Как сформировать отчёт по числу гостей и номероночей по странам гражданства

Как сформировать отчёт по числу гостей и номероночей по странам гражданства

Зачем это нужно: если ваш отель принимает иностранных гостей, вам может понадобиться отчёт о том, сколько человек из разных стран у вас побывало и сколько ночей они провели. Такой отчёт помогает анализировать географию гостей, планировать маркетинг и готовить статистику для государственных органов.

В разделе «Отчёты» Hotel OS2 есть готовый отчёт «Список гостей» — он содержит именно те данные, которые нужны: ФИО, страна гражданства и количество ночей. Из него за несколько шагов получается наглядная сводная таблица по странам.

Шаг 1. Откройте раздел «Отчёты»

В меню слева нажмите Отчёты. Вы попадёте в каталог всех доступных отчётов.

На экране появится список отчётов. Найдите строку «Список гостей» — она выделена на скриншоте. Здесь же задайте период: укажите дату начала и дату окончания в полях рядом со строкой.

Шаг 2. Нажмите «Вид» и включите нужные столбцы

Справа в строке «Список гостей» нажмите кнопку «Вид» — откроется меню выбора столбцов.

Здесь нажмите на «Вид», чтобы открыть список доступных столбцов для этого отчёта.

Шаг 3. Включите столбец «Гражданство»

В открывшемся меню убедитесь, что стоят галочки напротив:

• ФИО (гость)
• Гражданство
• Ночей

Отметьте пункт «Гражданство» — он отвечает за страну гражданства каждого гостя. Настройка сохраняется автоматически для этого браузера.

Шаг 4. Скачайте отчёт в Excel

Нажмите кнопку «XLSX» в строке «Список гостей» — система скачает файл в формате Excel.

Файл называется примерно all-ДАТА.xlsx. Откройте его в Excel или другой программе для работы с таблицами.

Шаг 5. Создайте сводную таблицу в Excel

После открытия файла:

1. Выделите всю таблицу (нажмите Ctrl+A или щёлкните на ячейку в таблице).
2. В верхнем меню выберите Вставка → Сводная таблица.
3. Нажмите ОК — Excel создаст сводную таблицу на новом листе.
4. В панели «Поля сводной таблицы» справа:

- Поставьте галочки напротив ФИО, Гражданство, Ночей. - Перетащите поле ФИО из области «Строки» в область «Значения» — оно превратится в «Количество по полю ФИО» (то есть число гостей).

1. Таблица готова: по строкам — страны, по значениям — число гостей и сумма ночей.

Подсказки

Совет: Столбец «Гражданство» в скачанном файле содержит полные названия стран на русском языке — «Россия», «Беларусь», «Казахстан» и другие. Это удобно для сводной таблицы.

На заметку: Кнопка «CSV» скачивает тот же отчёт в текстовом формате — если вам нужен именно Excel с форматированием, используйте «XLSX».

Совет: Если у гостя не заполнено гражданство — в отчёте будет прочерк. Чтобы данные были полными, заполняйте поле «Гражданство» при регистрации гостя.

---

Частые вопросы

Вопрос: Столбец «Гражданство» есть в меню «Вид», но в отчёте не появляется? Убедитесь, что галочка стоит, и закройте меню «Вид» кликом в любое место за его пределами — настройка применяется сразу.

Вопрос: Как посмотреть отчёт за конкретный месяц? В строке «Список гостей» задайте в полях «с» и «по» нужные даты перед скачиванием. Например, с 1 мая по 31 мая.

Вопрос: Можно ли скачать отчёт сразу с группировкой по странам, без сводной таблицы Excel? В текущей версии система выгружает список гостей построчно — группировку по странам удобнее сделать в Excel через сводную таблицу (это занимает меньше минуты).

Вопрос: Почему у некоторых гостей гражданство «—»? Это означает, что при создании профиля гостя поле «Гражданство» не было заполнено. Откройте карточку нужного гостя и добавьте страну гражданства.

Вопрос: Можно ли отфильтровать только иностранных гостей в отчёте? После скачивания файла в Excel используйте стандартный фильтр по столбцу «Гражданство» — выберите все строки, кроме «Россия».