Как выставить счёт по бронированию

Зачем это нужно

Зачем нужен этот счёт: гостю или компании-плательщику почти всегда нужен бумажный или электронный документ: для отчётности, для бухгалтерии или просто чтобы понимать, за что заплачено. В Hotel OS2 счёт по бронированию формируется автоматически — вам не нужно вручную заводить позиции, рассчитывать суммы и вписывать реквизиты отеля. Достаточно открыть бронь и нажать одну кнопку.

В этой статье разберём, как быстро получить счёт гостиницы по любой брони и как настроить, чтобы услуги в счёте либо выводились отдельной строкой, либо сворачивались в одну позицию «Проживание».

Шаг 1. Откройте бронь и получите счёт

Открыть бронь можно двумя способами — оба ведут к одной и той же карточке с кнопкой счёта:

• Прямо на шахматке (быстро). Щёлкните по цветной плашке нужной брони — карточка с подробностями откроется справа сразу же. Так удобно, когда вы работаете с расписанием заездов и не хотите уходить в отдельный список.
• Из раздела «Бронирования». Откройте раздел «Бронирования», найдите гостя в списке и щёлкните по строке брони — откроется та же самая карточка.

В открывшейся карточке прокрутите до блока «Документы» и нажмите «Счёт на оплату».

Откроется готовый счёт в новой вкладке — с реквизитами отеля, данными плательщика, суммой проживания, оплаченной частью и остатком к оплате. Из этой вкладки счёт можно распечатать или сохранить в PDF — окно печати открывается автоматически.

Если у брони указана компания-плательщик (юридическое лицо), в счёте появятся её реквизиты: ИНН, КПП, банковский счёт. Если плательщик — гость, в счёт попадут его ФИО и телефон.

Шаг 2. Посмотрите счета и платежи внутри карточки брони

В карточке брони есть отдельный блок «Счета по бронированию». Здесь видны все счета, которые система сформировала автоматически. С ними можно работать:

• разделить счёт между несколькими плательщиками (основной гость, заказчик, компания, дополнительный гость);
• перенести часть суммы с одного счёта на другой;
• объединить счета, если бронирование групповое.

Подробные инструкции по этим действиям мы разобрали в отдельной статье «Как разделить счёт и перенести оплату в шахматке».

Шаг 3. Настройте детализацию услуг в счёте

Если в тариф включён завтрак или другие услуги (парковка, баня, ужин), вы сами решаете, как они должны отображаться в счёте: отдельной строкой или в общей сумме «Проживание».

Откройте «Настройки» → блок «Счета и платежи». Найдите галочку «При формировании счёта не выделять услуги отдельной строкой».

• Галочка стоит — в счёте только одна строка «Проживание» с общей суммой. Так удобно, если гостю не нужны подробности.
• Галочка снята — каждая услуга идёт отдельной строкой с количеством и ценой. Так нужно, если бухгалтерия требует детализацию или гость хочет увидеть, за что именно платит.

После любого изменения нажмите «Сохранить настройки счетов» — настройка применяется ко всем новым счетам этого отеля.

Подсказки

• Счёт всегда отражает актуальную сумму брони. Если вы добавили услугу, изменили цену или провели частичную оплату — просто откройте счёт заново, он перегенерируется с новыми данными.
• Печать запускается автоматически при открытии счёта. Если нужно сначала только посмотреть — закройте окно печати и работайте с документом во вкладке.
• Если в брони указана компания-плательщик, реквизиты в счёте подтянутся из карточки компании. Проверьте, чтобы у компании были заполнены ИНН и банковские реквизиты — иначе они не появятся в счёте.
• Настройка «не выделять услуги отдельной строкой» работает на весь отель сразу. Если у вас разные категории гостей с разными требованиями, держите галочку снятой — детализированный счёт подходит и тем, и другим.

Частые вопросы

Почему в счёте появилась строка «Завтрак, 0 руб.»? Это значит, что завтрак включён в тариф (его стоимость уже сидит в цене номера), а галочка «не выделять услуги отдельной строкой» снята. Если такая детализация не нужна — поставьте галочку в настройках, и завтрак уйдёт в общую сумму.

Как сохранить счёт в PDF? В окне печати выберите принтер «Сохранить как PDF» (так умеют все современные браузеры) — и сохраните файл на компьютер. После этого его можно отправить гостю по почте или мессенджеру.

Можно ли выставить счёт только на одну услугу, не на всё проживание? Да. В карточке брони откройте блок «Счета по бронированию» и создайте отдельный счёт под конкретного плательщика, перенесите туда сумму нужной услуги — получите отдельный документ.

Гость хочет счёт на свою фирму, но компания не была указана при бронировании. Откройте карточку брони, добавьте плательщика-юрлицо в блоке «Компания», после чего повторно сформируйте счёт — реквизиты компании автоматически подставятся.

Счёт нужен на двух гостей одного бронирования. Что делать? В блоке «Счета по бронированию» создайте второй счёт с другим плательщиком и перенесите туда часть суммы. Так у вас будет два отдельных документа с одинаковыми реквизитами отеля, но разными плательщиками.