Как заполнить ФИО иностранных гостей в карте бронирования
Пошаговая инструкция по вводу имени иностранного гостя в двух вариантах — через карту бронирования и через профиль гостя.
Зачем это нужно? Когда в отель заселяется гость из другой страны, российское законодательство требует внести его фамилию, имя и отчество в двух вариантах: оригинальное написание из документа (например, латиница в загранпаспорте) и русская транслитерация. Это необходимо для уведомления миграционных органов и корректного оформления документов.
Система Hotel OS2 упрощает эту задачу: как только вы выбираете иностранное гражданство, форма автоматически перестраивается и показывает двойные поля для каждого компонента имени. Если гость — гражданин России, ничего лишнего не появляется: всё остаётся как обычно.
Как заполнить ФИО в карте бронирования
Это самый быстрый способ: данные гостя можно изменить прямо во время работы с бронированием, не уходя в другой раздел.
Шаг 1. Откройте раздел «Бронирования»
В левом меню нажмите Бронирования.
Вы увидите список всех бронирований отеля. Найдите нужное — по имени гостя, номеру брони или дате заезда.
Шаг 2. Откройте карточку бронирования
Нажмите на строку нужного бронирования — справа откроется панель с деталями. В блоке Гость вы увидите имя гостя и небольшую кнопку-карандаш рядом с ним.
Нажмите кнопку-карандаш, чтобы открыть форму редактирования.
Шаг 3. Укажите гражданство гостя
В открывшейся форме первым делом найдите поле Гражданство в самом верху.
Выберите нужную страну из выпадающего списка. Если выбрана Россия — форма остаётся стандартной, только кириллица. Как только вы выбираете любую другую страну — форма сразу перестраивается.
Шаг 4. Заполните ФИО в двух вариантах
После выбора иностранного гражданства для каждого поля появляются два столбца: левый — оригинальное написание из документа, правый — кириллическая транслитерация.
- Оригинальное написание — введите имя точно так, как написано в документе гостя (загранпаспорт, национальный паспорт или другое удостоверение). Ограничений по языку нет.
- Кириллица (транслитерация) — введите русское написание имени русскими буквами. Форма не проверяет раскладку, поэтому сверьтесь сами: в правом столбце должна быть кириллица, в левом — написание из документа.
Заполните все три строки: Фамилия, Имя, Отчество (отчество можно оставить пустым, если в документе его нет).
После заполнения нажмите Сохранить.
Как заполнить ФИО в профиле гостя
Те же поля доступны в разделе «Гости» — если нужно обновить данные без привязки к конкретной брони.
Шаг 1. Откройте раздел «Гости и CRM → Гости»
В левом меню разверните раздел Гости и CRM и выберите Гости.
Шаг 2. Найдите нужного гостя и откройте форму
Найдите гостя в списке и нажмите кнопку Редактировать на его карточке. Откроется та же форма редактирования с полем Гражданство вверху.
Шаг 3. Работайте с формой так же, как описано выше
Выберите иностранное гражданство — появятся двойные поля. Заполните оба варианта ФИО и нажмите Сохранить.
Подсказки
Начинайте с поля «Гражданство». Именно оно управляет видом формы. Если сначала ввести имя, а потом сменить гражданство — форма перестроится, но введённые данные останутся.
Гости из стран СНГ — тоже иностранные. Гости из Казахстана, Беларуси, Армении, Узбекистана и других стран по требованиям законодательства также требуют двойного написания ФИО.
Отчество необязательно. В большинстве иностранных паспортов отчества нет — оставьте это поле пустым.
Кнопка редактирования доступна только в активных бронированиях. В уже закрытых или отменённых бронированиях кнопка-карандаш не отображается. Чтобы изменить данные такого гостя, зайдите в его профиль через раздел «Гости».
Частые вопросы
Почему двойные поля не появляются? Убедитесь, что вы выбрали страну, отличную от «Россия», в поле «Гражданство». Пока гражданство не изменено, дополнительные поля скрыты.
Можно ли ввести ФИО только кириллицей для иностранца? Да, поле «Оригинальное написание» необязательно. Однако для корректного уведомления миграционных органов рекомендуется заполнять оба варианта.
Что делать, если у гостя двойное гражданство? Выбирайте ту страну, паспорт которой гость предъявляет при заселении.
Данные сохранятся, если закрыть форму крестиком? Нет. Все изменения применяются только после нажатия Сохранить в нижней части формы.
В бронировании нет кнопки-карандаша рядом с именем гостя — почему? Кнопка редактирования отображается только в активных бронированиях (не в отменённых, не выехавших и не «не приехавших»). Для изменения данных по таким бронированиям откройте профиль гостя через раздел «Гости».
Эта статья была полезна?