Счёт за проживание в гостинице: как выставить по брони
Счёт за проживание — документ, по которому гость или компания оплачивает проживание: в нём реквизиты гостиницы и плательщика, даты, номер, сумма, оплаченная часть и остаток. В Hotel OS2 он формируется из брони одной кнопкой: карточка брони → «Документы» → «Счёт на оплату».
Зачем это нужно
Зачем нужен этот счёт: гостю или компании-плательщику почти всегда нужен бумажный или электронный документ: для отчётности, для бухгалтерии или просто чтобы понимать, за что заплачено. В Hotel OS2 счёт по бронированию формируется автоматически — вам не нужно вручную заводить позиции, рассчитывать суммы и вписывать реквизиты отеля. Достаточно открыть бронь и нажать одну кнопку.
В этой статье разберём, как быстро получить счёт гостиницы по любой брони и как настроить, чтобы услуги в счёте либо выводились отдельной строкой, либо сворачивались в одну позицию «Проживание».
Шаг 1. Откройте бронь и получите счёт
Открыть бронь можно двумя способами — оба ведут к одной и той же карточке с кнопкой счёта:
- Прямо на шахматке (быстро). Щёлкните по цветной плашке нужной брони — карточка с подробностями откроется справа сразу же. Так удобно, когда вы работаете с расписанием заездов и не хотите уходить в отдельный список.
- Из раздела «Бронирования». Откройте раздел «Бронирования», найдите гостя в списке и щёлкните по строке брони — откроется та же самая карточка.
В открывшейся карточке прокрутите до блока «Документы» и нажмите «Счёт на оплату».
Откроется готовый счёт в новой вкладке — с реквизитами отеля, данными плательщика, суммой проживания, оплаченной частью и остатком к оплате. Из этой вкладки счёт можно распечатать или сохранить в PDF — окно печати открывается автоматически.
Если у брони указана компания-плательщик (юридическое лицо), в счёте появятся её реквизиты: ИНН, КПП, банковский счёт. Если плательщик — гость, в счёт попадут его ФИО и телефон.
Шаг 2. Посмотрите счета и платежи внутри карточки брони
В карточке брони есть отдельный блок «Счета по бронированию». Здесь видны все счета, которые система сформировала автоматически. С ними можно работать:
- разделить счёт между несколькими плательщиками (основной гость, заказчик, компания, дополнительный гость);
- перенести часть суммы с одного счёта на другой;
- объединить счета, если бронирование групповое.
Подробные инструкции по этим действиям мы разобрали в отдельной статье «Как разделить счёт и перенести оплату в шахматке».
Шаг 3. Настройте детализацию услуг в счёте
Если в тариф включён завтрак или другие услуги (парковка, баня, ужин), вы сами решаете, как они должны отображаться в счёте: отдельной строкой или в общей сумме «Проживание».
Откройте «Настройки» → блок «Счета и платежи». Найдите галочку «При формировании счёта не выделять услуги отдельной строкой».
- Галочка стоит — в счёте только одна строка «Проживание» с общей суммой. Так удобно, если гостю не нужны подробности.
- Галочка снята — каждая услуга идёт отдельной строкой с количеством и ценой. Так нужно, если бухгалтерия требует детализацию или гость хочет увидеть, за что именно платит.
После любого изменения нажмите «Сохранить настройки счетов» — настройка применяется ко всем новым счетам этого отеля.
Подсказки
- Счёт всегда отражает актуальную сумму брони. Если вы добавили услугу, изменили цену или провели частичную оплату — просто откройте счёт заново, он перегенерируется с новыми данными.
- Печать запускается автоматически при открытии счёта. Если нужно сначала только посмотреть — закройте окно печати и работайте с документом во вкладке.
- Если в брони указана компания-плательщик, реквизиты в счёте подтянутся из карточки компании. Проверьте, чтобы у компании были заполнены ИНН и банковские реквизиты — иначе они не появятся в счёте.
- Настройка «не выделять услуги отдельной строкой» работает на весь отель сразу. Если у вас разные категории гостей с разными требованиями, держите галочку снятой — детализированный счёт подходит и тем, и другим.
Частые вопросы
Почему в счёте появилась строка «Завтрак, 0 руб.»? Это значит, что завтрак включён в тариф (его стоимость уже сидит в цене номера), а галочка «не выделять услуги отдельной строкой» снята. Если такая детализация не нужна — поставьте галочку в настройках, и завтрак уйдёт в общую сумму.
Как сохранить счёт в PDF? В окне печати выберите принтер «Сохранить как PDF» (так умеют все современные браузеры) — и сохраните файл на компьютер. После этого его можно отправить гостю по почте или мессенджеру.
Можно ли выставить счёт только на одну услугу, не на всё проживание? Да. В карточке брони откройте блок «Счета по бронированию» и создайте отдельный счёт под конкретного плательщика, перенесите туда сумму нужной услуги — получите отдельный документ.
