Как гостинице передавать данные о гостях в МВД через Госуслуги
Чтобы передавать уведомления о гостях в МВД через Госуслуги, гостинице нужны три вещи: подтверждённый кабинет организации на Госуслугах, доверенное лицо с полномочиями по миграционному учёту и идентификаторы (ключи) гостиницы и сотрудника, которые вводятся в Hotel OS2. Ниже — кто что делает и где.
Как подключить Hotel OS2 к Госуслугам для передачи данных о гостях
Зачем это нужно: если в вашей гостинице останавливаются иностранные граждане, вы обязаны сообщать об этом в МВД в течение одного рабочего дня. Раньше это делали вручную или через специальные каналы. Теперь это можно настроить один раз — и система будет автоматически передавать нужные данные через портал Госуслуги.
Для этого нужно выполнить три шага: два из них — на сайте Госуслуги, один — в настройках Hotel OS2. После этого передача данных будет работать в фоне, без вашего участия.
Шаг 1. Руководитель оформляет доверенность на Госуслугах
Войдите в личный кабинет организации на портале Госуслуги под учётной записью руководителя.
Откройте раздел «Полномочия» и назначьте доверенным лицом того сотрудника, который будет отвечать за передачу данных о гостях в МВД. Именно этот человек будет выполнять Шаг 2 и Шаг 3.
На заметку. Если у вашей организации ещё нет подтверждённого аккаунта юридического лица на Госуслугах — сначала нужно его создать и верифицировать через нотариуса или МФЦ. Это разовая процедура.
Шаг 2. Доверенный сотрудник получает ключи идентификации на Госуслугах
Теперь доверенное лицо (которого назначили в Шаге 1) заходит в свой личный кабинет на Госуслугах.
В разделе «Миграционный учёт» оно формирует ключи идентификации для гостиницы и для каждого сотрудника, который будет работать с данными. Система Госуслуг выдаёт два идентификатора:
- Идентификатор гостиницы — уникальный код вашего объекта размещения в системе ЕПГУ.
- Идентификатор сотрудника — код ответственного лица, которое будет подписывать уведомления.
Сохраните эти коды — они понадобятся на следующем шаге.
На заметку. Оба идентификатора выглядят как набор букв и цифр. Скопируйте их в текстовый файл, чтобы не потерять.
Шаг 3. Ввести идентификаторы в Hotel OS2
Это последний шаг — ввести полученные коды в систему.
Шаг 3.1 Откройте раздел Настройки в боковом меню Hotel OS2.
Здесь перейдите на вкладку «Миграционный учёт» — она находится в ряду вкладок настроек.
Шаг 3.2 Прокрутите страницу вниз до блока «Подключение Госуслуг».
В этом блоке два поля:
- Идентификатор гостиницы в Госуслугах — вставьте код, полученный на Шаге 2.
- Идентификатор сотрудника в Госуслугах — вставьте идентификатор ответственного лица.
Шаг 3.3 Установите флажок «Включить передачу данных через Госуслуги» и нажмите «Сохранить».
Появится сообщение «Настройки Госуслуг сохранены» — значит всё готово. Система начнёт передавать данные о гостях автоматически при заселении.
Подсказки
- Потеряли идентификаторы? Зайдите в личный кабинет Госуслуги → раздел «Миграционный учёт» — там они всегда доступны для копирования.
- Идентификаторы меняются? Нет, они постоянные. Их достаточно ввести один раз.
- Что произойдёт, если выключить флажок? Автоматическая передача приостановится, но данные в системе останутся. Включите обратно в любой момент.
- Передача работает сразу? Да, с момента сохранения. Уведомления о следующих гостях пойдут автоматически.
Частые вопросы
Можно ли использовать несколько идентификаторов сотрудников? В данный момент система хранит один идентификатор ответственного сотрудника. Если сотрудник сменился — обновите поле в настройках.
Нужно ли делать это для каждого отеля отдельно? Да, если у вас несколько объектов — каждый настраивается отдельно в своём личном кабинете. Идентификаторы у разных объектов разные.
Что если Госуслуги недоступны или произошла ошибка передачи? Система сохранит уведомление в очередь и отправит его при восстановлении соединения. В разделе «Миграционный учёт» можно проверить статус каждой записи.
Передаются ли данные российских граждан? Через Госуслуги передаются только сведения об иностранных гостях. Для российских граждан отдельного уведомления в МВД не требуется.
Сколько времени занимает настройка? Шаги 1 и 2 на Госуслугах обычно занимают 10–20 минут. Шаг 3 в Hotel OS2 — менее минуты.
