Как добавить сотрудника в справочник
Инструкция по добавлению и управлению сотрудниками гостиницы в справочнике — для использования в документах и хаускипинге
Как добавить сотрудника в справочник
Зачем это нужно? В Hotel OS2 есть справочник сотрудников — список людей, которые работают в вашей гостинице. Каждый сотрудник вносится в справочник с указанием должности: Администратор, Горничная или Супервайзер.
Это нужно для двух вещей. Во-первых, если у сотрудника должность Администратор, его имя и подпись могут автоматически подставляться в счета и документы, которые вы выставляете гостям. Во-вторых, если сотрудник — Горничная, его можно назначать исполнителем конкретной уборки в разделе «Хаускипинг».
Шаг 1. Откройте раздел «Настройки» → «Справочники»
В левом меню нажмите «Настройки» (раздел «Управление»). Откроется страница с настройками. Прокрутите верхние вкладки вправо и найдите «Справочники» — нажмите на неё.
Вы увидите несколько справочников: «Сотрудники», «Источник брони», «Цель визита». В верхней части — блок «Сотрудники».
Шаг 2. Нажмите «Добавить новый элемент»
В правом верхнем углу блока «Сотрудники» нажмите кнопку + Добавить новый элемент.
Здесь нажмите на фиолетовую кнопку — она помечена красной стрелкой.
Шаг 3. Заполните данные сотрудника
Откроется форма. Заполните поля:
- Фамилия и Имя — обязательные поля
- Отчество — при наличии
- Должность — выберите из списка: Администратор, Горничная или Супервайзер
Остальные поля необязательны:
- Полное название должности — текст, который будет печататься в счёте (например, «Главный администратор»)
- Должность на английском — если нужно для документов на английском
- Телефон и Комментарий — для внутреннего использования
Здесь заполните фамилию, имя и выберите должность.
Шаг 4. Выберите должность и нажмите «Применить»
Выберите нужную должность в выпадающем списке, затем нажмите кнопку Применить.
Красные обводки показывают поле «Должность» и кнопку «Применить».
Сотрудник появится в списке:
В верхнем правом углу появится уведомление «Сотрудник добавлен». В таблице видно ФИО (сокращённо), должность и статус «Активен».
Редактирование, деактивация и удаление
Для изменения данных сотрудника нажмите на иконку карандаша в столбце «Действие». Откроется та же форма с уже заполненными полями — отредактируйте нужное и нажмите галочку, чтобы сохранить.
Чтобы временно скрыть сотрудника (например, он в отпуске), нажмите на кнопку статуса «Активен» — она переключится на «Неактивен». Сотрудник останется в списке, но не будет доступен для назначений.
Для полного удаления нажмите на иконку корзины рядом с именем сотрудника.
Подсказки
- Один и тот же человек может быть одновременно в списке «Сотрудники» и иметь учётную запись для входа в систему — это два разных места, они независимы.
- Если вы хотите, чтобы имя администратора печаталось в счёте автоматически, убедитесь, что у него в справочнике указана должность «Администратор» и заполнено поле «Полное название должности».
- Горничных из справочника можно назначать на уборки в разделе «Хаускипинг» → «Обслуживание номеров».
Частые вопросы
Можно ли добавить несколько сотрудников с одинаковой должностью? Да, количество не ограничено. Горничных, как правило, несколько.
Сотрудник уволился — как его убрать из справочника? Нажмите на иконку корзины рядом с его именем. Если хотите сохранить историю — лучше переведите в статус «Неактивен».
Нужно ли добавлять всех сотрудников в справочник? Нет — только тех, кого нужно назначать в документах или хаускипинге. Остальные могут работать с системой через свои учётные записи без записи в справочнике.
Что такое «Полное название должности»? Этот текст используется при подстановке в счета и документы вместо стандартного «Администратор». Например, если у вас официальная должность «Старший администратор» — укажите её здесь.
Как найти нужного сотрудника, если список длинный? На данный момент список отображается полностью. Пользуйтесь прокруткой. Неактивных сотрудников можно скрыть через переключение статуса.
Эта статья была полезна?