Уведомление о прибытии иностранного гражданина в гостиницу: как сформировать
Уведомление о прибытии иностранного гражданина — бланк, которым гостиница сообщает МВД, что иностранный гость заселился. В Hotel OS2 бланк собирается из брони: реквизиты отеля и ответственного сотрудника заполняются один раз, данные гостя подставляются сами.
Как сформировать уведомление о прибытии иностранного гражданина
Зачем это нужно. Когда в отель заселяется гость из другой страны, принимающая сторона обязана поставить его на миграционный учёт — сообщить в МВД, что иностранец прибыл в место пребывания. Для этого заполняется специальный бланк — уведомление о прибытии. Hotel OS2 формирует этот документ автоматически: берёт данные гостя прямо из брони и подставляет их в готовую форму, которая соответствует приказу МВД России N 856. Вам остаётся только распечатать и отнести бланк в отдел по вопросам миграции.
Один раз заполните реквизиты отеля и ответственного сотрудника в настройках — и дальше уведомление на каждого иностранного гостя будет собираться в один клик, без ручного переписывания паспортов и адресов.
Настройка: заполните данные один раз
Шаг 1. Откройте настройки миграционного учёта
Зайдите в раздел «Управление отелем» → «Настройки» и выберите вкладку «Миграционный учёт». Здесь хранятся все реквизиты, которые нужны для бланка.
Шаг 2. Заполните данные ответственного лица принимающей стороны
Это сотрудник отеля, который отвечает за постановку гостей на учёт. Укажите его фамилию, имя и отчество, дату рождения, паспорт и адрес постоянного проживания. Эти сведения попадут в раздел «Сведения о принимающей стороне».
На этом экране заполните поля ответственного сотрудника. Они подставятся в каждое уведомление автоматически, так что вводить их повторно для новых гостей не придётся.
Шаг 3. Укажите документы для уведомлений
Чуть ниже на той же вкладке есть блок «Документы для уведомлений». Заполните два поля:
- Документ на право предоставления помещения — например, свидетельство о праве
собственности или договор аренды. Он подтверждает, что вы вправе размещать гостя.
- Тип помещения — выберите из списка тот вариант, который соответствует вашему
средству размещения (для отеля это «Гостиница»).
Здесь же можно указать документ, подтверждающий полномочия представителя (доверенность) — он пригодится для уведомления об убытии. После заполнения нажмите «Сохранить».
Печать: сформируйте бланк на гостя
Шаг 1. Откройте бронирование иностранного гостя
Перейдите в раздел «Бронирования» и откройте карточку брони, где заселяется иностранный гость. Прокрутите карточку до блока «Документы».
Кнопка «Уведомление о прибытии» появляется только у гостей с иностранным гражданством. Для гостей из России этой кнопки не будет — им положена обычная анкета гостя.
Шаг 2. Нажмите «Уведомление о прибытии»
Нажмите на кнопку — откроется готовый бланк с уже заполненными данными гостя и реквизитами отеля. Проверьте, всё ли на месте.
Так выглядит сформированный документ. Фамилия, гражданство, дата рождения, паспорт и даты проживания берутся из профиля гостя и брони, а сведения о принимающей стороне и помещении — из настроек, которые вы заполнили заранее.
Шаг 3. Распечатайте документ
В окне предпросмотра нажмите «Печать» и распечатайте бланк. Готовый документ можно подписать и передать в отдел по вопросам миграции.
Подсказки
- Заполните профиль гостя заранее. Чем полнее данные в брони — паспорт, дата
рождения, гражданство, — тем меньше пустых полей останется в бланке. Пустые строки придётся дописывать от руки.
- Если у гостя есть миграционная карта, для даты въезда используйте дату из неё.
В бланке дата въезда — отдельное поле, она может отличаться от даты заезда в отель.
- Ответственное лицо и документы вводятся один раз. После сохранения они
подставляются во все новые уведомления, пока вы их не измените.
- Нет кнопки «Уведомление о прибытии»? Значит, у гостя не указано иностранное
гражданство. Откройте профиль гостя и заполните поле гражданства.
