Отчёт «Занятые номера»

Отчёт «Занятые номера»

Зачем это нужно. Отчёт «Занятые номера» показывает список номеров, в которых прямо сейчас живут гости. Это самый быстрый способ ответить на вопросы «сколько номеров занято сегодня», «кто именно в каком номере» и «какие номера освободятся к вечеру». Утром по нему удобно сверяться с горничными, днём — отвечать гостям, которые просят заселиться пораньше, вечером — понимать реальную загрузку.

По умолчанию отчёт формируется на текущую дату. Можно выбрать любую другую дату или целый период. Данные всегда свежие: как только администратор кого-то заселил или выселил, отчёт это сразу учитывает.

Шаг 1. Откройте раздел «Отчёты»

В левом меню разверните группу «Аналитика» и нажмите «Отчёты».

Здесь нажмите на пункт «Отчёты» — откроется страница со всеми отчётами отеля.

Шаг 2. Найдите отчёт «Занятые номера»

На вкладке «Отчёты» есть таблица со списком готовых отчётов. Нужный называется «Занятые номера».

Это та самая строка, с которой вы будете работать: слева название, посередине описание, справа поля периода и кнопки.

Шаг 3. Выберите дату или период

В колонке «Период» два поля: дата начала и дата окончания. Если нужен один день — поставьте в оба поля одну и ту же дату.

Это поля для выбора дат. По умолчанию в них стоит сегодняшнее число.

Шаг 4. Нажмите «Показать данные»

Здесь нажмите синюю кнопку «Показать данные» — отчёт сформируется и откроется прямо на странице, ничего скачивать не нужно.

Шаг 5. Посмотрите, сколько номеров занято

Под таблицей отчётов появится сформированный отчёт. В шапке видно, сколько номеров занято на выбранную дату, а ниже — таблица с гостями.

Так выглядит результат. В синей плашке — количество занятых номеров, в таблице — строка на каждое заселённое бронирование: № брони, ФИО гостей, количество гостей, дата и время заезда и выезда, тариф, баланс бронирования, номер комнаты, статус уборки, сумма бронирования, комментарий гостя и заметки. Таблица прокручивается вправо — там же наши дополнительные колонки: ночей всего, телефон и долг.

Важно: в отчёте видны только заселённые бронирования. Гости, которые забронировали номер, но ещё не приехали и не оформлены на стойке, в отчёт не попадают — их номер пока свободен.

Шаг 6. Выгрузите данные

Если отчёт нужен в виде файла — рядом есть кнопки выгрузки.

Здесь нажмите «XLSX», чтобы скачать отчёт в Excel. Кнопка «CSV» скачивает простую таблицу, а «Печать» открывает готовую к распечатке страницу — удобно отдать листок горничным.

Подсказки

• Кнопка «Вид» рядом с отчётом позволяет включить или выключить любые колонки. Например,

оставить только номер комнаты, гостя и статус уборки — получится короткий список для службы уборки. Выбор запоминается.

• Чтобы увидеть, кто живёт в отеле на завтра или на будущие выходные, просто поставьте

нужные даты и снова нажмите «Показать данные».

• Столбец «Баланс» показывает разницу между оплаченным и общей суммой. Минус означает,

что гость ещё должен доплатить при выезде.

• Отчёт по периоду показывает всех, кто жил в отеле хотя бы один день из выбранного

промежутка, поэтому строк может быть больше, чем номеров в отеле.

• Кнопка «Скрыть данные» сворачивает таблицу, если она мешает.

Частые вопросы

Гость заселился, но в отчёте его нет. Почему? Скорее всего, заселение не оформлено в системе: бронирование осталось в статусе «Подтверждена». Отметьте заезд в карточке бронирования — гость сразу появится в отчёте.

Почему занятых номеров меньше, чем строк в таблице? Если в одном номере несколько бронирований подряд за выбранный период, строк будет несколько, а номер — один. Счётчик считает именно номера.

Можно ли получить отчёт за прошлый месяц? Да. Поставьте нужные даты в полях периода — ограничений по прошлым датам нет.

Что означает столбец «Статус уборки»? Это текущее состояние номера: «Чисто», «Грязно», «Убирается» или «Проверка». Значение берётся из раздела обслуживания номеров и меняется, когда горничная отмечает работу.

Отчёт открылся, а строк нет. Что делать? Значит, на выбранную дату заселённых бронирований нет — система так и напишет. Проверьте даты и не перепутан ли месяц с днём.