Как подключить систему к Госуслугам для передачи данных о гостях

Как подключить Hotel OS2 к Госуслугам для передачи данных о гостях

Зачем это нужно: если в вашей гостинице останавливаются иностранные граждане, вы обязаны сообщать об этом в МВД в течение одного рабочего дня. Раньше это делали вручную или через специальные каналы. Теперь это можно настроить один раз — и система будет автоматически передавать нужные данные через портал Госуслуги.

Для этого нужно выполнить три шага: два из них — на сайте Госуслуги, один — в настройках Hotel OS2. После этого передача данных будет работать в фоне, без вашего участия.

---

Шаг 1. Руководитель оформляет доверенность на Госуслугах

Войдите в личный кабинет организации на портале Госуслуги под учётной записью руководителя.

Откройте раздел «Полномочия» и назначьте доверенным лицом того сотрудника, который будет отвечать за передачу данных о гостях в МВД. Именно этот человек будет выполнять Шаг 2 и Шаг 3.

На заметку. Если у вашей организации ещё нет подтверждённого аккаунта юридического лица на Госуслугах — сначала нужно его создать и верифицировать через нотариуса или МФЦ. Это разовая процедура.

---

Шаг 2. Доверенный сотрудник получает ключи идентификации на Госуслугах

Теперь доверенное лицо (которого назначили в Шаге 1) заходит в свой личный кабинет на Госуслугах.

В разделе «Миграционный учёт» оно формирует ключи идентификации для гостиницы и для каждого сотрудника, который будет работать с данными. Система Госуслуг выдаёт два идентификатора:

• Идентификатор гостиницы — уникальный код вашего объекта размещения в системе ЕПГУ.
• Идентификатор сотрудника — код ответственного лица, которое будет подписывать уведомления.

Сохраните эти коды — они понадобятся на следующем шаге.

На заметку. Оба идентификатора выглядят как набор букв и цифр. Скопируйте их в текстовый файл, чтобы не потерять.

---

Шаг 3. Ввести идентификаторы в Hotel OS2

Это последний шаг — ввести полученные коды в систему.

Шаг 3.1 Откройте раздел Настройки в боковом меню Hotel OS2.

Здесь перейдите на вкладку «Миграционный учёт» — она находится в ряду вкладок настроек.

---

Шаг 3.2 Прокрутите страницу вниз до блока «Подключение Госуслуг».

В этом блоке два поля:

• Идентификатор гостиницы в Госуслугах — вставьте код, полученный на Шаге 2.
• Идентификатор сотрудника в Госуслугах — вставьте идентификатор ответственного лица.

---

Шаг 3.3 Установите флажок «Включить передачу данных через Госуслуги» и нажмите «Сохранить».

Появится сообщение «Настройки Госуслуг сохранены» — значит всё готово. Система начнёт передавать данные о гостях автоматически при заселении.

---

Подсказки

• Потеряли идентификаторы? Зайдите в личный кабинет Госуслуги → раздел «Миграционный учёт» — там они всегда доступны для копирования.
• Идентификаторы меняются? Нет, они постоянные. Их достаточно ввести один раз.
• Что произойдёт, если выключить флажок? Автоматическая передача приостановится, но данные в системе останутся. Включите обратно в любой момент.
• Передача работает сразу? Да, с момента сохранения. Уведомления о следующих гостях пойдут автоматически.

---

Частые вопросы

Можно ли использовать несколько идентификаторов сотрудников? В данный момент система хранит один идентификатор ответственного сотрудника. Если сотрудник сменился — обновите поле в настройках.

Нужно ли делать это для каждого отеля отдельно? Да, если у вас несколько объектов — каждый настраивается отдельно в своём личном кабинете. Идентификаторы у разных объектов разные.

Что если Госуслуги недоступны или произошла ошибка передачи? Система сохранит уведомление в очередь и отправит его при восстановлении соединения. В разделе «Миграционный учёт» можно проверить статус каждой записи.

Передаются ли данные российских граждан? Через Госуслуги передаются только сведения об иностранных гостях. Для российских граждан отдельного уведомления в МВД не требуется.

Сколько времени занимает настройка? Шаги 1 и 2 на Госуслугах обычно занимают 10–20 минут. Шаг 3 в Hotel OS2 — менее минуты.