Как заключить соглашение об информационном взаимодействии с МВД

Зачем это нужно. Чтобы передавать данные о заселённых гостях в МВД через Госуслуги, гостинице сначала нужно заключить соглашение об информационном взаимодействии с региональным Управлением по вопросам миграции (УВМ) МВД и получить уникальные идентификаторы. Без такого соглашения отправленные сведения просто не примут.

Обратите внимание: в соглашении с МВД должно быть указано, что ваша гостиница передаёт данные через ЕПГУ («Госуслуги»). Если этой формулировки нет — соглашение придётся переоформлять.

Само соглашение заключается вне Hotel OS2 — вы переписываетесь с подразделением МВД и подписываете документы. А вот результат: номер и дата соглашения, подразделение, с которым вы работали, и сертификаты электронной подписи — хранится в разделе «Соглашение с МВД». Так реквизиты всегда под рукой у любого администратора, а не в бумажной папке у директора.

Раздел находится в меню «Управление» → «Соглашение с МВД».

Вверху экрана — плашка состояния. Пока карточка не заполнена, она жёлтая и подсказывает, чего не хватает. Когда всё внесено, она становится зелёной: «Соглашение заключено».

Шаг 1. Подготовьте документы

Типовая форма соглашения об информационном взаимодействии с региональным МВД приведена в приложении к приказу МВД России от 9 июля 2018 г. № 435.

Комплект документов, который нужен для заключения соглашения, может отличаться в разных регионах. Уточните его по контактам регионального подразделения — они собраны на сайте МВД в разделе «Подразделения в регионах».

Когда соглашение подписано, внесите его данные в блок «Шаг 1. Подготовьте документы»:

• Подразделение МВД — Управление по вопросам миграции вашего региона.
• Контакты подразделения — адрес, телефон или почта, по которым вы согласовывали соглашение. Пригодятся, если понадобится что-то уточнить или продлить.
• Номер соглашения и Дата соглашения — как в подписанном документе.
• Кто подписал со стороны гостиницы — должность и фамилия.

Ниже поставьте галочку «В соглашении указано, что данные передаются через Госуслуги» — это та самая обязательная формулировка.

Здесь отмечено красным поле, о котором чаще всего забывают. Если галочки нет, система будет считать, что соглашение ещё не готово к работе.

Шаг 2. Получите сертификат УКЭП

Для заключения соглашения нужен сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) — именно им подписывается отчётность.

Если у юридического лица несколько гостиниц, расположенных по разным адресам, в МВД нужно предоставить сертификаты на каждую из них.

Внесите сертификаты в блок «Шаг 2. Получите сертификат УКЭП»: нажмите «Добавить сертификат» и заполните строку — адрес гостиницы, владелец сертификата и дата, до которой он действует. На каждый адрес — отдельная строка.

Так выглядит заполненный блок. Ненужную строку можно убрать значком корзины справа. После всех правок нажмите «Сохранить».

Когда заполнены подразделение, номер и дата соглашения, стоит галочка о передаче через Госуслуги и добавлен хотя бы один сертификат, пункт «Заключено соглашение с МВД» в чек-листе подготовки к Госуслугам сам отмечается как выполненный.

Зелёная карточка со словом «Готово» означает, что можно двигаться дальше — к настройке передачи данных через Госуслуги.

Подсказки

• Заполняйте карточку сразу после подписания соглашения, пока документ на руках. Потом искать номер и дату будет дольше, чем внести их за минуту.
• Обязательно вписывайте срок действия сертификата. Просроченная подпись — самая частая причина, по которой сведения перестают уходить, а причину ищут неделю.
• Контакты подразделения лучше указывать с фамилией инспектора, с которым вы общались: при продлении это экономит несколько звонков.
• Если гостиниц несколько, сделайте по строке на каждый адрес, даже если владелец подписи один и тот же — МВД смотрит именно на адрес.

Частые вопросы

Можно ли начать отправлять данные гостей, пока соглашение не подписано? Нет. Сначала соглашение с региональным МВД и уникальные идентификаторы, только потом передача сведений.

Что делать, если в подписанном соглашении не указана передача через Госуслуги? Обратиться в своё подразделение МВД и оформить соглашение с этой формулировкой. Без неё сведения не примут, и галочку в карточке ставить не нужно — она должна отражать реальный текст документа.

У нас три гостиницы на одно юридическое лицо. Нужны три соглашения? Уточните в своём подразделении: порядок отличается по регионам. А сертификаты УКЭП в МВД предоставляются на каждый адрес — их вносите отдельными строками.

Кто в гостинице может заполнять и менять эту карточку? Администратор, управляющий и бухгалтер. Горничные и другие сотрудники раздел не видят.

Что будет, если удалить строку с сертификатом? Если сертификатов не останется ни одного, соглашение перестанет считаться заключённым, а пункт чек-листа снова станет неотмеченным. Данные при этом никуда не отправляются — это просто напоминание, что нужно вернуть сертификат.