Как формируется список гостей в разделе «Гости»

Как формируется список гостей в разделе «Гости»

Зачем это нужно: раздел «Гости» — это ваша база клиентов. Здесь собрана вся информация о людях, которые когда-либо останавливались в вашем отеле или сделали бронирование. Это не просто список имён — это инструмент, который помогает узнавать постоянных гостей, следить за их предпочтениями и вовремя поздравлять с днём рождения.

Список формируется автоматически — вам не нужно ничего настраивать вручную. Каждый раз, когда сотрудник оформляет бронирование или гость самостоятельно бронирует номер через сайт, его профиль появляется в базе.

Шаг 1. Откройте раздел «Гости»

В левом меню нажмите Гости. Вы сразу увидите сводку по группам гостей — сегменты.

Здесь отображается вся база клиентов отеля. Верхняя часть — это плитки сегментов, нижняя — список карточек гостей.

Шаг 2. Посмотрите, что содержится в карточке каждого гостя

Для каждого гостя система хранит и показывает:

• Фамилию, имя, отчество — основные данные для идентификации
• Дату рождения — рядом с именем появляется значок торта, если день рождения в ближайшие 7 дней
• Телефон — с кнопкой перехода в WhatsApp
• Электронную почту
• Наличие личного кабинета — если гость зарегистрировался на сайте бронирования, рядом с именем появляется синяя метка «Кабинет»
• Доход — общая сумма, которую гость потратил в вашем отеле за все бронирования (поле «Потрачено»)
• Сегменты — в скольких автоматических группах состоит гость (например: «2 сегмента» означает, что гость входит в VIP и Постоянные)
• Уровень лояльности — определяется по накопленным баллам

На карточке сразу виден доход от гостя и его уровень лояльности. По клику на карточку открывается полный профиль с историей бронирований.

Шаг 3. Разберитесь с сегментами

В верхней части раздела — 8 плиток-сегментов. Каждая показывает количество гостей в группе:

• Дни рождения — у кого день рождения в ближайшие 7 дней
• VIP-гости — гости с особым статусом
• Постоянные гости — 3 и более бронирований
• Новые за сегодня — профили, добавленные сегодня
• Дубликаты — возможные повторы профилей (совпадение по телефону или по фамилии с именем)
• Нежелательные — гости с особой отметкой
• С депозитом — гости с остатком средств на счёте
• Поиск по базе — общий поиск по всей базе

Нажмите на любую плитку, чтобы увидеть только гостей из этой группы.

Когда гость попадает в базу

Профиль гостя создаётся в трёх случаях:

1. Сотрудник вручную добавляет гостя через кнопку «Добавить гостя»
2. Гость создаёт бронирование — вручную через стойку или через сайт
3. Гость регистрируется в личном кабинете на сайте бронирования

Обратите внимание. Обязательны только фамилия и имя — профиль с одними этими полями Hotel OS2 сохранит и покажет в списке. Но без телефона и email система не сможет отправить такому гостю ни подтверждение, ни поздравление с днём рождения, ни рассылку, а при следующем заезде заведёт вторую карточку: одинаковые профили система склеивает по телефону или email. Поэтому указывайте хотя бы один контакт.

---

Подсказки

• Чтобы быстро найти конкретного гостя, используйте строку поиска — она ищет по имени, email и телефону одновременно.
• Если у гостя день рождения в ближайшую неделю, рядом с его именем появится значок 🎂 — не забудьте позвонить или прислать пожелание.
• Когда в сегменте «Дубликаты» появляются гости — проверьте их: возможно, один человек был добавлен дважды. Нажмите «Объединить», чтобы слить дубликаты в одну карточку.
• Чем больше информации о госте в профиле — тем точнее работают автоматические рассылки и поздравления.

---

Частые вопросы

Почему в базе гостей мало записей? База гостей накапливается постепенно — с каждым новым бронированием. Если отель только начал работу в системе, нужно время, чтобы база заполнилась. Также можно импортировать гостей из таблицы Excel.

Гость забронировал номер, но не появился в базе — почему? Скорее всего, при создании бронирования не были указаны ни имя, ни контакты гостя. Зайдите в бронирование и заполните данные гостя — профиль будет создан автоматически.

Что означает «1 сегмент» или «2 сегмента» на карточке? Это показывает, в скольких автоматических группах состоит гость. Например, гость с тремя бронированиями и датой рождения через 3 дня войдёт в сегменты «Постоянные» и «Дни рождения» — итого 2 сегмента.

Можно ли удалить гостя из базы? Да, через его профиль. Но учтите: если с этим гостем связаны бронирования, они останутся в системе. Удалять гостей стоит только в случае явной ошибки или дублирования.

Что такое «Личный кабинет» на карточке гостя? Это значит, что гость зарегистрировался на странице онлайн-бронирования вашего отеля. Он может самостоятельно видеть свои прошлые и текущие бронирования, а также управлять своими данными.