузите данные из бухгалтерии в систему

Если из бухгалтерии нужно загрузить данные обратно в Hotel OS2 (например, подтверждённые поступления на расчётный счёт), используйте кнопку «Импорт из 1C» в правом верхнем углу раздела.

В разделе «Настройки интеграции» заполните:

• Название организации в 1С — чтобы данные корректно сопоставлялись
• Период выгрузки по умолчанию — сколько дней брать при каждой выгрузке

Нажмите «Сохранить настройки» — они запомнятся.

Если нужно передать настройки коллеге или сохранить резервную копию, воспользуйтесь кнопками «Скачать настройки» и «Загрузить настройки».

---

Подсказки

• Выгружайте данные в конце каждого месяца — это удобный ритм для сверки с бухгалтером.
• Если платёж не нашёл свою бронь — убедитесь, что бухгалтер указал в документе правильный счёт-основание (тот, что был выгружен из Hotel OS2).
• Храните файлы выгрузки — они пригодятся при спорных ситуациях или налоговой проверке.
• Для корпоративных клиентов используйте выгрузку «Бронирования» — там содержится вся информация для оформления заказ-наряда.

---

Частые вопросы

Нужно ли настраивать что-то, чтобы начать выгрузку? Нет, выгрузка работает сразу. Введите название организации в настройках — это поможет бухгалтеру идентифицировать данные. Всё остальное уже настроено.

Что такое «документ-основание» и зачем он нужен? Это счёт на оплату, который система формирует при создании бронирования. Когда деньги поступают на расчётный счёт отеля, бухгалтер указывает этот счёт в выписке банка — и платёж автоматически связывается с нужной бронью. Без документа-основания бухгалтеру придётся искать соответствие вручную.

Платёж из бухгалтерии не привязался к бронированию — что делать? Это значит, что при загрузке не удалось найти соответствующую бронь. Убедитесь, что в бухгалтерской программе указан верный номер счёта-основания. Если проблема сохраняется — обратитесь к администратору системы для ручного сопоставления.

Какой формат файла используется при выгрузке? Система выгружает данные в универсальном формате, понятном большинству бухгалтерских программ. Если ваша программа требует другой формат — уточните у поставщика.

Можно ли выгрузить данные за конкретный день, а не за период? Да — просто установите одинаковую дату в полях «С» и «По». Система выгрузит данные только за этот день.