Соглашение об информационном взаимодействии с МВД: как заключить гостинице
Соглашение об информационном взаимодействии с МВД — договор гостиницы с территориальным органом МВД (обычно Управлением по вопросам миграции региона), по которому гостиница передаёт сведения о регистрации гостей по месту пребывания, в том числе через Госуслуги (ЕПГУ). Типовая форма утверждена приказом МВД России от 09.07.2018 № 435; без подписанного соглашения переданные сведения не принимают.
Зачем это нужно. Чтобы передавать данные о заселённых гостях в МВД через Госуслуги, гостинице сначала нужно заключить соглашение об информационном взаимодействии с региональным Управлением по вопросам миграции (УВМ) МВД и получить уникальные идентификаторы. Без такого соглашения отправленные сведения просто не примут.
Обратите внимание: в соглашении с МВД должно быть указано, что ваша гостиница передаёт данные через ЕПГУ («Госуслуги»). Если этой формулировки нет — соглашение придётся переоформлять.
Само соглашение заключается вне Hotel OS2 — вы переписываетесь с подразделением МВД и подписываете документы. А вот результат: номер и дата соглашения, подразделение, с которым вы работали, и сертификаты электронной подписи — хранится в разделе «Соглашение с МВД». Так реквизиты всегда под рукой у любого администратора, а не в бумажной папке у директора.
Раздел находится в меню «Управление» → «Соглашение с МВД».
Вверху экрана — плашка состояния. Пока карточка не заполнена, она жёлтая и подсказывает, чего не хватает. Когда всё внесено, она становится зелёной: «Соглашение заключено».
Шаг 1. Подготовьте документы
Типовая форма соглашения об информационном взаимодействии с региональным МВД приведена в приложении к приказу МВД России от 9 июля 2018 г. № 435.
Комплект документов, который нужен для заключения соглашения, может отличаться в разных регионах. Уточните его по контактам регионального подразделения — они собраны на сайте МВД в разделе «Подразделения в регионах».
Когда соглашение подписано, внесите его данные в блок «Шаг 1. Подготовьте документы»:
- Подразделение МВД — Управление по вопросам миграции вашего региона.
- Контакты подразделения — адрес, телефон или почта, по которым вы согласовывали соглашение. Пригодятся, если понадобится что-то уточнить или продлить.
- Номер соглашения и Дата соглашения — как в подписанном документе.
- Кто подписал со стороны гостиницы — должность и фамилия.
Ниже поставьте галочку «В соглашении указано, что данные передаются через Госуслуги» — это та самая обязательная формулировка.
Здесь отмечено красным поле, о котором чаще всего забывают. Если галочки нет, система будет считать, что соглашение ещё не готово к работе.
Шаг 2. Получите сертификат УКЭП
Для заключения соглашения нужен сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) — именно им подписывается отчётность.
Если у юридического лица несколько гостиниц, расположенных по разным адресам, в МВД нужно предоставить сертификаты на каждую из них.
Внесите сертификаты в блок «Шаг 2. Получите сертификат УКЭП»: нажмите «Добавить сертификат» и заполните строку — адрес гостиницы, владелец сертификата и дата, до которой он действует. На каждый адрес — отдельная строка.
Так выглядит заполненный блок. Ненужную строку можно убрать значком корзины справа. После всех правок нажмите «Сохранить».
Когда заполнены подразделение, номер и дата соглашения, стоит галочка о передаче через Госуслуги и добавлен хотя бы один сертификат, пункт «Заключено соглашение с МВД» в чек-листе подготовки к Госуслугам сам отмечается как выполненный.
Зелёная карточка со словом «Готово» означает, что можно двигаться дальше — к настройке передачи данных через Госуслуги.
Подсказки
- Заполняйте карточку сразу после подписания соглашения, пока документ на руках. Потом искать номер и дату будет дольше, чем внести их за минуту.
- Обязательно вписывайте срок действия сертификата. Просроченная подпись — самая частая причина, по которой сведения перестают уходить, а причину ищут неделю.
- Контакты подразделения лучше указывать с фамилией инспектора, с которым вы общались: при продлении это экономит несколько звонков.
- Если гостиниц несколько, сделайте по строке на каждый адрес, даже если владелец подписи один и тот же — МВД смотрит именно на адрес.
Частые вопросы
Можно ли начать отправлять данные гостей, пока соглашение не подписано? Нет. Сначала соглашение с региональным МВД и уникальные идентификаторы, только потом передача сведений.
Что делать, если в подписанном соглашении не указана передача через Госуслуги? Обратиться в своё подразделение МВД и оформить соглашение с этой формулировкой. Без неё сведения не примут, и галочку в карточке ставить не нужно — она должна отражать реальный текст документа.
У нас три гостиницы на одно юридическое лицо. Нужны три соглашения? Уточните в своём подразделении: порядок отличается по регионам. А сертификаты УКЭП в МВД предоставляются на каждый адрес — их вносите отдельными строками.