Частые вопросы
Для каких гостей формируется уведомление? Только для гостей с гражданством другой страны или лиц без гражданства. Для граждан России уведомление о прибытии не требуется — им положена обычная анкета гостя.
Соответствует ли бланк требованиям МВД? Да. Форма построена по приказу МВД России N 856 и содержит все обязательные разделы: сведения о прибывшем, о принимающей стороне и об адресе места пребывания.
Откуда берутся данные в документе? Данные о госте — из профиля в бронировании (ФИО, гражданство, паспорт, дата рождения, даты проживания). Данные об отеле и ответственном сотруднике — из вкладки «Миграционный учёт» в настройках.
Можно ли отредактировать бланк перед печатью? Правьте данные в источнике: сведения о госте — в профиле гостя, реквизиты отеля — в настройках миграционного учёта. После этого сформируйте документ заново, и он обновится.
Что делать, если в бланке пустые поля? Проверьте, заполнены ли соответствующие данные. Данные гостя — в его профиле, реквизиты принимающей стороны — в настройках. Незаполненные поля можно дописать на распечатанном бланке вручную.
В какой срок гостиница уведомляет МВД
Гостиница подаёт уведомление в течение одного рабочего дня, следующего за днём прибытия иностранного гостя. Если гость заселился в нерабочий день, срок — первый рабочий день после него. Это требование ч. 3.1 ст. 20 закона № 109-ФЗ; общий срок в семь рабочих дней для гостиниц не применяется.
Поэтому бланки по заселившимся иностранцам удобно формировать и проверять каждое утро. Если уведомления уходят через электронный канал (Госуслуги, СКАЛА, Контур.ФМС), пользуйтесь разделом «Уведомления о прибытии» — там видны статусы всех анкет. Печатный бланк нужен, когда сведения передаются на бумаге в подразделение по вопросам миграции.
Кому нужно уведомление о прибытии
Уведомление о прибытии — форма для иностранных граждан и лиц без гражданства: их миграционный учёт регулирует закон № 109-ФЗ. Бланк заполняют на каждого такого гостя, включая детей.
Для гостей — граждан России эта форма не используется. Модуль миграционного учёта не создаёт уведомления для гостей с пропиской в том же регионе, где находится отель.
Частые ошибки при заполнении:
- ФИО не латиницей так, как в паспорте — сверяйте написание с документом, см. как заполнить ФИО иностранных гостей;
- не заполнен документ, подтверждающий право на пребывание (виза, миграционная карта) — поле обязательное;
- даты проживания не совпадают с бронью после продления — пересохраните бронь до печати;
- устарели данные ответственного сотрудника в настройках после смены администратора.
Как передать уведомление: Госуслуги, СКАЛА, Контур.ФМС
Распечатанный бланк — один из способов. Чаще отели передают сведения электронно:
| Способ | Что нужно |
|---|---|
| Госуслуги (ЕПГУ) | Учётная запись юрлица и электронная подпись |
| СКАЛА | Договор с разработчиком и доступ к личному кабинету |
| Контур.ФМС, СБИС и другие | Договор с сервисом, загрузка файла из Hotel OS2 |
| Бумажный бланк | Отнести в подразделение по вопросам миграции |
Электронная передача удобнее бумажной: не нужно каждый день относить бланки, а статус каждой анкеты виден в программе — отправлена, принята или возвращена с ошибкой.
Канал выбирается в настройках модуля — как это сделать и как отслеживать статусы, разобрано в статье миграционный учёт в гостинице.
Частые вопросы
В какой срок гостиница должна уведомить о прибытии иностранного гражданина?
В течение одного рабочего дня, следующего за днём прибытия гостя (ч. 3.1 ст. 20 закона № 109-ФЗ).
Можно ли заполнить уведомление о прибытии онлайн?
Да: Hotel OS2 собирает бланк из брони автоматически, а передать сведения можно электронно через Госуслуги, СКАЛА или другие сервисы.
Нужно ли уведомление на ребёнка-иностранца?
Да, уведомление оформляется на каждого иностранного гостя, включая детей.
Читайте также
Эта статья была полезна?