Кто и в какой срок обязан уведомлять МВД
Для иностранных гостей срок прямо записан в законе о миграционном учёте: если иностранец живёт в гостинице или ином средстве размещения, уведомление о прибытии подаётся в течение одного рабочего дня, следующего за днём прибытия. Если гость приехал в выходной или праздник — в течение первого рабочего дня после них (109-ФЗ, ст. 20, ч. 3 и 3.1).
Уведомление подаёт сама гостиница — гость этим не занимается. Сроки по россиянам, штрафы за опоздание и порядок для разных типов размещения подробно разобраны в статье регистрация гостей в гостинице: сроки и штрафы.
Порядок подключения: шаг, где, кто
| Шаг | Где | Кто делает |
|---|---|---|
| 1. Подтвердить учётную запись организации | Госуслуги | Руководитель |
| 2. Назначить доверенное лицо, дать полномочия по миграционному учёту | Госуслуги, раздел «Полномочия» | Руководитель |
| 3. Сформировать идентификаторы (ключи) гостиницы и сотрудника | Госуслуги, раздел «Миграционный учёт» | Доверенное лицо |
| 4. Ввести идентификаторы и включить передачу | Hotel OS2, «Настройки» → «Миграционный учёт» | Доверенное лицо или администратор |
Перед стартом пройдите чек-лист подготовки к работе с Госуслугами: он помогает заранее собрать всё, что спросит портал.
Как назначить доверенное лицо организации на Госуслугах
Доверенное лицо — сотрудник, которому руководитель разрешил действовать от имени гостиницы в одном конкретном направлении: подавать уведомления о прибытии гостей.
- Руководитель входит в личный кабинет организации (не в личный кабинет физлица) — переключатель профиля в правом верхнем углу портала.
- Открывает раздел «Сотрудники» и приглашает сотрудника по его личной учётной записи Госуслуг. Учётная запись сотрудника должна быть подтверждённой.
- В разделе «Полномочия» выдаёт этому сотруднику доступ к миграционному учёту.
- Сотрудник принимает приглашение в своём кабинете.
Частая ошибка — назначают человека, у которого упрощённая или стандартная, а не подтверждённая учётная запись: приглашение не принимается. Вторая — руководитель работает из кабинета физлица и не видит раздел «Полномочия».
Что такое глобальный идентификатор и ключ доступа и где их взять
Идентификаторы — это коды, по которым Госуслуги понимают, какая гостиница отправляет уведомление и какой сотрудник за него отвечает. Их формирует доверенное лицо в разделе «Миграционный учёт» своего кабинета:
- идентификатор гостиницы — постоянный код вашего объекта размещения;
- идентификатор сотрудника — код ответственного лица, от имени которого уходят уведомления.
Коды не меняются, их вводят один раз. Если у вас несколько объектов, у каждого свой идентификатор и каждый настраивается отдельно. Сменился ответственный сотрудник — новое доверенное лицо формирует свой идентификатор, и его нужно заменить в настройках Hotel OS2.
Частые ошибки при подключении
- Кабинет организации не подтверждён — без этого не появится раздел полномочий.
- Полномочия выданы, но сотрудник не принял приглашение — в списке он «ожидает».
- В поле Hotel OS2 вставлен код с лишним пробелом в начале или в конце — проверьте при копировании.
- Перепутаны поля: идентификатор гостиницы вставлен в поле сотрудника и наоборот.
- Сохранили идентификаторы, но не поставили флажок «Включить передачу данных через Госуслуги».
Частые вопросы
В какой срок гостиница должна уведомить МВД об иностранном госте?
В течение одного рабочего дня, следующего за днём прибытия; если гость приехал в нерабочий день — в течение первого рабочего дня после него (109-ФЗ, ст. 20, ч. 3.1).
Где взять идентификатор гостиницы для Госуслуг?
Его формирует доверенное лицо организации в разделе «Миграционный учёт» своего кабинета на Госуслугах. Код постоянный, вводится в настройки Hotel OS2 один раз.
Можно ли назначить доверенным лицом администратора гостиницы?
Да, если у администратора подтверждённая учётная запись на Госуслугах и руководитель выдал ему полномочия по миграционному учёту в кабинете организации.
Нужно ли настраивать Госуслуги отдельно для каждого отеля сети?
Да. У каждого объекта размещения свой идентификатор, поэтому настройку повторяют в кабинете каждого отеля.
Читайте также
Эта статья была полезна?