Гость хочет счёт на свою фирму, но компания не была указана при бронировании. Откройте карточку брони, добавьте плательщика-юрлицо в блоке «Компания», после чего повторно сформируйте счёт — реквизиты компании автоматически подставятся.
Счёт нужен на двух гостей одного бронирования. Что делать? В блоке «Счета по бронированию» создайте второй счёт с другим плательщиком и перенесите туда часть суммы. Так у вас будет два отдельных документа с одинаковыми реквизитами отеля, но разными плательщиками.
Что входит в счёт за проживание
Счёт, который формирует система, собирается из данных брони и настроек отеля:
| Блок счёта | Откуда берётся |
|---|---|
| Реквизиты гостиницы: название, ИНН, банк, адрес | Настройки отеля |
| Плательщик: ФИО и телефон гостя или реквизиты компании (ИНН, КПП, банковский счёт) | Карточка брони и карточка компании |
| Даты проживания, номер, тариф | Бронь |
| Проживание и услуги — одной строкой или детально | Настройка «Счета и платежи» |
| Оплачено и остаток к оплате | Платежи по брони |
| Печать и подписи | «Атрибуты счёта» в настройках |
Перед первой отправкой счёта клиенту сверьте реквизиты гостиницы с бухгалтером: опечатка в ИНН или расчётном счёте остановит платёж компании. Требования к оформлению счёта у разных бухгалтерий отличаются, поэтому, если клиент просит что-то добавить, уточните, что именно.
Образец счёта гостиницы
Условный пример того, как выглядит счёт на оплату проживания командированного сотрудника:
| Поле | Пример |
|---|---|
| Поставщик | ООО «Гостиница Пример», ИНН 0000000000, р/с в банке |
| Плательщик | ООО «Заказчик», ИНН 0000000000, КПП 000000000 |
| Основание | Бронь № BK-20261015-XXXX |
| Строка 1 | Проживание, номер «Стандарт», 15.10–18.10, 3 ночи × 4 000 ₽ = 12 000 ₽ |
| Строка 2 | Завтрак, 3 × 500 ₽ = 1 500 ₽ (если услуги выводятся отдельно) |
| Итого | 13 500 ₽ |
| Оплачено / к оплате | 0 ₽ / 13 500 ₽ |
| Подписи | Руководитель, бухгалтер, печать |
Счёт открывается в новой вкладке, окно печати появляется автоматически. Чтобы получить PDF, выберите в окне печати «Сохранить как PDF». Если после выставления счёта изменилась сумма брони, откройте счёт заново — он пересоберётся с новыми данными.
Счёт, счёт-фактура и кассовый чек: в чём разница
Эти документы часто путают, но у каждого своя роль.
- Счёт на оплату — просьба заплатить. По нему компания переводит деньги. Сам по себе он не подтверждает, что услуга оказана.
- Кассовый чек или бланк строгой отчётности — подтверждение расчёта. По п. 32 Правил гостиничных услуг (ПП № 1912) при расчётах с гостем отель выдаёт кассовый чек или документ на бланке строгой отчётности.
- Счёт-фактура — налоговый документ для учёта НДС. Нужен ли он, зависит от налогового режима отеля и плательщика — этот вопрос решает бухгалтер.
- Акт оказанных услуг — подтверждение для бухгалтерии компании, что проживание состоялось. Его можно сделать по шаблону документа с данными брони.
Командированному сотруднику обычно нужны счёт до оплаты и закрывающие документы после выезда — уточните у его бухгалтерии, какие именно.
Счёт на юрлицо и раздельные счета
Чтобы реквизиты компании попали в счёт, укажите её плательщиком в брони. Если компанию забыли указать при бронировании, добавьте её в блоке «Компания» карточки брони и сформируйте счёт заново.
Что ещё пригодится:
- бронь на юридическое лицо — как сразу оформить бронь на компанию;
- печать и подпись в счёте — атрибуты для бухгалтерии плательщика;
- отдельный счёт на услугу — если часть услуг оплачивает сам гость;
- разделить счёт между гостями — если двое платят за номер пополам.
Настройка «не выделять услуги отдельной строкой» действует на весь отель сразу. Если среди клиентов есть компании, которым нужна детализация, оставьте галочку снятой — детальный счёт подойдёт всем.
Частые вопросы
Как выставить счёт за проживание в гостинице?
Откройте бронь на шахматке или в списке броней, прокрутите до блока «Документы» и нажмите «Счёт на оплату». Счёт откроется в новой вкладке с реквизитами отеля и плательщика.
Где взять образец счёта за проживание?
Система формирует счёт сама по данным брони. Откройте его и сохраните в PDF через окно печати.
Почему в счёте строка «Завтрак, 0 руб.»?
Завтрак включён в цену тарифа, а услуги выводятся отдельными строками. Чтобы убрать строку, включите «не выделять услуги отдельной строкой» в настройках счетов.
Можно ли выставить счёт на компанию после бронирования?
Да. Добавьте компанию-плательщика в блоке «Компания» карточки брони и сформируйте счёт заново.
Читайте также
Эта статья была полезна?