Кто в гостинице может заполнять и менять эту карточку? Администратор, управляющий и бухгалтер. Горничные и другие сотрудники раздел не видят.
Что будет, если удалить строку с сертификатом? Если сертификатов не останется ни одного, соглашение перестанет считаться заключённым, а пункт чек-листа снова станет неотмеченным. Данные при этом никуда не отправляются — это просто напоминание, что нужно вернуть сертификат.
Кому и зачем нужно соглашение с МВД
Соглашение нужно любому средству размещения, которое передаёт в МВД сведения о гостях электронно, а не носит бумаги в отдел. По п. 2 Порядка, утверждённого приказом МВД № 435, администрации гостиниц, санаториев, домов отдыха, пансионатов, кемпингов и турбаз представляют информацию о регистрации граждан РФ по месту пребывания в течение суток с даты прибытия и выбытия гостя. Передавать её можно на бумаге, по сетям связи или через инфраструктуру электронного правительства, в том числе через ЕПГУ.
Соглашение закрепляет, каким способом и через какой канал вы передаёте сведения. Поэтому в тексте должна быть прямо указана передача через Госуслуги — иначе электронные уведомления не примут, а соглашение придётся переоформлять.
Само соглашение подписывается вне программы: вы переписываетесь с подразделением МВД своего региона. В Hotel OS2 хранится результат — реквизиты соглашения и сертификаты подписи, чтобы они были у любого администратора, а не в папке у директора.
Документы для заключения соглашения: что подготовить
Точный комплект документов устанавливает подразделение МВД вашего региона — он отличается от региона к региону, поэтому сначала запросите список по контактам с сайта МВД (раздел «Подразделения в регионах»). Чаще всего готовят:
- Заполненный проект соглашения по типовой форме из приказа № 435 — с наименованием гостиницы, реквизитами и лицом, которое подписывает.
- Документы о полномочиях подписанта — например, приказ о назначении руководителя или доверенность.
- Сведения о средстве размещения — адрес каждого корпуса, где живут гости.
- Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) — им подписываются передаваемые сведения. Если у юрлица несколько гостиниц по разным адресам, сертификаты нужны на каждую.
Совет: перед визитом позвоните инспектору и сверьте список — это экономит повторный приход.
Несколько корпусов или адресов: одно соглашение или несколько
Частый вопрос: у гостиницы два корпуса с разными адресами — нужно два соглашения или одно? Единого ответа для всех регионов нет: одни подразделения МВД заключают одно соглашение с перечнем адресов, другие просят отдельное на каждый объект. Уточните это при первом обращении.
Что одинаково везде — МВД смотрит на адрес, по которому живёт гость. Поэтому:
- в соглашении должны быть перечислены все адреса, по которым вы передаёте сведения;
- сертификаты УКЭП предоставляются на каждый адрес;
- в Hotel OS2 в блоке «Шаг 2. Получите сертификат УКЭП» заведите по строке на каждый корпус, даже если владелец подписи один и тот же.
Частые ошибки при оформлении
| Ошибка | Чем грозит | Как избежать |
|---|---|---|
| В соглашении нет слов о передаче через Госуслуги | Электронные уведомления не принимают | Сверьте текст до подписания |
| Истёк срок сертификата УКЭП | Сведения перестают уходить | Вносите в карточку дату окончания и продлевайте заранее |
| Указан не тот адрес корпуса | Уведомления по второму корпусу не проходят | Перечислите все адреса в соглашении |
| Реквизиты соглашения знает только директор | Смена не может проверить данные | Внесите номер и дату в раздел «Соглашение с МВД» |
Следующий шаг после подписания — доверенность руководителя на Госуслугах, затем настройка сотрудников и миграционного учёта через Госуслуги.
Частые вопросы
Где взять типовую форму соглашения с МВД для гостиниц?
Она утверждена приказом МВД России от 09.07.2018 № 435 (приложение «Типовая форма соглашения об информационном взаимодействии»). Текст можно скачать в справочно-правовых системах, а актуальный бланк лучше запросить в подразделении МВД своего региона.
Какие документы нужны для заключения соглашения с МВД?
Обычно — проект соглашения по типовой форме, документы о полномочиях подписанта, адреса средств размещения и сертификат УКЭП на каждый адрес. Точный перечень задаёт региональное подразделение МВД.
Можно ли передавать данные гостей, пока соглашение не подписано?
Нет. Сначала подписывают соглашение и получают идентификаторы, только потом электронная передача сведений.
Нужно ли отдельное соглашение на каждый корпус гостиницы?
Зависит от региона: одни подразделения МВД заключают одно соглашение со списком адресов, другие — отдельные. Сертификаты УКЭП в любом случае предоставляют на каждый адрес.
Читайте также
Эта статья была полезна?